Zo organiseer je een veldrit zonder gaten in je planning

Een veldrit organiseren begint niet met het uitzetten van linten, maar met de locatie, vergunningen en veiligheid. Leg daarna het wedstrijdreglement, de jury, EHBO en verkeersafspraken vast voordat je inschrijvingen opent. In de laatste weken draait alles om startlijsten, vrijwilligers, parcourscontrole en materiaal. Plan de wedstrijddag per uur: wie bouwt op, wie bemant de posten en wie controleert de finish?

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunningen aanvragen
2
Parcourslocatie vastleggen
2 personen
3
Verzekering controleren
4
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Inschrijfformulier publiceren
7
Reserveringen maken
8
Sponsoren bevestigen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Parcours definitief uitzetten
3 personen
13
Parcours op veiligheid controleren
3 personen
14
Verkeersplan verspreiden
15
Wedstrijdjury vastleggen
16
EHBO-team bevestigen
17
Omwonenden informeren
2 personen
18
Startlijsten opstellen
2 personen
19
Startnummers voorbereiden
2 personen
20
Prijzen en medailles controleren
21
Weersverwachting controleren
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materiaal ophalen
3 personen
24
Startnummers sorteren
2 personen
25
Koelboxen vullen
2 personen
26
Parcours markeren
5 personen
27
Afzethekken plaatsen
5 personen
28
Pijlen en waarschuwingsborden plaatsen
3 personen
29
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
30
Partytenten opbouwen
4 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
32
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
33
Finish- en jurypost inrichten
2 personen
34
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
35
Geluidsinstallatie testen
2 personen
36
EHBO-post inrichten
2 personen
37
Toiletten en handwaspunt plaatsen
2 personen
38
Catering voorbereiden
4 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen
40
Jurybriefing houden
3 personen

Event

41
Inschrijving openen
3 personen
42
Startnummers uitdelen
2 personen
43
Fietsen en materiaal controleren
2 personen
44
Parcours laatste keer controleren
4 personen
45
Renners naar start begeleiden
2 personen
46
Wedstrijd starten
3 personen
47
Parcoursposten bemannen
8 personen
48
Ronden en uitslagen registreren
3 personen
49
Omroepsysteem bedienen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Eerste hulp verlenen
2 personen
55
Finish begeleiden
3 personen
56
Uitslag controleren
2 personen
57
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
58
Publieksprogramma begeleiden
3 personen
59
Avondverlichting inschakelen
2 personen
60
Laatste drankronde serveren
2 personen
61
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

62
Parcours afbreken
5 personen
63
Afzethekken verzamelen
4 personen
64
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
65
Catering opruimen
3 personen
66
Terrein afvalvrij maken
5 personen
67
Servies en materiaal reinigen
3 personen
68
Terrein schoonmaken
3 personen
69
Beschadigingen registreren
2 personen
70
Materialen terugbrengen
3 personen
71
Restanten sorteren
2 personen
72
Afval afvoeren
2 personen
73
Verloren voorwerpen afhandelen
74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
75
Deelnemersuitslagen publiceren
76
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Kleedkamertafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Afzethekkenaantal 80
Parcourslintaantal 1200
Grondpennenaantal 250
Richtingspijlenaantal 35
Waarschuwingsbordenaantal 12
Start- en finishboog
Startnummersaantal 250
Nummerhoudersaantal 250
Reservefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 4
Fietsstandaardsaantal 12
Rondenbord
Stopwatchesaantal 4
Fluitjesaantal 10

Apparatuur

Mobiele geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Portofoonsaantal 12
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Aggregaat
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Betaalterminalsaantal 2

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 20
Werkhandschoenenaantal 12
Regenponcho'saantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 3
Schenk kannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Tangen en opscheplepelsaantal 10

Catering

Drankdispensersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Prijzentafel
Boodschappen

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Sponsorbannersaantal 10
Podiumdoekenaantal 4

Kantoor

Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 8
Printpapieraantal 500

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Tips

Leg de parcourslocatie en vergunningen vroeg vast, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken voor de wedstrijddag. Controleer daarna of verzekering, verkeersplan en afspraken met omwonenden op elkaar aansluiten.
Maak het parcours uiterlijk een week vooraf definitief en loop het met de veiligheidsverantwoordelijke na. Controleer vooral kruisingen, gladde stukken, afzethekken, richtingspijlen en waarschuwingsborden.
Open de inschrijving pas als reglement, categorieën en uiterste inschrijfdatum klaar zijn. Verwerk dieetwensen en contactgegevens direct, zodat je in de laatste week geen losse berichten hoeft terug te zoeken.
Plan vrijwilligers per post en per tijdsblok: reken op extra bezetting voor opbouw, start, finish, bevoorrading en afbouw. Geef iedere ploeg een portofoon of duidelijk aanspreekpunt en verspreid het verkeersplan vooraf.
Sorteer startnummers, nummerhouders, prijzen en medailles de avond ervoor per categorie. Vul koelboxen, test de geluidsinstallatie en controleer verlengkabels, stekkerdozen en het aggregaat voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een veldrit organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunningen, verzekering en wedstrijdreglement. Start ongeveer 4 weken voor de wedstrijd met inschrijvingen en vrijwilligers.
Hoe maak je een veilig veldritparcours?: Zet het parcours uiterlijk een week vooraf definitief uit en controleer het opnieuw op de wedstrijddag. Gebruik afzethekken, parcourslint, grondpennen, richtingspijlen en waarschuwingsborden bij alle risicopunten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een veldrit?: Plan minimaal één vrijwilliger per bemande post en voeg extra mensen toe voor opbouw, start en afbouw. Maak de definitieve indeling uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf, zodat uitval nog kan worden opgevangen.
Wat moet je de dag voor een veldrit controleren?: Controleer startlijsten, startnummers, prijzen, medailles, portofoons, geluidsinstallatie en parcoursmateriaal. Vul ook de koelboxen en test stroomvoorziening, microfoons en betaalterminals uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.