Organiser une conférence annuelle, étape par étape

Une conférence annuelle se prépare d’abord sur le fond, puis autour des participants et enfin sur place. Commencez par fixer la date, le programme et la configuration de la salle avant de contacter les intervenants et les prestataires. Les inscriptions fournissent ensuite les informations nécessaires pour le catering, le transport et les badges. La dernière semaine sert surtout à vérifier les présentations, la technique, les quantités et le déroulé imprimé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Confirmer les intervenants
5
Concevoir l’invitation
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Collecter les informations de transport
11
Envoyer les infos de parking
12
Réserver le catering
2 personnes
13
Réserver la technique
2 personnes
14
Commander les imprimés
15
Rassembler les présentations
16
Vérifier les présentations
2 personnes
17
Créer des badges nominatifs
2 personnes
18
Mettre à jour la liste des participants
19
Communiquer les quantités au traiteur
20
Confirmer le programme des intervenants
21
Imprimer le déroulé
22
Vérifier le matériel
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer la table d'inscription
2 personnes
26
Installer le matériel de présentation
2 personnes
27
Nettoyer la salle
3 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
31
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
32
Raccorder la sonorisation
2 personnes
33
Tester les microphones
2 personnes
34
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
35
Installer la signalétique
2 personnes
36
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Aménager l’espace buffet
3 personnes

Événement

39
Accueillir les intervenants
2 personnes
40
Briefer les intervenants
41
Enregistrer les participants
4 personnes
42
Distribuer les badges
2 personnes
43
Servir le café d'accueil
3 personnes
44
Accompagner l'ouverture
2 personnes
45
Soutenir les présentations
2 personnes
46
Veiller au planning
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Servir la pause-café
4 personnes
49
Récupérer les tasses usagées
2 personnes
50
Animer le débat
2 personnes
51
Mettre en place le buffet du dîner
5 personnes
52
Servir le buffet du dîner
5 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
54
Dégager les tables
3 personnes
55
Soutenir le programme du soir
2 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
58
Accompagner les départs
3 personnes
59
Rassembler les objets trouvés

Suivi

60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Rassembler la vaisselle
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Ranger le buffet et la cuisine
3 personnes
64
Nettoyer la salle
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Trier les matériaux
2 personnes
69
Retourner les matériels de location
2 personnes
70
Ranger les restes
2 personnes
71
Archiver les présentations
72
Envoyer un message de remerciement
73
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 110
Tablesqté 16
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Lutrin
Éléments de podiumqté 4
Chaises des intervenantsqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 130
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 130
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 16
Carafesqté 16
Plateauxqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Louchesqté 12
Bacs à buffetqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Conteneurs à glaceqté 4

Décoration

Nappesqté 16
Housses de chaiseqté 110
Fond de scène
Compositions floralesqté 8
Drapeauxqté 6
Porte-nomsqté 110
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez un délai d’au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les intervenants, réserver la salle, le catering et la technique.
Demandez les informations alimentaires et de transport directement dans le formulaire d’inscription. Faites un premier point sur les inscrits 3 semaines avant, puis transmettez les quantités définitives au traiteur 5 à 7 jours avant.
Ne vérifiez pas les présentations uniquement le jour J. Rassemblez-les au plus tard 3 jours avant, testez chaque fichier sur l’ordinateur utilisé avec le projecteur et prévoyez les adaptateurs HDMI nécessaires.
Faites un plan de salle qui distingue les chaises de conférence, les tables d’inscription, le buffet et l’espace des intervenants. Gardez une table technique près de l’écran et testez les microphones, haut-parleurs, câbles, multiprises et rallonges avant l’arrivée du public.
Préparez l’accueil la veille : badges nominatifs, liste actualisée, déroulé imprimé, boissons refroidies et table d’inscription installée. Comptez une personne pour l’accueil pendant les 30 premières minutes et une autre pour résoudre les problèmes techniques.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence annuelle ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer les intervenants, réserver la technique et le catering, ouvrir les inscriptions, puis vérifier les présentations et les quantités.
Quand faut-il envoyer les invitations à une conférence ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont fixés, généralement 4 à 6 semaines avant. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant si le traiteur et les badges dépendent du nombre de participants.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Communiquez une estimation 2 à 3 semaines avant, puis le nombre définitif 5 à 7 jours avant la conférence. Ajoutez à ce moment les régimes alimentaires recueillis dans le formulaire.
Que faut-il tester pour la technique d’une conférence ?: Testez au moins 24 heures avant l’ouverture l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, les câbles HDMI, les adaptateurs et les multiprises. Ouvrez chaque présentation sur l’ordinateur de diffusion et gardez des rallonges et batteries externes disponibles.

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