Organiser une compétition de cheerleading : la checklist

Une compétition de cheerleading se prépare par étapes, bien avant l’arrivée des équipes. Commence par fixer la date, réserver le lieu sportif et rédiger un règlement compréhensible pour chaque catégorie. Les inscriptions, les fichiers musicaux, le jury et les bénévoles doivent ensuite être suivis avec des échéances précises. Cette checklist rassemble aussi les points souvent oubliés : contacts d’urgence, besoins alimentaires, ordre de passage, feuilles de score et installation technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir la date du concours
2 personnes
Réserver le lieu sportif
Établir le règlement du concours
3 personnes
Répartir les catégories
3 personnes
Contacter les membres du jury
2 personnes
Définir les formats musicaux
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion de la compétition
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Envoyer la confirmation aux participants
Recueillir les besoins alimentaires
Recevoir les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Établir l'ordre de passage
2 personnes
Préparer le briefing du jury
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
Commander les billets et les bracelets
Commander les prix et médailles
Réserver le catering
Recueillir les contacts d'urgence
Imprimer le déroulé
2 personnes
Imprimer les feuilles de score
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Mettre la musique sur deux appareils
2 personnes
Rassembler les fournitures
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les médailles et les prix
2 personnes
Trier le matériel d'inscription
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Monter le floor de compétition
6 personnes
Installer les tables du jury
3 personnes
Installer les sièges du public
5 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Brancher le son
2 personnes
Tester la musique et le micro
3 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Installer la table des scores
3 personnes
Préparer les formulaires du jury
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer les équipes
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Faire l'annonce d'ouverture
Animer l'échauffement
3 personnes
Diffuser la musique de la compétition
2 personnes
Annoncer les équipes
Distribuer les formulaires du jury
2 personnes
Collecter les scores
2 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
Annoncer les pauses
Préparer la remise des prix
3 personnes
Animer la remise des prix
4 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Faire sortir le public
3 personnes

Suivi

Démonter le terrain de compétition
6 personnes
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
Éteindre le son et l’éclairage
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Sauvegarder les scores en toute sécurité
Compter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Remercier les jurés
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Sol de cheerleading
Tapis d’entraînementqté 8
Disques de marquageqté 20
Numéros de départqté 30
Rubans d’équipeqté 30
Caisses d’eauqté 12

Mobilier

Chaises pour le publicqté 220
Tablesqté 12
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 3
Cintresqté 150
Poteaux de balisageqté 16
Ruban de balisageqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Imprimante
Routeur WiFi
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Lecteur audioqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 6
Mégaphones manuelsqté 2
Calculatricesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Bannières de compétitionqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueursqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Papier toiletteqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Essuie-toutqté 12

Catering

Courses

Prix

Médaillesqté 90
Gobeletsqté 18
Certificatsqté 100
Rubans de médailleqté 90

Inscription

Rouleaux de ticketsqté 300
Braceletsqté 300
Étiquettes nominativesqté 250
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 20
Caisse
Caisse à espèces
Terminal de paiement
Brochures d’informationqté 250
Pochettes plastiques pour documentsqté 100

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Extincteursqté 2

Conseils

Bloque le lieu sportif au moins 4 à 6 mois avant la compétition, puis vérifie immédiatement la capacité d’accueil, les vestiaires, les horaires d’accès et les contraintes liées au sol de cheerleading.
Fixe une date limite d’inscription environ 6 semaines avant l’événement. Demande en même temps les contacts d’urgence, les besoins alimentaires et le format musical attendu pour éviter les relances de dernière minute.
Exige les fichiers musicaux 10 à 14 jours avant le concours et teste chaque fichier sur le lecteur audio prévu. Prépare aussi une copie de secours sur un ordinateur ou une clé dédiée.
Répartis les bénévoles au moins 2 semaines à l’avance : accueil, contrôle des bracelets, orientation, gestion des équipes, régie musicale et remise des récompenses. Prévois une personne responsable par zone plutôt qu’un groupe sans consignes précises.
Imprime le déroulé et les feuilles de score 2 à 3 jours avant l’événement, puis garde des exemplaires supplémentaires. Teste le routeur WiFi, l’imprimante, les microphones et les rallonges avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de cheerleading ?: Prévois généralement 4 à 6 mois pour organiser une compétition complète. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer le jury, ouvrir les inscriptions, recruter les bénévoles et commander les médailles.
Quand envoyer les invitations pour une compétition de cheerleading ?: Envoie les invitations environ 8 à 10 semaines avant la date du concours. Laisse ensuite au moins 4 semaines pour les inscriptions et réserve les 2 dernières semaines au traitement des dossiers et aux confirmations.
Quand faut-il récupérer les musiques des équipes ?: Demande les fichiers musicaux au plus tard 10 à 14 jours avant la compétition. Vérifie chaque fichier dès sa réception et contacte rapidement les équipes si le format ou la qualité audio ne convient pas.
Combien de bénévoles prévoir pour une compétition de cheerleading ?: Pour une petite compétition, prévois au minimum 1 bénévole par poste clé et 2 personnes à l’accueil pendant les arrivées. Ajoute une personne référente pour la régie, une pour le jury et une pour la coordination générale.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.