Eine Jahreskonferenz Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane das Programm zuerst mit festen Zeitfenstern für Vorträge, Pausen und Wechsel. Bestätige Referenten spätestens 6 bis 8 Wochen vor der Konferenz und sammle ihre Präsentationen mindestens 7 Tage vorher.
• Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Datum, Ort und Tagesablauf feststehen. Frage dort direkt nach Ernährungswünschen, Anreise und Parkbedarf, damit diese Angaben nicht kurz vor dem Termin fehlen.
• Gib dem Catering die vorläufige Teilnehmerzahl etwa 10 bis 14 Tage vorher und die endgültige Menge 3 bis 5 Tage vor der Konferenz. Rechne dabei auch mit Referenten und Helfern, nicht nur mit den angemeldeten Gästen.
• Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher und HDMI-Adapter am Veranstaltungsort mindestens einen Tag vorher. Ein Ersatzkabel, Verlängerungskabel und geladene Powerbanks gehören griffbereit an die Technik.
• Bereite den Registrierungstisch am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Einlass vor. Lege aktualisierte Teilnehmerliste und Namensschilder bereit und stelle Getränke, Tassen, Gläser sowie Thermoskannen vor Beginn an ihren Platz.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jahreskonferenz planen?

Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Datum, Programm und Raum. Referenten, Catering und Technik sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin angesprochen oder reserviert sein.

Wann verschickt man Einladungen für eine Jahreskonferenz?

Verschicke die Einladung etwa 8 bis 10 Wochen vorher, sobald Ort und Programmgrundzüge feststehen. Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor der Konferenz, damit Teilnehmerliste, Namensschilder und Catering noch angepasst werden können.

Wann müssen Präsentationen der Referenten vorliegen?

Fordere die Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Konferenz an und prüfe sie innerhalb von 2 bis 3 Tagen. So bleibt Zeit, inkompatible Dateien, fehlende Videos oder falsche Adapter zu klären.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Konferenztag?

Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Raumaufteilung, Bühne, Registrierung, Catering und Technik ein. Der Techniktest sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.

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