Journée sportive : la checklist pour tout organiser

Une journée sportive demande plus qu’un terrain et quelques ballons. Il faut cadrer les disciplines, les équipes et les horaires, puis prévoir les arbitres, les secours, le ravitaillement et l’accueil des participants. Cette checklist rassemble les étapes à suivre pour éviter les oublis de dernière minute, notamment les feuilles de score, la signalétique, les médailles et le matériel réservé trop tard. Utilisez-la comme fil conducteur, de la première réservation jusqu’au rangement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu sportif
Choisir les disciplines sportives
3 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Former les équipes
2 personnes
Rédiger le règlement
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Contacter les bénévoles
2 personnes
Répartir les arbitres
2 personnes
Désigner le responsable des premiers secours
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Établir la liste de courses
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Réserver le matériel manquant
Créer le plan
Créer les formulaires de match
2 personnes
Imprimer les feuilles de score
Imprimer la liste des participants
Créer les panneaux et la signalétique
2 personnes
Commander les prix et médailles
Vérifier les prévisions météo
Envoyer aux participants les informations pratiques
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les fruits et légumes
3 personnes
Emballer les prix
2 personnes

Événement

Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Vérifier le terrain et les champs
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
Préparer le matériel de sport
4 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Accompagner les équipes vers les terrains
4 personnes
Ouverture et explication
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Encadrer le premier tour sportif
8 personnes
Enregistrer les scores
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Échanger le matériel de sport
3 personnes
Encadrer le deuxième tour sportif
8 personnes
Vérifier les scores
3 personnes
Vérifier les points d’eau
2 personnes
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Animer la troisième manche sportive
8 personnes
Préparer les finales
4 personnes
Encadrer les finales
6 personnes
Installer le buffet barbecue
5 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Préparer les plats de barbecue
4 personnes
Servir le buffet et les boissons
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les scores finaux
3 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Démonter les terrains de sport
4 personnes
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le barbecue
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tentes de réceptionqté 3

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de basketqté 6
Volley-ballqté 4
Balles de tennisqté 30
Ballons de korfbalqté 4
Témoins de relaisqté 12
Cônesqté 40
Marquage au solqté 4
Cordes à sauterqté 12
Cerceauxqté 12
Giletsqté 40
Filets de sportqté 3
Petits butsqté 4
Blocs de départqté 4
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 8
Mètres rubansqté 3
Panneaux de scoreqté 6
Tapis de sportqté 10
Bacs de rangement étanchesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Pincesqté 8
Barbecueqté 2
Ustensiles de barbecueqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 24

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 12
Bannière de départ et d’arrivée
Rubans colorésqté 12
Nappe pour table des prix

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaiqté 3
Élément accrocheurqté 2
Kit de lavageqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Balais à mainqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de glaceqté 2
Lampes de pocheqté 4

Inscription

Presse-papiersqté 12
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 150
Braceletsqté 150
Feuilles de scoreqté 100
Dossiers de matchqté 12
Porte-affichesqté 12

Prix

Médaillesqté 30
Gobeletsqté 6
Rubans de prixqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez les disciplines, les horaires, la durée des matchs et les règles pour que les équipes sachent exactement à quoi s’attendre.
Prévoyez un responsable identifié pour les premiers secours et répartissez les arbitres avant le jour J. Gardez aussi les formulaires de match, les feuilles de score et la liste des participants imprimés en plusieurs exemplaires.
Contrôlez le matériel sport par sport au moins 7 jours avant l’événement. Vérifiez notamment les ballons, filets, buts, cônes, chronomètres, sifflets et marquages au sol, puis réservez immédiatement ce qui manque.
Calculez les quantités de catering à partir des inscriptions définitives et recueillez les besoins alimentaires avant les achats. Prévoyez un espace distinct avec tables de buffet, gobelets, assiettes, couverts et bols réutilisables.
Consultez les prévisions météo quelques jours avant, puis envoyez les informations pratiques aux participants. Précisez l’heure d’arrivée, le point d’inscription, le programme, l’équipement à apporter et la conduite à tenir en cas de pluie.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée sportive ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, choisissez les disciplines et construisez le programme avant de lancer les invitations et les inscriptions.
Combien de temps avant faut-il réserver le matériel sportif ?: Faites l’inventaire au moins 4 semaines à l’avance et réservez le matériel manquant immédiatement. Effectuez un dernier contrôle 7 jours avant, car les filets, buts, chronomètres et équipements spécifiques sont souvent difficiles à remplacer au dernier moment.
Que prévoir pour l’accueil des participants le jour J ?: Installez la table d’inscription au moins 45 minutes avant l’arrivée des équipes, avec la liste des participants, les informations pratiques et la signalétique. Prévoyez également un espace clairement indiqué pour les responsables, les arbitres et les premiers secours.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une journée sportive ?: Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour les 3 premières heures, puis ajustez selon la chaleur et l’intensité des activités. Ajoutez une marge de 10 à 15 % et servez-les dans des gobelets réutilisables.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.