Cómo organizar una conferencia sin olvidar lo esencial
Organizar una conferencia requiere coordinar el lugar, los ponentes, las inscripciones y la parte técnica en un orden claro. Empieza por reservar el espacio y confirmar a los ponentes; después cierra el programa antes de enviar las invitaciones. En las semanas previas, controla las inscripciones, las preferencias dietéticas y las presentaciones. El día anterior, prueba el proyector, los micrófonos y los altavoces, y deja preparada la mesa de acreditación para que la recepción no se bloquee.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Contratar al ponente
- 3
Elaborar el programa
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Recopilar información de los ponentes
- 8
Recibir la presentación
- 9
Comprobar la accesibilidad
- 10
Probar la técnica
2 personas
- 11
Imprimir la lista de visitantes
- 12
Preparar acreditaciones
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Enfriar bebidas
- 15
Preparar aperitivos
2 personas
Evento
- 16
Montar la mesa de inscripción
2 personas
- 17
Comprobar la distribución de la sala
2 personas
- 18
Colocar las sillas
3 personas
- 19
Montar mesas
2 personas
- 20
Conectar la técnica
2 personas
- 21
Preparar la presentación
- 22
Colgar la decoración
2 personas
- 23
Montar el punto de café
2 personas
- 24
Preparar la restauración
2 personas
- 25
Recibir al ponente
- 26
Probar los micrófonos
2 personas
- 27
Recibir a los visitantes
3 personas
- 28
Servir café y té
2 personas
- 29
Moderación de la charla
2 personas
- 30
Rellenar las bebidas
- 31
Servir aperitivos
2 personas
- 32
Moderar la ronda de preguntas
- 33
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 34
Desmontar equipo técnico
2 personas
- 35
Lavar la vajilla
2 personas
- 36
Recoger la basura
2 personas
- 37
Limpiar la sala
3 personas
- 38
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 39
Cerrar el recinto
- 40
Devolver el material prestado
2 personas
- 41
Gestionar los gastos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 80
- Mesascant. 8
- Mesa de oradores
- Taburetescant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 3
- Cable HDMIcant. 2
- Puntero láser
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos para aguacant. 80
- Platoscant. 80
- Tenedores de postrecant. 80
- Cucharillas de cafécant. 80
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas para servircant. 6
- Cuencoscant. 8
- Pinzas de servircant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Portanombrescant. 80
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Cartel de bienvenida
- Alfombrillas para cablescant. 6
Limpieza
- Cubo de limpiezacant. 2
- Escobacant. 2
- Limpiacristales
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar antes de cerrar el programa y comprueba que la sala admite la distribución prevista de sillas, mesas y mesa de oradores. Confirma también la accesibilidad de los accesos y los aseos con varias semanas de antelación.
- Pide a cada ponente su información y su presentación al menos 3 días antes. Así puedes revisar los archivos en el portátil, probar el cable HDMI y detectar problemas de formato antes de conectar el proyector.
- Cierra las inscripciones 2 o 3 días antes de la conferencia para imprimir la lista de visitantes y preparar las acreditaciones. Usa las respuestas recibidas para separar las necesidades dietéticas antes de hacer la compra.
- Calcula las bebidas para la recepción y la pausa: aproximadamente 2 vasos por persona durante la primera hora, además de café y té. Enfría las bebidas el día anterior y prepara tazas, vasos, platos, cucharillas y bandejas antes de montar el punto de café.
- Llega al menos 2 horas antes de la apertura para colocar las sillas y mesas, conectar la técnica y comprobar el sonido desde el fondo de la sala. Deja los cables sujetos con alfombrillas y recibe al ponente antes de que lleguen los asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar y contratar a los ponentes. Deja cerrado el programa unas 4 semanas antes y confirma los detalles técnicos durante la última semana.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones a una conferencia?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes, cuando el lugar y el programa básico estén confirmados. Fija la fecha límite de inscripción 2 o 3 días antes para poder preparar la lista de visitantes y las acreditaciones.
- ¿Cuándo hay que probar la técnica de una conferencia?
- Haz una prueba completa el día anterior y repítela 2 horas antes de abrir las puertas. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos inalámbricos, los altavoces, los cables y el puntero láser.
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para una conferencia?
- Para la primera hora, calcula unos 2 vasos por persona y añade café, té y aperitivos para la pausa. Confirma las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones, idealmente 2 o 3 días antes de hacer la compra.
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