Organiser une conférence sur la durabilité, étape par étape

Une conférence sur la durabilité se prépare d’abord autour du contenu, puis de la circulation des participants et des besoins techniques. Commencez par réserver la salle et la technique avant d’inviter les intervenants, afin de proposer un programme réaliste. Les inscriptions servent ensuite à prévoir les repas, les badges et l’accueil. La dernière semaine doit être consacrée aux présentations, au briefing des intervenants et au test technique, plutôt qu’à des décisions de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle et la technique
2
Inviter les intervenants
2 personnes
3
Établir le programme
2 personnes
4
Créer le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Partager les informations de transport
9
Rassembler les informations sur les intervenants
10
Recevoir les présentations
11
Commander le catering
12
Confirmer la livraison des boissons
13
Concevoir les badges nominatifs
14
Imprimer le programme
2 personnes
15
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
16
Créer la signalisation
2 personnes
17
Composer les goodiebags
3 personnes
18
Imprimer la liste des participants
19
Envoyer le briefing des intervenants
20
Planifier un test technique
21
Faire les courses
2 personnes
22
Aller chercher du pain frais
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
26
Installer les tables
4 personnes
27
Installer les chaises
4 personnes
28
Aménager l’espace de scène
2 personnes
29
Brancher le projecteur
2 personnes
30
Tester les microphones
2 personnes
31
Préparer les présentations
32
Vérifier l'éclairage
2 personnes
33
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
34
Installer la signalétique
2 personnes
35
Suspendre la décoration
2 personnes

Événement

36
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
37
Accueillir les participants
3 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Accueillir les intervenants
2 personnes
40
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
41
Veiller au planning
42
Accompagner les intervenants
2 personnes
43
Animer les présentations
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Préparer la pause café
3 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Trier les déchets séparément
2 personnes
48
Animer la table ronde
2 personnes
49
Installer le buffet du dîner
4 personnes
50
Servir le buffet du dîner
5 personnes
51
Servir les repas diététiques
2 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
53
Rassembler la vaisselle
2 personnes
54
Animer le moment de networking
3 personnes
55
Encadrer le programme du soir
2 personnes
56
Répondre aux dernières questions
2 personnes
57
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

58
Éteindre l’équipement
2 personnes
59
Réfrigérer les restes
2 personnes
60
Vider les conteneurs à déchets
3 personnes
61
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
62
Retirer la décoration
2 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer la salle
4 personnes
65
Vérifier le matériel
2 personnes
66
Retourner le matériel
2 personnes
67
Nettoyer les glacières
2 personnes
68
Distribuer les restes
2 personnes
69
Ranger les matériaux réutilisables
2 personnes
70
Restituer les clés du lieu
71
Envoyer un message de remerciement
72
Renvoyer les présentations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables bistrotqté 12
Chaisesqté 130
Table de prise de parole
Tabouretsqté 4
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 150
Verres à eau réutilisablesqté 150
Assiettes à dîner réutilisablesqté 150
Assiettes à dessert réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 15

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Mixeur audio
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Plats de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Pinces de cuisineqté 6
Tabliersqté 8
Thermomètres de réfrigérationqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 140
Supports de badges nominatifsqté 140
Nappesqté 14
Brochures du programmeqté 140
Panneaux d’informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Post-itqté 20
Marqueursqté 30
Carnetsqté 140
Stylosqté 150
Sacs cadeauxqté 140
Plantesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Bacs de tri des déchetsqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
Gantsqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et la sonorisation avant d’envoyer les invitations. Prévoyez un test technique distinct, idéalement 5 à 7 jours avant la conférence.
Demandez les besoins alimentaires dès le formulaire d’inscription et clôturez les réponses au moins 7 jours avant l’événement. Vous pourrez alors confirmer le catering avec un nombre fiable de repas.
Fixez une date limite pour recevoir les présentations, par exemple 3 jours avant la conférence. Regroupez-les sur un ordinateur portable unique et vérifiez chaque câble HDMI avec le projecteur.
Préparez les badges, le programme imprimé, la signalétique et la liste des participants la veille. Le comptoir d’inscription doit être installé avant l’arrivée du premier participant, avec les tables et les badges classés par ordre alphabétique.
Ne gardez pas les boissons et le café pour le dernier moment : confirmez la livraison, mettez les boissons au frais et prévoyez les carafes d’eau avant l’ouverture. Le pain frais et les en-cas peuvent être préparés le matin même, mais leur service doit déjà être organisé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence sur la durabilité ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour inviter les intervenants, construire le programme, ouvrir les inscriptions et réserver le catering. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions et le test technique.
Quand faut-il envoyer les invitations à une conférence ?: Envoyez-les dès que la salle, la date et les premiers intervenants sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant afin de finaliser les repas et les badges.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez-les au plus tard une semaine avant la conférence et fixez une échéance ferme à 3 jours. Cela laisse le temps de tester les fichiers, les vidéos, les polices et les branchements HDMI.
Que faut-il vérifier le jour d’une conférence sur la durabilité ?: Vérifiez au moins 2 heures avant l’accueil le son, les microphones, la projection, les rallonges, les multiprises, le café, l’eau et la signalétique. Faites aussi un passage rapide avec chaque intervenant avant le début du programme.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.