Organiser une conférence sans oublier l’essentiel

Une conférence se prépare dans un ordre précis : sécuriser le lieu et l’intervenant, construire le programme, puis gérer les inscriptions et la logistique. Commence par fixer le format, la capacité de la salle et les horaires avant d’envoyer la moindre invitation. Les derniers jours servent surtout à vérifier les besoins alimentaires, la présentation et le matériel technique. Le jour J, prévois assez de temps pour installer l’accueil, les sièges, le café et les équipements de projection.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver un intervenant
3
Définir le programme
2 personnes
4
Rédiger les invitations
5
Envoyer les invitations
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les inscriptions
10
Vérifier les informations de l’intervenant
11
Recevoir la présentation
12
Vérifier la présentation sur le plan technique
2 personnes
13
Créer des badges nominatifs
2 personnes
14
Imprimer la liste des visiteurs
15
Faire les courses
2 personnes
16
Rassembler le matériel
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Vérifier la salle
2 personnes
21
Installer les tables
3 personnes
22
Installer les chaises
3 personnes
23
Aménager la table d'accueil
2 personnes
24
Mettre en place le point café
2 personnes
25
Préparer la présentation
2 personnes
26
Tester les microphones
2 personnes
27
Installer la signalétique
2 personnes
28
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

29
Accueillir l’intervenant
2 personnes
30
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
31
Servir le café et le thé
2 personnes
32
Ouvrir la conférence
33
Gérer la technique pendant la conférence
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Servir les en-cas de pause
2 personnes
36
Animer la séance de questions-réponses
37
Servir les en-cas du soir
3 personnes
38
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

39
Éteindre l’équipement
2 personnes
40
Rassembler la vaisselle
3 personnes
41
Rassembler les déchets
2 personnes
42
Faire la vaisselle
3 personnes
43
Nettoyer la salle
3 personnes
44
Remettre le mobilier en place
3 personnes
45
Emballer le matériel
2 personnes
46
Rendre les articles empruntés
2 personnes
47
Remercier l'orateur
48
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Table de prise de parole
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Cliqueur de présentation
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 30
Supports de badges nominatifsqté 100
Panneaux directionnelsqté 6
Ruban de masquageqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai
Balayette et pelleqté 2
Serviettesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réserve d’abord la salle et l’intervenant, puis définis le programme. Garde au moins 2 semaines entre l’envoi des invitations et la conférence pour traiter les inscriptions et confirmer les participants.
Ouvre un formulaire d’inscription avec une date limite claire, puis demande les besoins alimentaires dès le départ. Relance les personnes inscrites 3 à 5 jours avant l’événement afin d’obtenir un nombre fiable.
Demande la présentation de l’intervenant au plus tard 48 heures avant la conférence. Teste-la sur l’ordinateur portable avec le vidéoprojecteur, le câble HDMI et l’adaptateur réellement prévus.
Prépare les badges nominatifs et imprime la liste des visiteurs la veille, pas le matin même. Installe la table d’accueil avec les badges, la liste et le matériel d’écriture avant l’ouverture des portes.
Arrive au moins 90 minutes avant le début pour vérifier la salle, installer les chaises et les tables, puis tester les microphones, les haut-parleurs et les multiprises. Mets ensuite en place le café, refroidis les boissons et prépare les en-cas.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines pour une conférence avec intervenant, inscriptions et restauration légère. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer le programme et recevoir la présentation au moins 48 heures avant.
Quand envoyer les invitations pour une conférence ?: Envoie-les 2 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe la clôture des inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement afin de finaliser les badges, la liste des visiteurs et les quantités de boissons et d’en-cas.
Quand tester le matériel d’une conférence ?: Effectue un premier test 48 heures avant avec la présentation reçue, puis un contrôle sur place au moins 90 minutes avant l’accueil. Vérifie notamment le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles, les microphones et les haut-parleurs.
Combien de temps prévoir pour installer une salle de conférence ?: Compte 60 à 90 minutes pour installer les chaises, les tables, l’accueil, le point café et le matériel audiovisuel. Ajoute du temps si la salle n’est pas déjà équipée ou si plusieurs intervenants utilisent des formats différents.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.