Zo organiseer je een duurzaamheidsconferentie
Begin met de zaal, techniek en datum voordat je sprekers en deelnemers uitnodigt. Werk daarna het programma uit, maak het aanmeldformulier en verzamel dieetwensen, vervoersinformatie en presentaties. Plan uiterlijk twee weken vooraf een technische test en bevestig catering en dranklevering. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratiebalie, goed zichtbare bewegwijzering en een briefing waarmee sprekers en techniek hetzelfde draaiboek volgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Zaal en techniek reserveren
- 2
Sprekers uitnodigen
2 personen
- 3
Programma samenstellen
2 personen
- 4
Aanmeldformulier maken
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Vervoersinformatie delen
- 9
Sprekersinformatie verzamelen
- 10
Presentaties ontvangen
- 11
Catering bestellen
- 12
Dranklevering bevestigen
- 13
Naamkaartjes ontwerpen
- 14
Programma afdrukken
2 personen
- 15
Naamkaartjes afdrukken
2 personen
- 16
Bewegwijzering maken
2 personen
- 17
Goodiebags samenstellen
3 personen
- 18
Deelnemerslijst afdrukken
- 19
Sprekersbriefing versturen
- 20
Technische test plannen
- 21
Boodschappen doen
2 personen
- 22
Vers brood ophalen
- 23
Dranken koud zetten
2 personen
- 24
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 25
Registratiebalie inrichten
2 personen
- 26
Tafels opstellen
4 personen
- 27
Stoelen opstellen
4 personen
- 28
Podiumruimte inrichten
2 personen
- 29
Projector aansluiten
2 personen
- 30
Microfoons testen
2 personen
- 31
Presentaties klaarzetten
- 32
Verlichting controleren
2 personen
- 33
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 34
Bewegwijzering ophangen
2 personen
- 35
Versiering ophangen
2 personen
Event
- 36
Registratietafel bemannen
3 personen
- 37
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 38
Koffie en thee serveren
2 personen
- 39
Sprekers ontvangen
2 personen
- 40
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
- 41
Tijdschema bewaken
- 42
Sprekers begeleiden
2 personen
- 43
Presentaties bedienen
- 44
Dranken bijvullen
2 personen
- 45
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
- 46
Hapjes serveren
3 personen
- 47
Afval gescheiden inzamelen
2 personen
- 48
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
- 49
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
- 50
Dinerbuffet serveren
5 personen
- 51
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 52
Buffet aanvullen
2 personen
- 53
Servies verzamelen
2 personen
- 54
Netwerkmoment begeleiden
3 personen
- 55
Avondprogramma begeleiden
2 personen
- 56
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
- 57
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen
Nazorg
- 58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 59
Restanten koelen
2 personen
- 60
Afvalcontainers legen
3 personen
- 61
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 62
Decoratie verwijderen
2 personen
- 63
Servies afwassen
3 personen
- 64
Zaal schoonmaken
4 personen
- 65
Materialen controleren
2 personen
- 66
Apparatuur retourneren
2 personen
- 67
Koelboxen reinigen
2 personen
- 68
Overgebleven eten verdelen
2 personen
- 69
Herbruikbare materialen opbergen
2 personen
- 70
Locatiesleutels retourneren
- 71
Bedankbericht versturen
- 72
Presentaties nasturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Registratietafelsaantal 2
- Bistrotafelsaantal 12
- Stoelenaantal 130
- Spreektafel
- Krukkenaantal 4
- Kapstokkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare koffiekopjesaantal 150
- Herbruikbare waterglazenaantal 150
- Herbruikbare dinerbordenaantal 150
- Herbruikbare dessertbordenaantal 150
- Herbruikbaar bestekaantal 150
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 12
- Waterkannenaantal 15
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Audiomixer
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- HDMI-kabelsaantal 3
- Presentatieklikkeraantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Warmhoudschalenaantal 6
- Inductieplatenaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Maatbekersaantal 3
- Mengkommenaantal 6
- Keukentangenaantal 6
- Schortenaantal 8
- Koelthermometersaantal 3
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 140
- Naambadgehoudersaantal 140
- Tafelkledenaantal 14
- Programmafoldersaantal 140
- Infobordenaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
- Post-itsaantal 20
- Stiftenaantal 30
- Notitieboekjesaantal 140
- Pennenaantal 150
- Goodiebagtassenaantal 140
- Plantenaantal 12
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 6
- LED-lampenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalscheidingsbakkenaantal 8
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Handvegersaantal 3
- Herbruikbare poetsdoekenaantal 20
- Handschoenenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
- Handdoekdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer zaal en techniek tegelijk. Controleer of er een beamer, projectiescherm, laptop, microfoons, luidsprekers en voldoende verlengkabels beschikbaar zijn; test de volledige opstelling uiterlijk twee weken voor de conferentie.
- Vraag presentaties uiterlijk vijf werkdagen vooraf op en stuur sprekersinformatie met spreektijd, aankomsttijd en technische instructies. Zo voorkom je dat bestanden pas tijdens de registratiebalie worden aangeleverd.
- Sluit het aanmeldformulier niet pas op de conferentiedag. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk één week vooraf, zodat catering en naamkaartjes op aantallen kunnen worden afgestemd.
- Plan de deelnemersstroom vóór de opening: zet registratietafels, deelnemerslijst, naamkaartjes en bewegwijzering minimaal 60 minuten vooraf klaar. Houd een aparte plek vrij voor last-minute wijzigingen.
- Gebruik herbruikbare kopjes, glazen, borden en bestek en regel de afwas of inzameling vooraf. Zet waterkannen klaar en controleer vóór ontvangst of koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudschalen op veilige aansluitingen staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een duurzaamheidsconferentie organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met zaal, techniek en sprekers. Verstuur uitnodigingen zodra programma en aanmeldformulier klaar zijn, bij voorkeur 8 tot 10 weken voor de conferentie.
- Wanneer moet je de catering voor een duurzaamheidsconferentie bestellen?
- Bestel de catering ongeveer 3 weken vooraf en bevestig het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 7 dagen vooraf. Geef dieetwensen en het gewenste gebruik van herbruikbaar servies tegelijk door.
- Wanneer test je de techniek voor een conferentie?
- Plan de volledige technische test uiterlijk 2 weken vooraf en doe op de dag zelf nog een korte controle, minstens 60 minuten voor de start. Test presentaties, microfoons, HDMI-kabels, audio en de presentatieklikker.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een conferentie op te bouwen?
- Reken op minimaal 2 uur voor meubilair, registratie, catering en techniek. Laat sprekers en techniek ten minste 60 minuten voor de opening aanwezig zijn voor briefing en laatste controles.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!