Organiser une dégustation de mariage sans rien oublier

Une dégustation de mariage se prépare comme un petit événement, pas comme un simple rendez-vous avec le traiteur. Commencez par fixer la date, le programme et la capacité de la salle, puis gérez les invitations et les besoins alimentaires avant de composer le menu. Les fournisseurs, le gâteau, les fleurs et l’animation doivent être confirmés assez tôt. La dernière semaine sert surtout à vérifier les quantités, imprimer les supports et organiser le service sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Concevoir les invitations
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Enregistrer les inscriptions
6
Confirmer les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer le nombre de invités
2 personnes
9
Composer le menu dégustation
2 personnes
10
Noter les allergènes par plat
11
Réserver les fournisseurs et les produits de dégustation
2 personnes
12
Réserver la dégustation de gâteaux
13
Commander des échantillons de fleurs
14
Réserver le photographe et la démonstration musicale
15
Préparer la présentation de dégustation du jour
16
Concevoir les badges et les menus
17
Imprimer les cartes des menus et des allergènes
18
Imprimer la liste des invités et la liste des régimes alimentaires
19
Vérifier la liste des courses
20
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
21
Commander des produits frais
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer les dégustations
3 personnes
24
Conserver les desserts et le gâteau au frais
25
Préparer les informations sur l’itinéraire et le stationnement
26
Enregistrer les livraisons à la réception
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Répartir les stations de dégustation
2 personnes
29
Dresser les tables du buffet
3 personnes
30
Installer le linge de table
2 personnes
31
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
32
Préparer les verres et le service à café
2 personnes
33
Installer les décorations et les compositions florales
2 personnes
34
Vérifier l'éclairage
2 personnes
35
Tester la musique et le micro
2 personnes
36
Tester l'écran de présentation
37
Mettre les plats à température
3 personnes
38
Préparer les portions de dégustation
3 personnes
39
Placer les menus aux stations
40
Afficher clairement les informations sur les allergènes
41
Préparer la table d'inscription
42
Vérifier les livraisons et le matériel
2 personnes
43
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
44
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

45
Accueillir et enregistrer les invités
3 personnes
46
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
47
Expliquer le programme et le parcours
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Présenter le menu de mariage
2 personnes
52
Présenter les entrées
3 personnes
53
Présenter les plats principaux
3 personnes
54
Présenter les options végétariennes
55
Servir séparément les options de régime
2 personnes
56
Débarrasser la vaisselle au fur et à mesure
3 personnes
57
Réapprovisionner les couverts et la vaisselle
58
Présenter les saveurs de gâteau
2 personnes
59
Couper et servir le gâteau
3 personnes
60
Présenter les compositions florales et la décoration
2 personnes
61
Présenter les options musicales
2 personnes
62
Présenter des exemples de photographie
2 personnes
63
Servir le dessert et les en-cas tardifs
3 personnes
64
Répondre aux questions des invités
2 personnes
65
Recueillir les choix de dégustation et les notes
2 personnes
66
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
67
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

68
Couvrir les aliments de manière sécurisée
2 personnes
69
Refroidir à nouveau les produits frais
2 personnes
70
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
71
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
72
Retirer la décoration avec précaution
2 personnes
73
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
74
Laver la vaisselle et les couverts
3 personnes
75
Nettoyer la cuisine et les plans de travail
2 personnes
76
Nettoyer et réapprovisionner les toilettes
77
Balayer et passer la serpillière
2 personnes
78
Trier le matériel emprunté
2 personnes
79
Retourner les matériels
2 personnes
80
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
81
Documenter les informations des fournisseurs
82
Collecter les formulaires de choix

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 6
Tables à mangerqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 5
Table d'inscription
Tabouretsqté 8
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Bol à soupeqté 50
Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Verres à champagneqté 50
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 70
Cuillères à caféqté 60
Louchesqté 15
Plateaux de serviceqté 15
Planches de serviceqté 8
Présentoirs à gâteauxqté 4
Fourchettes à gâteauqté 60

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Carafesqté 2
Plaques de cuissonqté 4
Plats à gratinqté 6
Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 16
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plaques à inductionqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Papier aluminiumqté 3

Équipement

Ordinateur portable
Écran de présentation
Vidéoprojecteur
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Stations de rechargeqté 2

Décoration

Chemins de tableqté 8
Rond de servietteqté 50
Vasesqté 12
Compositions floralesqté 12
Porte-bougies chauffe-platqté 20
Porte-menusqté 20
Porte-nomsqté 50
Éclairage d’ambianceqté 6
Cadres photoqté 8
Décoration de tableqté 20

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 6
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Balai et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Brosses à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le déroulé avant d’envoyer les invitations : prévoyez notamment l’accueil, les bouchées, les plats à goûter, le gâteau et les démonstrations. Confirmez ensuite chaque inscription au lieu de vous fier aux réponses provisoires.
Demandez les allergies et régimes alimentaires lors de l’inscription, puis faites confirmer le nombre final d’invités quelques jours avant l’événement. Préparez une liste séparée pour le service et indiquez les allergènes plat par plat sur les menus.
Réservez tôt les produits de dégustation, la dégustation du gâteau, les échantillons de fleurs, le photographe et la démonstration musicale. Les produits frais se commandent plus tard, mais les fournisseurs disponibles ne se remplacent pas facilement à la dernière minute.
Organisez la salle par usages : table d’inscription à l’entrée, tables de dégustation, buffet, espace pour les présentations et circulation dégagée. Prévoyez aussi un portant à vêtements et assez de chaises ou de tabourets pour éviter les attroupements autour des tables.
La veille, préparez les éléments non périssables, imprimez les menus, les allergènes et les listes d’invités, puis mettez les boissons au frais. Le jour même, gardez les desserts et le gâteau au froid jusqu’au moment prévu et vérifiez l’itinéraire ainsi que le stationnement à transmettre aux invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une dégustation de mariage ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la dégustation. Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant afin de confirmer les quantités, les régimes alimentaires et l’agencement de la salle.
Combien de temps prévoir pour une dégustation de mariage ?: Prévoyez généralement 2 à 3 heures, selon le nombre de plats et de présentations. Ajoutez environ 30 minutes avant l’arrivée des invités pour installer les tables, les verres, les menus et les produits frais.
Quand confirmer le nombre d’invités ?: Faites une première estimation à la clôture des inscriptions, puis confirmez le nombre définitif 5 à 7 jours avant l’événement. Ce délai permet d’ajuster les commandes fraîches, les portions et les besoins alimentaires.
Que faut-il imprimer pour une dégustation de mariage ?: Préparez les cartes du menu, la liste des allergènes, la liste des invités et la liste des régimes alimentaires. Imprimez-les 2 à 3 jours avant, après la dernière vérification du menu et des inscriptions.

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