So organisierst du eine Nachhaltigkeitskonferenz
Eine Nachhaltigkeitskonferenz steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Thema, Zielgruppe und Programm fest, danach sicherst du Raum, Technik und Referenten. Plane die Anmeldung früh, damit Ernährungswünsche, Transportinformationen und Sprecherdaten rechtzeitig vorliegen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Präsentationen, Beschilderung, Namensschilder und einen technischen Test. Vergessen werden häufig ausreichend Mehrweg-Geschirr, gekühlte Getränke und ein genauer Ablauf für die Registrierung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal und Technik reservieren
- 2
Redner einladen
2 Personen
- 3
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular erstellen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Transportinformationen teilen
- 9
Sprecherinformationen sammeln
- 10
Präsentationen entgegennehmen
- 11
Catering bestellen
- 12
Getränkelieferung bestätigen
- 13
Namensschilder entwerfen
- 14
Programm drucken
2 Personen
- 15
Namensschilder drucken
2 Personen
- 16
Beschilderung erstellen
2 Personen
- 17
Goodie-Bags zusammenstellen
3 Personen
- 18
Teilnehmerliste ausdrucken
- 19
Sprecherbriefing versenden
- 20
Technischen Test planen
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Frisches Brot abholen
- 23
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 25
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 26
Tische aufstellen
4 Personen
- 27
Stühle aufstellen
4 Personen
- 28
Bühnenbereich einrichten
2 Personen
- 29
Projektor anschließen
2 Personen
- 30
Mikrofone testen
2 Personen
- 31
Präsentationen vorbereiten
- 32
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 33
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 34
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
2 Personen
Event
- 36
An der Registrierungstheke Dienst machen
3 Personen
- 37
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 38
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 39
Referenten empfangen
2 Personen
- 40
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
- 41
Zeitplan überwachen
- 42
Redner betreuen
2 Personen
- 43
Präsentationen betreuen
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Abfall getrennt sammeln
2 Personen
- 48
Podiumsdiskussion moderieren
2 Personen
- 49
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
- 50
Abendbuffet servieren
5 Personen
- 51
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 52
Buffet auffüllen
2 Personen
- 53
Geschirr sammeln
2 Personen
- 54
Networking begleiten
3 Personen
- 55
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 56
Letzte Fragen beantworten
2 Personen
- 57
Verabschiedung und Abreise begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 58
Geräte ausschalten
2 Personen
- 59
Reste kühlen
2 Personen
- 60
Abfallcontainer leeren
3 Personen
- 61
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 62
Dekoration entfernen
2 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Saal reinigen
4 Personen
- 65
Materialien prüfen
2 Personen
- 66
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 67
Kühlboxen reinigen
2 Personen
- 68
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
- 69
Wiederverwendbare Materialien verstauen
2 Personen
- 70
Locationschlüssel zurückgeben
- 71
Dankesnachricht versenden
- 72
Präsentationen nachschicken
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- RegistrierungstischeAnz. 2
- BistrotischeAnz. 12
- StühleAnz. 130
- Rednertisch
- HockerAnz. 4
- KleiderständerAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 150
- Wiederverwendbare WassergläserAnz. 150
- Wiederverwendbare EsstellerAnz. 150
- Wiederverwendbare DesserttellerAnz. 150
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
- ServierschalenAnz. 20
- ServierzangenAnz. 12
- WasserkannenAnz. 15
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- Audiomischpult
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- HDMI-KabelAnz. 3
- PräsentationsklickerAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- WarmhalteschalenAnz. 6
- InduktionsplattenAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 4
- BrotmesserAnz. 3
- MessbecherAnz. 3
- RührschüsselnAnz. 6
- KüchenzangenAnz. 6
- SchürzenAnz. 8
- KühlthermometerAnz. 3
Dekoration
- NamensschilderAnz. 140
- NamensschildhalterAnz. 140
- TischdeckenAnz. 14
- ProgrammhefteAnz. 140
- InfotafelnAnz. 8
- WegweiserAnz. 12
- Post-itsAnz. 20
- StifteAnz. 30
- NotizbücherAnz. 140
- StifteAnz. 150
- Goodiebag-TaschenAnz. 140
- PflanzenAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
Reinigung
- AbfalltrennbehälterAnz. 8
- PutzeimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- HandfegerAnz. 3
- Wiederverwendbare PutztücherAnz. 20
- HandschuheAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 6
- HandtuchspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere Saal und Technik mindestens 8 bis 10 Wochen vor der Konferenz. Kläre dabei Beamer, Leinwand, Laptop, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker gemeinsam mit dem Veranstaltungsort.
- Lade Referenten spätestens 10 Wochen vorher ein und verschicke das Sprecherbriefing 7 Tage vor der Veranstaltung. Fordere Präsentationen spätestens 3 Tage vorher an, damit der technische Test nicht zur ersten Prüfung der Dateien wird.
- Öffne das Anmeldeformular etwa 6 Wochen vorher und frage direkt Ernährungswünsche sowie Transportinformationen ab. Schließe die Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vor dem Termin, damit Catering, Namensschilder und Registrierung zusammenpassen.
- Bestelle Catering und Getränke auf Basis der bestätigten Anmeldungen, aber plane etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Prüfe die Getränkelieferung am Vortag und stelle Kühlboxen, Kaffeemaschinen, Wasserkannen und Mehrwegbecher rechtzeitig bereit.
- Führe den technischen Test spätestens am Vortag mit jeder Präsentationsquelle durch. Richte die Registrierungstheke 45 Minuten vor Einlass mit ausgedruckter Teilnehmerliste, Namensschildern, Beschilderung und vorbereiteten Goodie-Bags ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Nachhaltigkeitskonferenz organisieren?
- Beginne mindestens 10 bis 12 Wochen vorher. Saal, Technik und Referenten sollten zu diesem Zeitpunkt feststehen; die Anmeldung kann anschließend etwa 6 Wochen vor dem Termin starten.
- Wann sollte man die Referenten für eine Nachhaltigkeitskonferenz einladen?
- Lade Referenten idealerweise 10 Wochen vor der Konferenz ein. Schicke das Sprecherbriefing 7 Tage vorher und fordere die fertigen Präsentationen spätestens 3 Tage vor dem Termin an.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Konferenz?
- Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person ein, danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde. Für Kaffee und Wasser solltest du zusätzlich eine Reserve von 5 bis 10 Prozent einrechnen.
- Wann sollte man den Techniktest für eine Konferenz machen?
- Plane den vollständigen Techniktest spätestens am Vortag und reserviere dafür mindestens 60 Minuten. Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofone, Lautsprecher, HDMI-Verbindung und Präsentationsklicker mit den echten Dateien.
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