Cómo organizar una conferencia sin dejar cabos sueltos
Organizar una conferencia empieza mucho antes de colocar las sillas. Primero necesitas cerrar el lugar, confirmar al ponente y ordenar el programa; después vienen las invitaciones, las inscripciones y la preparación técnica. La última semana sirve para comprobar presentaciones, necesidades dietéticas y materiales. El día del evento, reserva al menos 90 minutos para revisar la sala, montar la recepción, probar el sonido y dejar listo el café antes de que llegue el primer asistente.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Contratar al ponente
- 3
Establecer el programa
2 personas
- 4
Redactar invitaciones
- 5
Enviar invitaciones
- 6
Abrir el formulario de inscripción
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Confirmar inscripciones
- 10
Comprobar la información del ponente
- 11
Recibir la presentación
- 12
Comprobar la presentación técnicamente
2 personas
- 13
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 14
Imprimir la lista de visitantes
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Reunir los materiales
2 personas
- 17
Enfriar bebidas
2 personas
- 18
Preparar aperitivos
3 personas
- 19
Abrir la ubicación
2 personas
- 20
Comprobar la sala
2 personas
- 21
Montar mesas
3 personas
- 22
Colocar las sillas
3 personas
- 23
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 24
Montar el punto de café
2 personas
- 25
Preparar la presentación
2 personas
- 26
Probar los micrófonos
2 personas
- 27
Colgar señalización
2 personas
- 28
Dar briefing al equipo de recepción
4 personas
Evento
- 29
Recibir al ponente
2 personas
- 30
Registrar a los visitantes
3 personas
- 31
Servir café y té
2 personas
- 32
Abrir la charla
- 33
Operar el equipo durante la conferencia
- 34
Rellenar las bebidas
2 personas
- 35
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
- 36
Moderar la ronda de preguntas
- 37
Servir los aperitivos de la noche
3 personas
- 38
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 39
Apagar el equipo
2 personas
- 40
Recoger la vajilla
3 personas
- 41
Recoger la basura
2 personas
- 42
Lavar la vajilla
3 personas
- 43
Limpiar la sala
3 personas
- 44
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 45
Empaquetar materiales
2 personas
- 46
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 47
Agradecer al ponente
- 48
Archivar la lista de asistencia
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 10
- Mesa de oradores
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
- Cucharonescant. 6
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soporte de micrófono
- Altavocescant. 2
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Clic de presentación
- Pizarra de hojas
- Rotuladores para pizarracant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cuencoscant. 12
- Jarras de aguacant. 6
Decoración
- Mantelescant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Bolígrafoscant. 30
- Portanombrescant. 100
- Señales de orientacióncant. 6
- Cinta de pintorcant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba
- Recogedor y escobacant. 2
- Toallascant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y el ponente antes de abrir las inscripciones. Sin esos dos datos confirmados, el programa y las invitaciones pueden obligarte a rehacerlo todo.
- Abre el formulario de inscripción al menos 3 semanas antes y pide las preferencias dietéticas en el mismo paso. Confirma cada inscripción cuando falten entre 5 y 7 días.
- Recibe la presentación del ponente como máximo 48 horas antes. Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, los adaptadores y los micrófonos en la sala donde se celebrará la conferencia.
- Prepara la recepción el día anterior: tarjetas con nombres, lista de visitantes y material de registro. Imprime una copia adicional de la lista por si falla el portátil o cambia algún dato a última hora.
- Calcula el montaje con 90 minutos de margen. Coloca primero mesas y sillas, después la mesa de oradores, el punto de café y los aperitivos; enfría las bebidas antes de abrir las puertas y deja 15 minutos para una prueba final.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si esperas invitados externos o necesitas contratar a un ponente. Reserva las últimas 48 horas para recibir y probar la presentación, confirmar asistentes y resolver cambios.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones de una conferencia?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes, cuando ya estén confirmados el lugar, el ponente y el programa básico. Cierra las inscripciones aproximadamente 5 días antes para poder preparar nombres, lista de visitantes y preferencias dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una sala de conferencia?
- Calcula al menos 90 minutos para una sala con mesas, sillas, recepción, café y equipo audiovisual. Añade otros 15 minutos para probar sonido, proyector, presentación y conexiones antes de recibir al público.
- ¿Cuántas bebidas necesito para una conferencia?
- Para una conferencia de 2 a 3 horas, calcula 2 bebidas por persona, además de café y té. Enfría las bebidas con antelación y prepara entre un 10 y un 15 % extra si no habrá una tienda cerca.
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