Einen Vortrag strukturiert organisieren
Bei einem Vortrag entscheidet nicht nur der Inhalt über den Ablauf. Du brauchst früh einen passenden Raum, ein verbindliches Programm und einen klaren Anmeldeprozess. Danach folgen Sprecherunterlagen, Technikprüfung, Sitzordnung und die Versorgung der Gäste. Plane die letzten Kontrollen nicht erst am Veranstaltungstag: Präsentationen, Adapter, Mikrofone und Besucherliste verursachen sonst die häufigsten Verzögerungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Referent festlegen
- 3
Programm festlegen
2 Personen
- 4
Einladungen erstellen
- 5
Einladungen verschicken
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Anmeldungen bestätigen
- 10
Sprecherinformationen kontrollieren
- 11
Präsentation entgegennehmen
- 12
Präsentation technisch prüfen
2 Personen
- 13
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 14
Besucherliste ausdrucken
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 17
Getränke kühlen
2 Personen
- 18
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 19
Location öffnen
2 Personen
- 20
Saal kontrollieren
2 Personen
- 21
Tische aufstellen
3 Personen
- 22
Stühle aufstellen
3 Personen
- 23
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 24
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 25
Präsentation vorbereiten
2 Personen
- 26
Mikrofone testen
2 Personen
- 27
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 28
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
Event
- 29
Redner empfangen
2 Personen
- 30
Besucher registrieren
3 Personen
- 31
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 32
Vortrag eröffnen
- 33
Technik während des Vortrags bedienen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 36
Fragerunde moderieren
- 37
Abendhäppchen servieren
3 Personen
- 38
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Geräte ausschalten
2 Personen
- 40
Geschirr sammeln
3 Personen
- 41
Abfall sammeln
2 Personen
- 42
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 43
Saal reinigen
3 Personen
- 44
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 45
Materialien einpacken
2 Personen
- 46
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 47
Sprecher bedanken
- 48
Anwesenheitsliste archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 10
- Rednertisch
- HockerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 6
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mikrofonständer
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Präsentationsklicker
- Flipchart
- Flipchart-MarkerAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
- SchälchenAnz. 12
- WasserkannenAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 100
- StifteAnz. 30
- NamensschildhalterAnz. 100
- Wegweiser-SchilderAnz. 6
- AbdeckbandAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- HandtücherAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit Raum, Referent und Programm. Verschicke die Einladungen erst, wenn Beginn, Ende, Anmeldeweg und die wichtigsten Programmpunkte feststehen.
- Setze für Anmeldungen einen festen Termin, zum Beispiel sieben Tage vor dem Vortrag. So kannst du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Namensschilder und Sitzplätze rechtzeitig vorbereiten.
- Fordere die Präsentation spätestens 48 Stunden vorher an und teste sie auf dem vorgesehenen Laptop. Prüfe dabei Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Präsentationsklicker und Mikrofone.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Für Stühle, Tische, Empfangstisch, Kaffeebereich und Technik solltest du mindestens zwei Stunden vor Beginn vor Ort sein. Öffne den Raum erst nach einer kurzen Kontrolle von Saal, Stromanschlüssen und Fluchtwegen.
- Rechne für den Empfang mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person in der ersten Stunde und stelle Kaffee, Wasser, Gläser, Tassen und Snacks vor dem Einlass bereit. Gekühlte Getränke und Serviertabletts werden besonders häufig erst zu spät vorbereitet.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Vortrag organisieren?
- Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Raum, Referent und Programm. Die Einladungen sollten mindestens drei Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wann sollte die Anmeldung für einen Vortrag geschlossen werden?
- Schließe die Anmeldung etwa sieben Tage vor dem Vortrag, bei Catering oder begrenzten Plätzen besser zehn bis vierzehn Tage vorher. So bleiben noch mehrere Arbeitstage für Bestätigungen, Namensschilder und Einkäufe.
- Wie lange vorher muss die Technik für einen Vortrag geprüft werden?
- Teste die Präsentation und die gesamte Technik spätestens 48 Stunden vorher. Am Veranstaltungstag reicht zusätzlich eine kurze Funktionsprüfung von Laptop, Beamer, Ton, Mikrofonen und Kabeln.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Vortrags?
- Plane mindestens zwei Stunden für Raum, Bestuhlung, Empfang, Kaffeebereich und Technik ein. Bei mehreren Mikrofonen, Flipchart oder einer umfangreichen Präsentation sind zweieinhalb bis drei Stunden sicherer.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!