Organiser une dégustation d’huile d’olive, étape par étape

Commencez par fixer le nombre de participants et le format de la dégustation, puis choisissez les producteurs et l’ordre de présentation des huiles. Prévoyez une fiche par personne, un verre de dégustation pour chaque échantillon et de l’eau à chaque table. Les oublis les plus fréquents concernent la conservation des bouteilles, le pain neutre, les badges et le temps d’installation. Gardez au moins deux heures avant l’arrivée des invités pour installer les tables, les stands et l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des participants
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Confirmer les chiffres définitifs
6
Sélectionner les producteurs d’huile d’olive
2 personnes
7
Commander de l'huile d'olive et des fiches de dégustation
8
Réserver des tables et des chaises
9
Fixer l'ordre de dégustation
2 personnes
10
Vérifier la liste des courses
11
Faire les courses
2 personnes
12
Conserver l'huile d'olive au frais et à l'abri de la lumière
13
Imprimer les fiches de dégustation
14
Préparer les badges nominatifs
15
Créer les numéros de table et la signalétique
16
Préparer le pain et les en-cas
2 personnes
17
Refroidir les boissons
18
Installer les verres de dégustation et la vaisselle
2 personnes
19
Installer les tables
3 personnes
20
Installer les chaises
3 personnes
21
Installer les stands de dégustation
3 personnes
22
Suspendre la décoration et la signalisation
2 personnes
23
Installer la table d'inscription
24
Tester la technique et l’éclairage

Événement

25
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
26
Accueillir les invités
2 personnes
27
Donner les consignes de dégustation
28
Présenter l’huile d’olive
2 personnes
29
Servir le pain et les amuse-bouches
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Rassembler les verres de dégustation
2 personnes
32
Discuter des résultats et des favoris
33
Servir le café et le thé
2 personnes
34
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

35
Emballer les restes alimentaires
2 personnes
36
Faire la vaisselle
3 personnes
37
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
38
Collecter et trier les déchets
2 personnes
39
Nettoyer l’espace
2 personnes
40
Vérifier et emballer le matériel
2 personnes
41
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
42
Stocker l’huile restante
43
Trier les frais et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Nappes de tableqté 8

Vaisselle

Verres de dégustationqté 300
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Petits bolsqté 12
Couvertsqté 60
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Bouteilles d’huile d’oliveqté 8
Flacons compte-gouttesqté 8

Équipement

Machine à café
Bouilloireqté 2
Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Plateauxqté 6
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Porte-nomsqté 50
Numéros de tableqté 8
Panneaux de menuqté 4
Panneaux en ardoiseqté 4
Compositions floralesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 3
Kit de lavage
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Formulaires d’essaiqté 60
Stylos à billeqté 60
Courses

Conseils

Arrêtez les inscriptions au moins 7 jours avant la dégustation afin de confirmer le nombre de participants, les besoins alimentaires et la quantité de verrerie.
Conservez les huiles à l’abri de la lumière et de la chaleur jusqu’au service. Sortez uniquement les bouteilles nécessaires et préparez l’ordre de dégustation avant l’arrivée des invités.
Prévoyez un verre de dégustation par huile et par personne, plus 10 % de réserve. Imprimez les fiches suffisamment tôt pour pouvoir corriger un producteur, un millésime ou une erreur de mise en page.
Installez les tables, les chaises, les stands, la signalétique et la table d’inscription au moins 2 heures avant le début. Testez aussi l’éclairage, l’enceinte et les rallonges pendant que la salle est encore vide.
Servez le pain et les en-cas séparément des huiles afin de ne pas influencer les arômes. Refroidissez les boissons avant l’accueil et gardez du café ou de l’eau chaude disponible dans un thermos pour la fin de la dégustation.

Questions fréquentes

Combien d’huiles prévoir pour une dégustation ?: Prévoyez généralement 4 à 6 huiles pour une séance de 60 à 90 minutes. Au-delà de 6 échantillons, les différences deviennent plus difficiles à percevoir et la dégustation s’allonge rapidement.
Combien de temps faut-il pour organiser une dégustation d’huile d’olive ?: Commencez 3 à 4 semaines avant la date prévue pour sélectionner les producteurs, envoyer les invitations et réserver les tables et les chaises. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les inscrits, faire les courses et imprimer les fiches.
Combien de verres faut-il par personne ?: Prévoyez un verre par huile dégustée et par participant, avec environ 10 % de verres supplémentaires. Pour 20 personnes et 5 huiles, préparez donc au moins 110 verres de dégustation.
Quand installer les stands et les fiches de dégustation ?: Installez les stands, les numéros de table et les fiches 1 h 30 à 2 heures avant l’ouverture. Placez les bouteilles dans l’ordre prévu seulement après avoir vérifié les étiquettes et la signalétique.

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