Organiser une démo client sans imprévu

Une démo client se prépare dans un ordre précis : cadrer les participants, sécuriser la salle, construire le scénario, puis tester toute la technique. Les oublis les plus coûteux concernent souvent les besoins alimentaires, les adaptateurs, les fichiers de secours et la confirmation des intervenants. Prévoyez aussi le parcours des invités, de l’itinéraire aux badges nominatifs. Ce plan vous aide à avancer étape par étape jusqu’à l’installation sur place.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Réserver une salle de réunion
6
Commander le catering
7
Consigner le programme de démo
2 personnes
8
Préparer la présentation
2 personnes
9
Préparer les scénarios de démo
2 personnes
10
Recueillir les questions pour le Q&R
11
Rassembler les logos et la charte graphique
12
Préparer les badges nominatifs
13
Imprimer les programmes
14
Envoyer les informations sur l’itinéraire
15
Confirmer les présentateurs
16
Vérifier le matériel technique
17
Créer des fichiers de sauvegarde
18
Tester la démo sur l’ensemble complet
2 personnes
19
Confirmer le catering et les régimes alimentaires
20
Envoyer un rappel aux invités
21
Faire les courses
2 personnes
22
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
23
Préparer l’espace et la technique en amont
2 personnes
24
Configurer l’ordinateur portable de présentation
25
Dessiner le plan de la salle

Événement

26
Installer les tables et les chaises
3 personnes
27
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
28
Monter l’écran de présentation
2 personnes
29
Brancher l’ordinateur portable et les adaptateurs
30
Tester la présentation techniquement
2 personnes
31
Répéter la démo à blanc
2 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Mettre en place le point café
2 personnes
34
Préparer les collations et le déjeuner
3 personnes
35
Préparer les badges nominatifs
36
Accueillir les invités
3 personnes
37
Enregistrer la présence
2 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Assurer la présentation de bienvenue
2 personnes
40
Présenter la démonstration client
2 personnes
41
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Servir des amuse-bouches
2 personnes
44
Organiser le cocktail networking
3 personnes
45
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
46
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

47
Ranger les restes au frais
2 personnes
48
Éteindre l’équipement
2 personnes
49
Rassembler la vaisselle
2 personnes
50
Rassembler les déchets
2 personnes
51
Nettoyer l’espace
3 personnes
52
Remettre le mobilier en place
3 personnes
53
Emballer le matériel
2 personnes
54
Rendre les articles empruntés
2 personnes
55
Traiter les restes de restauration
56
Archiver les fichiers de présentation
57
Envoyer un message de remerciement aux invités

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 45
Tablesqté 8
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8
Portant à vêtements

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Ordinateur portable de présentation
Projecteur
Écran de projection
Adaptateurs HDMIqté 3
Clic-clac
Ensemble de haut-parleurs
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 2

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couverts de serviceqté 8

Décoration

Panneau d’accueil
Pancartes de tableqté 8
Badges nominatifsqté 50
Programmesqté 50
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 30
Matériel promotionnel

Nettoyage

Poubellesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
Chiffons de nettoyageqté 8

Éclairage

Lampes de tableqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la liste des invités et envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et les régimes alimentaires. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu avant de confirmer le catering.
Fixez le programme avant de finaliser la présentation et les scénarios de démo. Gardez un temps défini pour les questions-réponses et recueillez les questions à l’avance afin d’éviter une discussion désordonnée.
Testez la démo sur l’ensemble du matériel au moins une fois avant le jour J : ordinateur, projecteur, écran, adaptateurs HDMI, haut-parleurs et microphones. Préparez des fichiers de sauvegarde et vérifiez aussi les rallonges et multiprises.
Dessinez le plan de salle avant l’installation pour placer les chaises, tables, tables hautes et l’espace technique. Prévoyez le panneau d’accueil et les pancartes de table afin que les invités sachent immédiatement où aller.
Confirmez le catering et les présentateurs quelques jours avant la démo, puis envoyez un rappel avec l’itinéraire. Faites acheminer le matériel sur place en avance et configurez l’ordinateur avant l’arrivée des clients.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une démo client ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 semaines pour gérer les invitations, les inscriptions, la salle, le catering et la préparation du contenu. Gardez les derniers 3 jours pour les confirmations et les tests techniques, pas pour construire la démo.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une démo client ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant l’événement afin de laisser le temps aux invités de s’inscrire et de signaler leurs besoins alimentaires. Un rappel 3 à 5 jours avant suffit généralement pour confirmer la présence et l’itinéraire.
Comment éviter une panne technique pendant une démo ?: Testez la présentation sur l’ensemble complet au moins 24 heures avant, puis refaites une vérification à l’arrivée sur site. Emportez des adaptateurs HDMI, des rallonges, des multiprises et des fichiers de sauvegarde sur un second support.
Quand confirmer le nombre de repas et les régimes alimentaires ?: Collectez les besoins alimentaires dès l’inscription et confirmez le nombre final avec le traiteur 3 à 5 jours avant la démo. Gardez la liste à portée de main le jour même pour répartir correctement les repas.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.