Feldrennen organisieren: Der Ablauf von der Strecke bis zum Start

Bei einem Feldrennen entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen reibungslosen Wettkampftag. Beginne mit Genehmigungen, Versicherung und der Streckenplanung, bevor du Einladungen und Anmeldungen öffnest. Danach folgen Reglement, Helfer, Jury, Erste-Hilfe-Team und Verkehrsplan. In der letzten Woche prüfst du Strecke, Wetter, Startunterlagen und Technik; am Veranstaltungstag zählen klar markierte Wege, Funkkontakt und ein fester Ablauf für Start, Runden und Ziel.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Genehmigungen beantragen
2
Parcoursort festlegen
2 Personen
3
Versicherung prüfen
4
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldeformular veröffentlichen
7
Reservierungen vornehmen
8
Sponsoren bestätigen
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
12
Parcours endgültig abstecken
3 Personen
13
Parcours auf Sicherheit prüfen
3 Personen
14
Verkehrsplan verteilen
15
Wettkampfjury festlegen
16
Erste-Hilfe-Team bestätigen
17
Anwohner informieren
2 Personen
18
Startlisten erstellen
2 Personen
19
Startnummern vorbereiten
2 Personen
20
Preise und Medaillen prüfen
21
Wettervorhersage prüfen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Material abholen
3 Personen
24
Startnummern sortieren
2 Personen
25
Kühlboxen füllen
2 Personen
26
Parcours markieren
5 Personen
27
Absperrgitter aufstellen
5 Personen
28
Pfeile und Warnschilder aufstellen
3 Personen
29
Start- und Zielbogen aufbauen
4 Personen
30
Partyzelte aufbauen
4 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
32
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
33
Ziel- und Jurystation einrichten
2 Personen
34
Stromversorgung anschließen
2 Personen
35
Beschallungsanlage testen
2 Personen
36
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
37
Toiletten und Handwaschstation aufstellen
2 Personen
38
Catering vorbereiten
4 Personen
39
Freiwillige einweisen
3 Personen
40
Jury-Briefing durchführen
3 Personen

Event

41
Anmeldung öffnen
3 Personen
42
Startnummern ausgeben
2 Personen
43
Fahrräder und Material prüfen
2 Personen
44
Parcours ein letztes Mal kontrollieren
4 Personen
45
Läufer zum Start begleiten
2 Personen
46
Spiel starten
3 Personen
47
Streckenposten besetzen
8 Personen
48
Runden und Ergebnisse erfassen
3 Personen
49
Durchsagesystem bedienen
50
Getränke servieren
3 Personen
51
Snacks servieren
2 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Erste Hilfe leisten
2 Personen
55
Zum Ziel begleiten
3 Personen
56
Ergebnis prüfen
2 Personen
57
Preisverleihung durchführen
3 Personen
58
Publikumsprogramm begleiten
3 Personen
59
Abendbeleuchtung einschalten
2 Personen
60
Letzte Getränkerunde servieren
2 Personen
61
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

62
Parcours abbauen
5 Personen
63
Absperrgitter sammeln
4 Personen
64
Zelte und Möbel abbauen
4 Personen
65
Catering aufräumen
3 Personen
66
Gelände müllfrei machen
5 Personen
67
Geschirr und Material reinigen
3 Personen
68
Gelände reinigen
3 Personen
69
Beschädigungen dokumentieren
2 Personen
70
Materialien zurückbringen
3 Personen
71
Reste sortieren
2 Personen
72
Abfall entsorgen
2 Personen
73
Fundgegenstände bearbeiten
74
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
75
Teilnehmerergebnisse veröffentlichen
76
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappTischeAnz. 10
StühleAnz. 40
BarhockerAnz. 6
UmkleidetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

AbsperrgitterAnz. 80
StreckenbandAnz. 1200
BodenankerAnz. 250
RichtungspfeileAnz. 35
WarnschilderAnz. 12
Start- und Zielbogen
StartnummernAnz. 250
NummernhalterAnz. 250
ErsatzfahrräderAnz. 2
FahrradpumpenAnz. 4
FahrradständerAnz. 12
Rundenbrett
StoppuhrenAnz. 4
PfeifenAnz. 10

Ausstattung

Mobile Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
FunkgeräteAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Stromaggregat
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 20
ArbeitshandschuheAnz. 12
RegenponchosAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 3
AusgießkannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8
Zangen und ServierlöffelAnz. 10

Catering

GetränkespenderAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
Preisetisch
Einkäufe

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
SponsorenbannerAnz. 10
BühnentücherAnz. 4

Büro

KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 40
MarkerAnz. 12
NotizblöckeAnz. 8
DruckpapierAnz. 500

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4

Tipps

Lege Strecke und Veranstaltungsort früh fest und beantrage Genehmigungen, sobald der Verlauf absehbar ist. Prüfe außerdem die Versicherung, bevor du Anmeldungen veröffentlichst.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Reglement, Startgebühr oder Zahlungsweg und Rückfragen geklärt sind. Erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung, damit die Verpflegung planbar bleibt.
Plane Helfer nicht nur für Start und Ziel ein: Für Absperrungen, Streckenposten, Anmeldung, Umkleide und Verpflegung brauchst du getrennte Zuständigkeiten. Bestätige Erste-Hilfe-Team und Jury vor der finalen Einsatzplanung.
Kontrolliere die Strecke in der letzten Woche und erneut am Veranstaltungstag. Absperrgitter, Streckenband, Bodenanker, Richtungspfeile und Warnschilder müssen vor dem Eintreffen der Teilnehmenden an ihren Positionen stehen.
Bereite Startnummern, Startlisten, Stoppuhren und Rundenbrett nach Startgruppen oder Nummern vor. Teste mobile Beschallung, Funkmikrofone, Funkgeräte und Stromversorgung am Vortag statt erst kurz vor dem Start.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Feldrennen anmelden?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Genehmigungen, Versicherung und Streckenplanung. Öffne die Anmeldung erst, wenn Reglement, Verkehrsplan und Sicherheitskonzept belastbar sind.
Wie viele Helfer braucht man für ein Feldrennen?: Plane mindestens einen Verantwortlichen für jede zentrale Aufgabe ein: Anmeldung, Start, Ziel, Streckenposten, Verpflegung, Technik und Erste Hilfe. Für einen kleinen Lauf solltest du zusätzlich 2 bis 4 Reservehelfer einteilen.
Wann soll die Strecke für ein Feldrennen markiert werden?: Stecke den endgültigen Verlauf spätestens am Vortag ab und kontrolliere ihn am Morgen erneut. So kannst du verrutschte Absperrungen, fehlende Pfeile oder neue Gefahrenstellen vor dem Start beheben.
Was muss am Tag vor dem Feldrennen vorbereitet werden?: Sortiere Startnummern und Startlisten, hole das Material ab, fülle die Kühlboxen und teste Beschallung sowie Funkgeräte. Lege außerdem Preise, Medaillen, Stoppuhren und Ersatzmaterial gesammelt am Start-Ziel-Bereich bereit.

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