Organiser une course de motocross, étape par étape

Une course de motocross se prépare d’abord sur le plan administratif et de la sécurité, bien avant l’arrivée des pilotes. Commence par fixer la date, réserver le circuit et obtenir les autorisations nécessaires. Ensuite, structure les catégories, les manches et les inscriptions, puis attribue un responsable à chaque poste le jour de l’épreuve. Les dernières vérifications portent sur le circuit, le parking, le public, le chronométrage et les secours.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la date du concours
2 personnes
2
Réserver le circuit et le site
2 personnes
3
Demander les autorisations
2 personnes
4
Vérifier l’assurance
5
Définir le règlement du concours
3 personnes
6
Répartir les classes et les manches
3 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Contacter les sponsors
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Vérifier les informations des conducteurs
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Confirmer les officiels et le jury
2 personnes
15
Confirmer le personnel médical
2 personnes
16
Créer l’agencement du parking
2 personnes
17
Définir le parcours du public
2 personnes
18
Effectuer l’inspection du circuit
3 personnes
19
Vérifier les virages et les obstacles
3 personnes
20
Imprimer le plan de sécurité
21
Imprimer la liste de départ
22
Préparer les dossards
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Refroidir les boissons et les aliments
2 personnes
25
Rassembler le matériel de motocross
3 personnes
26
Vérifier les outils
2 personnes
27
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
28
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
29
Tondre et niveler le terrain
3 personnes
30
Installer la ligne de départ et baliser le parcours
5 personnes
31
Installer des barrières de foule
5 personnes
32
Répartir le paddock
3 personnes
33
Baliser le parking
4 personnes
34
Installer les tentes et les tables
5 personnes
35
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
36
Aménager le point de restauration
3 personnes
37
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
38
Installer la direction de la compétition
2 personnes
39
Raccorder la sonorisation
2 personnes
40
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
41
Installer les bannières et la signalétique
3 personnes

Événement

42
Inscription des riders
3 personnes
43
Faire contrôler techniquement les moteurs
3 personnes
44
Distribuer les dossards
2 personnes
45
Accueillir le public
4 personnes
46
Assurer l'orientation du parking
4 personnes
47
Faire le briefing des pilotes
3 personnes
48
Assurer la présence aux postes des bénévoles
10 personnes
49
Animer la ronde d'ouverture
8 personnes
50
Assurer les annonces de la compétition
51
Lancer et terminer les courses
3 personnes
52
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
53
Gérer les postes de piste
8 personnes
54
Servir les boissons
3 personnes
55
Servir les repas
4 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Vérifier les toilettes
2 personnes
59
Enregistrer les incidents
60
Préparer la remise des prix
3 personnes
61
Organiser la remise des prix
4 personnes
62
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes

Suivi

63
Clôturer la caisse
2 personnes
64
Évacuer la piste et le paddock
5 personnes
65
Retirer les barrières et les rubans
5 personnes
66
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
67
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
68
Nettoyer le matériel
4 personnes
69
Nettoyer le site
5 personnes
70
Évacuer les déchets
3 personnes
71
Vérifier les dépôts de garantie et les objets trouvés
2 personnes
72
Rendre le matériel loué
3 personnes
73
Ranger le stock restant
2 personnes
74
Archiver les inscriptions
75
Publier les résultats
2 personnes
76
Consigner les dommages et les incidents
2 personnes
77
Rassembler les factures et les reçus
78
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 8
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Portillon de départ
Drapeaux de matchqté 20
Dossardsqté 120
Transpondeursqté 120
Tapis de transpondeurqté 2
Pièces de rechange
Cônesqté 30
Mètres rubansqté 3
Pellesqté 6
Râteauxqté 6

Sécurité

Barrières de fouleqté 80
Ruban de balisageqté 12
Panneaux de marquage du parcoursqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 12
Extincteursqté 6
Gilets de sécuritéqté 20
Protection auditiveqté 150
Lampes de pocheqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 3
Haut-parleursqté 4
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Terminal de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Groupe électrogène
Glacièresqté 6
Téléphones portablesqté 8

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 40

Catering

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacières pour le traiteurqté 4
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Gobelets à caféqté 200
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Carafesqté 6

Décoration

Bannièresqté 12
Affiches du matchqté 20
Panneaux de signalisationqté 18
Enveloppes des prixqté 30

Bureau

Listes de départqté 30
Marqueursqté 20
Stylos à billeqté 40
Presse-papiersqté 15
Rouleaux de papierqté 6
Agrafeusesqté 3
Agrafesqté 5
Ruban adhésifqté 8
Presse-papiersqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 20
Balais à mainqté 6
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2

Conseils

Commence les demandes d’autorisation et la vérification de l’assurance plusieurs mois avant la course : les délais dépendent du circuit, de la commune et des organismes concernés.
Publie le règlement et le formulaire d’inscription avant d’envoyer les invitations. Prévois une date limite au moins 10 jours avant l’épreuve pour contrôler les informations des pilotes et établir la liste de départ.
Ne limite pas les bénévoles au contrôle de la piste : prévois aussi des personnes pour les inscriptions, le parking, le parcours du public, la remise des dossards et les annonces au micro.
Inspecte le circuit avant l’ouverture et vérifie séparément les virages, les obstacles, la grille de départ et les zones accessibles au public. Imprime le plan de sécurité et garde une version disponible pour les officiels.
Prépare la veille les dossards, transpondeurs, tapis de transpondeur, drapeaux et pièces de rechange. Refroidis aussi les boissons et les aliments à temps, car les achats de dernière minute mobilisent souvent les mêmes bénévoles que l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de motocross ?: Prévois au minimum trois à six mois pour une course locale, surtout si le circuit et les autorisations ne sont pas encore confirmés. Commence plus tôt si plusieurs catégories, sponsors ou services de sécurité sont prévus.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course de motocross ?: Ouvre les inscriptions environ six à huit semaines avant la course. Fixe la clôture au moins 10 jours avant l’événement afin de vérifier les licences ou informations des pilotes et de préparer les manches.
Que faut-il vérifier sur le circuit avant une course de motocross ?: Fais une inspection complète la veille ou le matin même : virages, obstacles, grille de départ, balisage, zones de secours et séparation du public. Réserve au moins deux heures pour corriger les problèmes et refaire le contrôle.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de motocross ?: Pour une petite course, prévois au moins 10 à 15 bénévoles en plus des officiels et du personnel médical. Répartis-les entre la piste, le parking, les inscriptions, le public, la restauration et la sonorisation, avec un responsable par zone.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.