Organiser une conférence, étape par étape

Une conférence se prépare dans un ordre précis : commencez par le lieu et l’intervenant, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite l’accueil, la restauration et les besoins techniques, sans attendre la dernière semaine. Les oublis les plus fréquents concernent les présentations, l’accessibilité, les badges et les câbles nécessaires sur place. Le jour venu, gardez du temps pour tester la projection, installer la salle et accueillir l’intervenant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver un intervenant
3
Élaborer le programme
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Rassembler les informations sur les intervenants
8
Recevoir la présentation
9
Vérifier l’accessibilité
10
Tester la technique
2 personnes
11
Imprimer la liste des visiteurs
12
Préparer les badges nominatifs
13
Faire les courses
2 personnes
14
Refroidir les boissons
15
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

16
Installer la table d’inscription
2 personnes
17
Vérifier l’agencement de la salle
2 personnes
18
Installer les chaises
3 personnes
19
Installer les tables
2 personnes
20
Brancher la technique
2 personnes
21
Préparer la présentation
22
Suspendre la décoration
2 personnes
23
Mettre en place le point café
2 personnes
24
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
25
Accueillir l’intervenant
26
Tester les microphones
2 personnes
27
Accueillir les visiteurs
3 personnes
28
Servir le café et le thé
2 personnes
29
Animer la conférence
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
31
Servir des amuse-bouches
2 personnes
32
Animer la séance de questions-réponses
33
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

34
Démonter la technique
2 personnes
35
Faire la vaisselle
2 personnes
36
Rassembler les déchets
2 personnes
37
Nettoyer la salle
3 personnes
38
Remettre le mobilier en place
3 personnes
39
Fermer le lieu
40
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
41
Traiter les frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tablesqté 8
Table de prise de parole
Tabouretsqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Câble HDMIqté 2
Pointeur laser

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 80
Assiettesqté 80
Fourchettes à gâteauqté 80
Cuillères à caféqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 8
Pinces de serviceqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Supports de badges nominatifsqté 80
Badges nominatifsqté 80
Panneau d’accueil
Passe-câblesqté 6

Nettoyage

Seau de nettoyageqté 2
Balaiqté 2
Raclette de sol
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et l’intervenant avant de finaliser le programme. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre l’arrivée prévue de l’intervenant et le début de la conférence.
Envoyez les invitations dès que l’horaire et le programme sont suffisamment stables. Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’événement pour traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Demandez la présentation au plus tard 48 heures avant la conférence. Testez alors l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, le câble HDMI, les microphones et les haut-parleurs dans la salle prévue.
Vérifiez l’accessibilité au moment de la réservation, puis contrôlez l’agencement le jour même. Laissez des passages dégagés et prévoyez les rallonges, multiprises et passe-câbles avant l’installation des chaises et des tables.
Préparez l’accueil avant l’ouverture des portes : liste des visiteurs imprimée, badges nominatifs, panneau d’accueil et table d’inscription. Refroidissez les boissons et installez le point café au moins 30 minutes avant l’arrivée du premier participant.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une conférence ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et l’intervenant, puis prévoyez le programme, les invitations et les besoins techniques.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une conférence ?: Comptez au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, la technique, l’accueil et le service café. Ajoutez 30 minutes pour tester la présentation et régler les microphones avant l’arrivée du public.
Quand envoyer les invitations à une conférence ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement pour laisser le temps de s’inscrire. Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant afin de préparer les badges, la liste des visiteurs et les quantités de restauration.
Quand demander la présentation de l’intervenant ?: Demandez-la au plus tard 48 heures avant la conférence. Ce délai permet de vérifier le format, de la charger sur l’ordinateur et de tester la projection avec le câble HDMI et le projecteur.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.