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Einen Vortrag Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Vortrag entscheidet nicht nur das Programm über einen reibungslosen Ablauf. Du brauchst früh eine passende Location, einen festen Ansprechpartner und verlässliche Informationen vom Referenten. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Prüfung von Technik und Barrierefreiheit. Am Veranstaltungstag selbst zählen ein vorbereiteter Anmeldetisch, getestete Präsentation und ein Empfang, der nicht erst in letzter Minute beginnt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Location reservieren

  • 2

    Referent festlegen

  • 3

    Programm erstellen

  • 4

    Einladungen verschicken

    2 Personen

  • 5

    Anmeldungen bearbeiten

  • 6

    Ernährungswünsche erfassen

  • 7

    Sprecherinformationen sammeln

  • 8

    Präsentation entgegennehmen

  • 9

    Barrierefreiheit prüfen

  • 10

    Technik testen

    2 Personen

  • 11

    Besucherliste ausdrucken

  • 12

    Namensschilder vorbereiten

  • 13

    Einkaufen gehen

    2 Personen

  • 14

    Getränke kühlen

  • 15

    Snacks vorbereiten

    2 Personen

Event

  • 16

    Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • 17

    Raumaufteilung prüfen

    2 Personen

  • 18

    Stühle aufstellen

    3 Personen

  • 19

    Tische aufstellen

    2 Personen

  • 20

    Technik anschließen

    2 Personen

  • 21

    Präsentation vorbereiten

  • 22

    Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • 23

    Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • 24

    Catering bereitstellen

    2 Personen

  • 25

    Redner empfangen

  • 26

    Mikrofone testen

    2 Personen

  • 27

    Besucher empfangen

    3 Personen

  • 28

    Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • 29

    Vortrag begleiten

    2 Personen

  • 30

    Getränke nachfüllen

  • 31

    Snacks servieren

    2 Personen

  • 32

    Fragerunde moderieren

  • 33

    Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • 34

    Technik abbauen

    2 Personen

  • 35

    Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • 36

    Abfall sammeln

    2 Personen

  • 37

    Saal reinigen

    3 Personen

  • 38

    Möbel zurückstellen

    3 Personen

  • 39

    Veranstaltungsort abschließen

  • 40

    Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • 41

    Ausgaben abrechnen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 80
  • TischeAnz. 8
  • Rednertisch
  • HockerAnz. 2

Ausstattung

  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • Laserpointer

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • WassergläserAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • GebäckgabelnAnz. 80
  • KaffeelöffelAnz. 80

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServierplattenAnz. 6
  • SchälchenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 80
  • NamensschilderAnz. 80
  • Willkommensschild
  • KabelmattenAnz. 6

Reinigung

  • Reinigungs-EimerAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • Bodenabzieher
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege zuerst einen Referenten und einen Ansprechpartner fest. Sammle spätestens 14 Tage vor dem Vortrag Titel, Kurzbeschreibung, Präsentation und technische Anforderungen, damit Änderungen noch möglich sind.
  • Plane die Sitzordnung nach der erwarteten Besucherzahl und prüfe den Raum mindestens 7 Tage vorher. Für Projektor, Leinwand und Lautsprecher brauchst du außerdem genügend Stromanschlüsse, passende HDMI-Kabel und sichere Kabelführung.
  • Schließe Anmeldungen nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und Barrierefreiheitsbedarf; drucke die Besucherliste und bereite Namensschilder spätestens am Vortag vor.
  • Richte den Kaffeebereich so ein, dass sich keine Schlange am Anmeldetisch bildet. Kühle Getränke rechtzeitig und stelle für das erste Veranstaltungsstunde ungefähr zwei Getränke pro Person bereit.
  • Plane für den Empfang des Redners mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Teste Laptop, Präsentation, Mikrofone und Ton vollständig, bevor die ersten Gäste eintreffen, und halte einen Ersatz für wichtige Kabel bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Vortrag organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Location, Referent und Programm. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wann sollte man die Technik für einen Vortrag testen?
Führe einen vollständigen Techniktest spätestens am Vortag durch und prüfe Laptop, Projektor, Präsentation, Mikrofone und Lautsprecher. Am Veranstaltungstag reicht zusätzlich ein kurzer Funktionstest etwa 60 Minuten vor Beginn.
Wie viele Getränke braucht man bei einem Vortrag?
Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei Getränken pro Person, danach mit ungefähr einem Getränk je weiterer Stunde. Wasser sollte beim Rednertisch stehen; Kaffee und Snacks kannst du getrennt im Kaffeebereich anbieten.
Was muss man am Tag vor dem Vortrag vorbereiten?
Drucke die Besucherliste, beschrifte die Namensschilder und stelle Präsentation sowie Technik zusammen. Prüfe außerdem Raumaufteilung, Barrierefreiheit und Catering spätestens am Vortag, damit am Veranstaltungstag nur noch Aufbau und Empfang bleiben.

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