Zo organiseer je een motorcrosswedstrijd

Begin niet met de startlijst, maar met de wedstrijddatum, het circuit en de vergunningen. Daarna leg je het wedstrijdreglement, de klassen en manches vast, zodat rijders weten waarvoor ze zich inschrijven. In de laatste weken verschuift de aandacht naar officials, medische bezetting, vrijwilligers, parkeer- en publieksroutes en een gecontroleerd circuit. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke veiligheidsindeling, complete rugnummers en transponders en een starthek dat op tijd klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
2
Circuit en terrein reserveren
2 personen
3
Vergunningen aanvragen
2 personen
4
Verzekering controleren
5
Wedstrijdreglement vastleggen
3 personen
6
Klassen en manches indelen
3 personen
7
Inschrijfformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Sponsoren benaderen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Rijdersgegevens controleren
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Officials en jury bevestigen
2 personen
15
Medische bezetting bevestigen
2 personen
16
Parkeerindeling maken
2 personen
17
Publieksroute bepalen
2 personen
18
Circuitinspectie uitvoeren
3 personen
19
Bochten en obstakels controleren
3 personen
20
Veiligheidsplan printen
21
Startlijst printen
22
Rugnummers voorbereiden
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken en voedsel koelen
2 personen
25
Motorcrossmateriaal verzamelen
3 personen
26
Gereedschap controleren
2 personen
27
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
28
Briefing voor vrijwilligers maken
2 personen
29
Terrein maaien en egaliseren
3 personen
30
Starthek en baan afzetten
5 personen
31
Publiekshekken plaatsen
5 personen
32
Paddock indelen
3 personen
33
Parkeerterrein markeren
4 personen
34
Tenten en tafels opstellen
5 personen
35
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
36
Cateringpunt inrichten
3 personen
37
EHBO-punt inrichten
2 personen
38
Wedstrijdleiding inrichten
2 personen
39
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
40
Stroomvoorziening controleren
2 personen
41
Banieren en bewegwijzering plaatsen
3 personen

Event

42
Rijders aanmelden
3 personen
43
Motoren technisch keuren
3 personen
44
Rugnummers uitdelen
2 personen
45
Publiek ontvangen
4 personen
46
Parkeerbegeleiding uitvoeren
4 personen
47
Rijdersbriefing geven
3 personen
48
Vrijwilligersposten bemannen
10 personen
49
Openingsronde begeleiden
8 personen
50
Wedstrijdomroepen verzorgen
51
Races starten en afvlaggen
3 personen
52
Tussenstanden registreren
2 personen
53
Baanposten bemannen
8 personen
54
Dranken serveren
3 personen
55
Eten serveren
4 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Toiletten controleren
2 personen
59
Incidenten registreren
60
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
61
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
62
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen

Nazorg

63
Kassa afsluiten
2 personen
64
Baan en paddock ontruimen
5 personen
65
Hekken en linten verwijderen
5 personen
66
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
67
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
68
Materiaal schoonmaken
4 personen
69
Terrein schoonmaken
5 personen
70
Afval afvoeren
3 personen
71
Borg en gevonden voorwerpen controleren
2 personen
72
Gehuurde materialen retourneren
3 personen
73
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
74
Inschrijvingen archiveren
75
Uitslagen publiceren
2 personen
76
Schade en incidenten vastleggen
2 personen
77
Facturen en bonnetjes verzamelen
78
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 8
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Starthek
Wedstrijdvlaggenaantal 20
Rugnummersaantal 120
Transpondersaantal 120
Transpondermattenaantal 2
Reserveonderdelen
Kegelsaantal 30
Meetlintenaantal 3
Scheppenaantal 6
Harkenaantal 6

Veiligheid

Dranghekkenaantal 80
Afzetlintaantal 12
Baanmarkeerbordenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 12
Brandblussersaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 20
Gehoorbeschermingaantal 150
Zaklampenaantal 12

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Laptopaantal 2
Printer
Betaalterminalaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Aggregaat
Koelboxenaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 8

Verlichting

Bouwlampenaantal 8
Lichtslangenaantal 4
Batterijenaantal 40

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxen voor cateringaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiebekersaantal 200
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Decoratie

Banierenaantal 12
Wedstrijdpostersaantal 20
Bewegwijzeringsbordenaantal 18
Prijzengeldveloppenaantal 30

Kantoor

Startlijstenaantal 30
Stiftenaantal 20
Balpennenaantal 40
Klembordenaantal 15
Papierrollenaantal 6
Nietmachinesaantal 3
Nietjesaantal 5
Plakbandaantal 8
Clipboardsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Handvegersaantal 6
Stofblikkenaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2

Tips

Leg de wedstrijddatum en het terrein ruim vooraf vast en vraag vergunningen en verzekeringsdekking direct na. Zonder die bevestigingen kun je inschrijvingen en sponsoring niet betrouwbaar openen.
Publiceer het inschrijfformulier pas nadat klassen, manches en het wedstrijdreglement vaststaan. Controleer de rijdersgegevens uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd en maak daarna de startlijst en rugnummers.
Plan officials, jury, medische bezetting en vrijwilligers per tijdsblok. Reserveer voor parkeren, publieksroute en baanposten aparte mensen; anders blijft de circuitbewaking tijdens pauzes liggen.
Inspecteer het circuit vóór de wedstrijddag én op de ochtend zelf. Controleer bochten en obstakels, zet af met dranghekken en afzetlint en leg scheppen, harken en baanmarkeerborden klaar voor snelle reparaties.
Koel voedsel en dranken pas nadat je het aantal rijders, vrijwilligers en publiek hebt ingeschat. Controleer vóór de eerste manche de geluidsinstallatie, microfoons, transponders, transpondermatten, wedstrijdvlaggen, brandblussers en EHBO-koffers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een motorcrosswedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, circuit, vergunningen en verzekering. Open de inschrijving pas wanneer reglement, klassen en manches vastliggen; plan de definitieve deelnemerscontrole in de laatste week.
Welke vergunningen heb je nodig voor een motorcrosswedstrijd?: Dat hangt af van terrein, gemeente, geluid, publiek en verkeersstromen. Start minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met de gemeente en controleer tegelijk de verzekering, het veiligheidsplan en de medische bezetting.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een motorcrosswedstrijd?: Maak per taak een bezetting en plan minimaal één reserve per cruciale post. Reken voor baanbewaking, start, finish, parkeren, publieksroute, inschrijving en catering op meerdere mensen per tijdsblok, zodat niemand een hele wedstrijddag alleen staat.
Wanneer controleer je het circuit voor een motorcrosswedstrijd?: Voer een volledige inspectie enkele dagen vooraf uit en controleer de baan opnieuw op de wedstrijdochtend. Kijk vooral naar bochten, obstakels, afzettingen en beschadigde baanmarkering en leg scheppen en harken direct langs het circuit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.