Eine Kundendemo strukturiert organisieren

Bei einer Kundendemo entscheidet nicht nur die Präsentation, sondern vor allem der Ablauf über einen professionellen Eindruck. Beginne mit Gästeliste, Termin und Raum, lege danach Demo-Szenarien und Q&A fest. Erst wenn Rollen, Technik und Verpflegung geklärt sind, lohnt sich der Feinschliff an den Unterlagen. Plane mindestens einen vollständigen Test mit Präsentationslaptop, Projektor, Adaptern und Mikrofonen ein – genau dort werden fehlende Anschlüsse, Sicherungsdateien oder unklare Übergaben sichtbar.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste zusammenstellen
2
Einladungen verschicken
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Besprechungsraum reservieren
6
Catering bestellen
7
Demo-Ablauf festlegen
2 Personen
8
Präsentation ausarbeiten
2 Personen
9
Demo-Szenarien vorbereiten
2 Personen
10
Fragen für die Q&A sammeln
11
Logos und Corporate Design sammeln
12
Namensschilder vorbereiten
13
Programme ausdrucken
14
Routeninformationen versenden
15
Moderatoren bestätigen
16
Technische Utensilien prüfen
17
Sicherungsdateien erstellen
18
Demo mit vollständigem Set testen
2 Personen
19
Catering und Ernährungswünsche bestätigen
20
Erinnerung an Gäste senden
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
23
Raum und Technik vorbesprechen
2 Personen
24
Präsentationslaptop einrichten
25
Raumaufteilung zeichnen

Event

26
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
27
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
28
Präsentationsleinwand aufbauen
2 Personen
29
Laptop und Adapter anschließen
30
Technische Präsentation testen
2 Personen
31
Demo trocken üben
2 Personen
32
Getränke kalt stellen
2 Personen
33
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
34
Snacks und Mittagessen bereitstellen
3 Personen
35
Namensschilder bereitlegen
36
Gäste empfangen
3 Personen
37
Anwesenheit erfassen
2 Personen
38
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
39
Begrüßungspräsentation halten
2 Personen
40
Kundendemo präsentieren
2 Personen
41
Fragerunde moderieren
2 Personen
42
Getränke nachfüllen
2 Personen
43
Snacks servieren
2 Personen
44
Networking-Empfang betreuen
3 Personen
45
Buffet auffüllen
2 Personen
46
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

47
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
48
Geräte ausschalten
2 Personen
49
Geschirr sammeln
2 Personen
50
Abfall sammeln
2 Personen
51
Raum reinigen
3 Personen
52
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
53
Materialien einpacken
2 Personen
54
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
55
Übrig gebliebenes Catering verwerten
56
Präsentationsdateien archivieren
57
Dankesnachricht an Gäste senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 45
TischeAnz. 8
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 8
Kleiderständer

Geschirr

KaffeetassenAnz. 50
GläserAnz. 60
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServierplattenAnz. 8
WasserkannenAnz. 6

Ausstattung

Präsentationslaptop
Projektor
Projektionsleinwand
HDMI-AdapterAnz. 3
Klicker
Lautsprecherset
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 2

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
ServierbesteckAnz. 8

Dekoration

Willkommensschild
TischschilderAnz. 8
NamensschilderAnz. 50
ProgrammeAnz. 50
StifteAnz. 30
NotizblöckeAnz. 30
Werbematerial

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 2
PutzlappenAnz. 8

Beleuchtung

TischlampenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege den Demo-Ablauf spätestens 10 bis 14 Tage vorher fest. Teile die Zeit in Begrüßung, eigentliche Demo, Fragen und Puffer auf und bestätige für jeden Abschnitt eine verantwortliche Person.
Erfasse Ernährungswünsche direkt mit der Anmeldung und bestätige die endgültige Anzahl dem Catering spätestens 3 bis 5 Werktage vor dem Termin. Plane Kaffee, Wasser und Gläser nicht erst am Veranstaltungstag ein.
Teste die Demo einmal mit dem vollständigen Set: Präsentationslaptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Adapter, Klicker, Lautsprecher und Funkmikrofone. Sichere die Präsentation zusätzlich auf einem zweiten Gerät oder Datenträger.
Schicke Routeninformationen und eine Erinnerung 2 bis 3 Tage vorher. Nenne Beginn, Raum, Park- oder Zugangshinweise und eine Kontaktperson, damit verspätete Gäste den Ablauf nicht unterbrechen.
Bringe Materialien und Technik frühzeitig in den Raum und bespreche die Aufteilung vor Ort. Prüfe mindestens 60 Minuten vor Beginn Bild, Ton, Stromversorgung, Sitzplätze, Namensschilder und die sichtbare Beschilderung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kundendemo organisieren?: Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Gästeliste, Raumreservierung und Einladungen. Für die finale Demo, Technikprüfung und Catering-Bestätigung solltest du mindestens 3 bis 5 Werktage einplanen.
Wie lange sollte eine Kundendemo dauern?: Plane meist 60 bis 90 Minuten ein: etwa 10 Minuten Begrüßung, 30 bis 45 Minuten Demo und 15 bis 20 Minuten Q&A. Halte zusätzlich mindestens 10 Minuten Puffer für Rückfragen oder technische Verzögerungen frei.
Wann sollte man die Technik für eine Kundendemo testen?: Führe einen vollständigen Test 1 bis 3 Tage vor dem Termin durch und prüfe am Veranstaltungstag nochmals mindestens 60 Minuten vorher. Teste nicht nur die Präsentation, sondern auch HDMI-Adapter, Ton, Mikrofone, Klicker und Sicherungsdateien.
Wann sollte man die Gäste an eine Kundendemo erinnern?: Sende die Erinnerung 2 bis 3 Tage vor der Kundendemo. Wiederhole darin Startzeit, Raum, Routeninformationen und eventuelle Zugangshinweise, damit die Anreise ohne Rückfragen funktioniert.

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