Organiser une course de VTT : la méthode complète

Une course de VTT se prépare d’abord sur le terrain, puis autour des inscriptions et de la sécurité. Commencez par obtenir les autorisations, vérifier l’assurance et définir un parcours réaliste avant d’annoncer l’épreuve. Ensuite, verrouillez les bénévoles, les secours, le chronométrage et le matériel de balisage. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer la météo, trier les dossards, récupérer l’équipement et préparer l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander les autorisations
2
Définir l’emplacement du parcours
2 personnes
3
Vérifier l’assurance
4
Établir le règlement du concours
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Faire les réservations
8
Confirmer les sponsors
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Tracer définitivement le parcours
3 personnes
13
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
14
Distribuer le plan de circulation
15
Désigner le jury du concours
16
Confirmer l’équipe de premiers secours
17
Informer les riverains
2 personnes
18
Établir les listes de départ
2 personnes
19
Préparer les dossards
2 personnes
20
Vérifier les prix et les médailles
21
Vérifier les prévisions météo
22
Faire les courses
3 personnes
23
Récupérer le matériel
3 personnes
24
Trier les dossards
2 personnes
25
Remplir les glacières
2 personnes
26
Baliser le parcours
5 personnes
27
Installer des barrières de sécurité
5 personnes
28
Installer les flèches et les panneaux d'avertissement
3 personnes
29
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
30
Monter les tentes de réception
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
3 personnes
32
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
33
Installer la zone d’arrivée et le poste du jury
2 personnes
34
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
35
Tester le système de sonorisation
2 personnes
36
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
37
Installer les toilettes et le point de lavage des mains
2 personnes
38
Préparer le service traiteur
4 personnes
39
Briefer les bénévoles
3 personnes
40
Organiser le briefing du jury
3 personnes

Événement

41
Ouvrir les inscriptions
3 personnes
42
Distribuer les dossards
2 personnes
43
Vérifier les vélos et le matériel
2 personnes
44
Vérifier le parcours une dernière fois
4 personnes
45
Accompagner les coureurs au départ
2 personnes
46
Lancer la compétition
3 personnes
47
Tenir les postes du parcours
8 personnes
48
Enregistrer les tours et les résultats
3 personnes
49
Gérer le système d’annonce
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Fournir les premiers secours
2 personnes
55
Encadrer l’arrivée
3 personnes
56
Vérifier les résultats
2 personnes
57
Assurer la remise des prix
3 personnes
58
Accompagner le programme public
3 personnes
59
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
60
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
61
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

62
Démonter le parcours
5 personnes
63
Rassembler les barrières de chantier
4 personnes
64
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
65
Ranger le service traiteur
3 personnes
66
Débarrasser le site des déchets
5 personnes
67
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
68
Nettoyer le site
3 personnes
69
Enregistrer les dommages
2 personnes
70
Rapporter le matériel
3 personnes
71
Trier les restes
2 personnes
72
Évacuer les déchets
2 personnes
73
Gérer les objets perdus
74
Retourner les matériels de location
2 personnes
75
Publier les résultats des participants
76
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Tables de logeqté 4
Porte-manteauxqté 2

Matériel de sport

Barrières de sécuritéqté 80
Ruban de parcoursqté 1200
Piquets de solqté 250
Flèches directionnellesqté 35
Panneaux d'avertissementqté 12
Arche de départ et d’arrivée
Numéros de départqté 250
Porte-numérosqté 250
Vélos de réserveqté 2
Pompes à véloqté 4
Supports à vélosqté 12
Panneau rond
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 10

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Groupe électrogène
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Terminaux de paiementqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Gilets de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 12
Ponchos de pluieqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 3
Pichets de serviceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pinces et cuillères de serviceqté 10

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 24
Table des prix
Courses

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières sponsorsqté 10
Tentures de scèneqté 4

Bureau

Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 8
Papier d’impressionqté 500

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Conseils

Commencez 8 à 12 semaines avant la course par les autorisations, l’assurance et le choix du parcours. Un itinéraire peut sembler praticable sur carte, mais doit être vérifié à vélo et sur place avant toute publication.
Publiez les inscriptions dès que le règlement est arrêté et fixez une date de clôture 7 jours avant le départ. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires afin d’éviter les achats de dernière minute.
Préparez un plan de circulation au moins 10 jours avant l’épreuve et informez les riverains des horaires de passage. Le jour du repérage final, contrôlez les barrières, le ruban, les piquets, les flèches et les panneaux d’avertissement.
Affectez les bénévoles par zone et donnez-leur des talkies-walkies ou un moyen de communication fiable. Confirmez l’équipe de premiers secours au plus tard une semaine avant et transmettez-lui le tracé définitif.
La veille, regroupez les dossards par ordre de départ, testez les chronomètres et la sonorisation, puis remplissez les glacières. Gardez un vélo de réserve, des pompes et une alimentation électrique de secours accessibles pendant toute la course.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de VTT ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de vérifier l’assurance, de fixer le parcours, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions sans précipitation.
Quand faut-il finaliser le parcours d’une course de VTT ?: Finalisez-le environ 3 semaines avant le départ, puis faites une dernière vérification de sécurité dans les 48 heures. Une modification tardive doit être reportée sur le plan de circulation, le balisage et les consignes aux participants.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de VTT ?: Pour une petite course, comptez au minimum 1 bénévole par point sensible, plus 2 à 4 personnes pour les inscriptions, le départ, l’arrivée et la logistique. Ajoutez une personne responsable de la coordination et des communications.
Quand préparer les dossards et le matériel ?: Préparez les dossards et vérifiez les prix, médailles et équipements 2 à 3 jours avant. Triez ensuite les numéros par ordre de départ la veille, afin de ne pas ralentir l’accueil le matin de la course.

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