Cómo organizar una conferencia anual sin perder el control
Una conferencia anual se organiza mejor siguiendo una secuencia fija: primero cierras fecha, programa y sala; después confirmas ponentes, asistentes, catering y técnica. El mayor riesgo no suele ser olvidar una tarea grande, sino llegar tarde con las presentaciones, las cantidades de comida o los adaptadores necesarios. Usa el plan como una lista de control y asigna responsables a cada bloque. Así podrás concentrarte en la recepción y en los cambios del programa el día del evento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Definir la ubicación y la disposición de la sala
2 personas
- 3
Contactar con los ponentes
2 personas
- 4
Confirmar ponentes
- 5
Diseñar la invitación
- 6
Abrir el formulario de inscripción
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Recopilar la información de transporte
- 11
Enviar la información de aparcamiento
- 12
Reservar el catering
2 personas
- 13
Reservar técnica
2 personas
- 14
Encargar material impreso
- 15
Recopilar las presentaciones
- 16
Revisar las presentaciones
2 personas
- 17
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 18
Actualizar la lista de participantes
- 19
Comunicar las cantidades de catering
- 20
Confirmar el programa de ponentes
- 21
Imprimir el plan de trabajo
- 22
Comprobar los materiales
2 personas
- 23
Hacer la compra
2 personas
- 24
Enfriar bebidas
2 personas
- 25
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 26
Preparar los materiales de presentación
2 personas
- 27
Limpiar la sala
3 personas
- 28
Montar mesas
4 personas
- 29
Colocar las sillas
4 personas
- 30
Colocar el escenario y el atril
3 personas
- 31
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
- 32
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 33
Probar los micrófonos
2 personas
- 34
Pasar las presentaciones al portátil
- 35
Colgar señalización
2 personas
- 36
Preparar el material de registro
2 personas
- 37
Montar el punto de café
2 personas
- 38
Montar la zona del buffet
3 personas
Evento
- 39
Recibir a los ponentes
2 personas
- 40
Instruir a los ponentes
- 41
Registrar a los participantes
4 personas
- 42
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 43
Servir café de bienvenida
3 personas
- 44
Acompañar la inauguración
2 personas
- 45
Apoyar las presentaciones
2 personas
- 46
Vigilar el horario
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Servir la pausa para el café
4 personas
- 49
Recoger las tazas usadas
2 personas
- 50
Moderación del panel de debate
2 personas
- 51
Preparar el bufé de cena
5 personas
- 52
Servir el bufé de cena
5 personas
- 53
Reponer el bufé
3 personas
- 54
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
- 55
Apoyar el programa de la noche
2 personas
- 56
Rellenar las bebidas
2 personas
- 57
Reponer café y té
2 personas
- 58
Coordinar la despedida y la salida
3 personas
- 59
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 60
Apagar el equipo
2 personas
- 61
Recoger la vajilla
3 personas
- 62
Recoger la basura
3 personas
- 63
Ordenar el bufé y la cocina
3 personas
- 64
Limpiar la sala
3 personas
- 65
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 66
Retirar la decoración
2 personas
- 67
Lavar la vajilla
3 personas
- 68
Clasificar los materiales
2 personas
- 69
Devolver el material alquilado
2 personas
- 70
Guardar los restos
2 personas
- 71
Archivar presentaciones
- 72
Enviar mensaje de agradecimiento
- 73
Archivar la lista de asistencia
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de congresocant. 110
- Mesascant. 16
- Mesas de registrocant. 2
- Mesas de buffetcant. 6
- Atril
- Piezas de escenariocant. 4
- Sillas para ponentescant. 4
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables HDMIcant. 4
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Clic de presentacióncant. 2
- Baterías externascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 8
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 150
- Copas de vinocant. 120
- Platoscant. 130
- Platos de postrecant. 120
- Cubiertoscant. 130
- Cucharones de servircant. 12
- Cuencoscant. 16
- Jarrascant. 16
- Bandejascant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de bufécant. 12
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
Decoración
- Mantelescant. 16
- Fundas para sillascant. 110
- Fondo de escenario
- Arreglos floralescant. 8
- Banderascant. 6
- Portatarjetas de nombrecant. 110
- Carteles direccionalescant. 12
- Carteles del programacant. 4
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
- Linternas a pilascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y la distribución de la sala antes de abrir las inscripciones. La disposición de las sillas, el atril, el escenario y las mesas determina las necesidades de técnica y circulación.
- Contacta con los ponentes con varias semanas de margen y fija una fecha límite para confirmar su participación. Pide las presentaciones antes del evento para revisarlas en el portátil, el proyector y la pantalla previstos.
- Abre el formulario de inscripción solo cuando puedas explicar horario, ubicación y transporte. Recoge las preferencias dietéticas desde el principio y envía la información de aparcamiento antes de la semana de la conferencia.
- Confirma el catering con una cifra actualizada de participantes, no con la estimación inicial. Comprueba también que haya mesas de buffet, vajilla, vasos, tazas, termos y máquinas de café suficientes para el número previsto.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior o varias horas antes de empezar: micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables HDMI, adaptadores, regletas y alargadores. Deja baterías externas y un clic de presentación en el punto de registro o junto al escenario.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia anual?
- Empieza al menos 8 semanas antes para cerrar fecha, sala y ponentes. Reserva cuanto antes la técnica y el catering, y deja la última semana para actualizar inscritos, revisar presentaciones y confirmar cantidades.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de asistentes?
- Haz un primer recuento 7 días antes y una confirmación final entre 48 y 72 horas antes. Ese último número sirve para comunicar las cantidades definitivas al catering y preparar las tarjetas con nombres.
- ¿Cuándo se deben enviar las presentaciones de los ponentes?
- Pide los archivos como mínimo 5 días antes de la conferencia. Revisa que abran correctamente y prueba los formatos con el portátil, el proyector, la pantalla y los adaptadores que se utilizarán.
- ¿Qué hay que comprobar el día de la conferencia?
- Llega al menos 2 horas antes para montar la mesa de registro, colocar las tarjetas y probar sonido e imagen. Comprueba también bebidas frías, café, materiales impresos, cables y el plan de trabajo antes de recibir a los asistentes.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!