Cómo organizar una demostración para clientes
Una demostración para clientes necesita más que una buena presentación: el recorrido de los asistentes, los tiempos y la parte técnica deben estar coordinados. Empieza por definir a quién invitas, qué debe ver cada grupo y cómo recogerás sus preguntas. Después reserva la sala, cierra el catering y prepara una prueba completa con el mismo portátil, proyector, adaptadores y micrófonos que usarás ese día. Este orden evita cambios de última hora y deja tiempo para corregir fallos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de invitados
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Reservar la sala de reuniones
- 6
Pedir el catering
- 7
Fijar el calendario de demostraciones
2 personas
- 8
Desarrollar la presentación
2 personas
- 9
Preparar los escenarios de demostración
2 personas
- 10
Recopilar preguntas para el Q&A
- 11
Reunir logotipos e identidad corporativa
- 12
Preparar tarjetas de nombre
- 13
Imprimir programas
- 14
Enviar información de ruta
- 15
Confirmar presentadores
- 16
Comprobar el material técnico
- 17
Hacer copias de seguridad
- 18
Probar la demo con el conjunto completo
2 personas
- 19
Confirmar el catering y las necesidades dietéticas
- 20
Enviar recordatorio a los invitados
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Llevar materiales al lugar
2 personas
- 23
Coordinar previamente el espacio y la técnica
2 personas
- 24
Configurar el portátil de presentación
- 25
Diseñar la distribución de la sala
Evento
- 26
Montar mesas y sillas
3 personas
- 27
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 28
Montar la pantalla de presentaciones
2 personas
- 29
Conectar el portátil y los adaptadores
- 30
Probar la presentación técnica
2 personas
- 31
Practicar la demo en seco
2 personas
- 32
Enfriar las bebidas
2 personas
- 33
Montar el punto de café
2 personas
- 34
Preparar aperitivos y almuerzo
3 personas
- 35
Preparar tarjetas con nombres
- 36
Recibir a los invitados
3 personas
- 37
Registrar la asistencia
2 personas
- 38
Servir café y té
2 personas
- 39
Realizar la presentación de bienvenida
2 personas
- 40
Presentar la demo al cliente
2 personas
- 41
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Servir aperitivos
2 personas
- 44
Atender el cóctel de networking
3 personas
- 45
Reponer el bufé
2 personas
- 46
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 47
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
- 48
Apagar el equipo
2 personas
- 49
Recoger la vajilla
2 personas
- 50
Recoger la basura
2 personas
- 51
Limpiar el espacio
3 personas
- 52
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 53
Empaquetar materiales
2 personas
- 54
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 55
Gestionar el catering sobrante
- 56
Archivar los archivos de la presentación
- 57
Enviar mensaje de agradecimiento a los invitados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 45
- Mesascant. 8
- Mesas altascant. 4
- Mantelescant. 8
- Perchero
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasoscant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas para servircant. 8
- Jarras de aguacant. 6
Equipo
- Portátil de presentación
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Pulsador
- Equipo de altavoces
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Baterías externascant. 2
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Cubiertos de serviciocant. 8
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Carteles de mesacant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Programascant. 50
- Bolígrafoscant. 30
- Bloc de notascant. 30
- Material promocional
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 2
- Paños de limpiezacant. 8
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de invitados y las inscripciones con al menos 7 días de margen. Pregunta también por las preferencias dietéticas antes de pedir el catering, porque las sustituciones de última hora suelen ser difíciles.
- Fija el calendario de demostraciones antes de redactar la presentación. Reserva bloques para preguntas y cambios de sala; una demostración que se alarga 15 minutos puede retrasar todo el programa.
- Haz una prueba completa entre 2 y 3 días antes, utilizando el portátil, el proyector, la pantalla, los adaptadores HDMI, el pulsador y los micrófonos inalámbricos. Guarda una copia de seguridad de la presentación en dos lugares distintos.
- Diseña la distribución de la sala antes de llevar el material. Comprueba que las sillas permitan ver la pantalla, que haya espacio para las mesas altas y que los cables no crucen las zonas de paso.
- Envía el recordatorio y la información de ruta 24 horas antes. Lleva al lugar los materiales y configura el equipo con al menos 90 minutos de antelación para poder resolver problemas de sonido, conexión o alimentación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para una demostración para clientes?
- Envíalas entre 2 y 3 semanas antes, especialmente si necesitas gestionar inscripciones. Cierra la lista aproximadamente 7 días antes y manda un recordatorio final 24 horas antes.
- ¿Cuándo hay que probar el equipo de una demostración?
- Haz una prueba con el montaje completo entre 48 y 72 horas antes. El día del evento vuelve a comprobarlo al menos 90 minutos antes de la llegada de los clientes.
- ¿Cuánto catering calcular por persona en una demostración para clientes?
- Para una sesión de 2 a 3 horas, calcula una bebida de bienvenida, agua disponible durante toda la actividad y una ración de comida por persona si coincide con una pausa. Añade un 10 % de margen para asistentes no previstos.
- ¿Cuándo hay que pedir las preferencias dietéticas?
- Incluye la pregunta en el formulario de inscripción y revisa las respuestas al menos 7 días antes de confirmar el catering. Guarda la lista junto con el programa para identificar las opciones al recibirlas.
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