Organiser une compétition d’escalade sans perdre le fil

Une compétition d’escalade se prépare dans un ordre précis : d’abord le format et les inscriptions, puis les parcours, le jury et la sécurité. Le planning des matchs dépend du nombre de participants réellement inscrits, pas des prévisions. Les oublis les plus fréquents concernent les dossards, les formulaires du jury, le balisage et les tests de sonorisation. Prévoyez aussi une séparation nette entre l’accueil, les tables du jury, le buffet et la zone de grimpe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Établir le planning des matchs
2 personnes
7
Répartir les membres du jury
2 personnes
8
Préparer les cartes d'itinéraire
2 personnes
9
Vérifier les parcours de compétition
3 personnes
10
Marquer les voies d’escalade
3 personnes
11
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Imprimer les listes de participants
14
Préparer les dossards
2 personnes
15
Imprimer les formulaires du jury
16
Préparer le service traiteur
2 personnes

Événement

17
Ouvrir le lieu
2 personnes
18
Dégager la salle de concours
4 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
21
Préparer le matériel d’escalade
3 personnes
22
Installer les tables du jury
2 personnes
23
Tester le système de sonorisation
2 personnes
24
Monter le buffet traiteur
3 personnes
25
Installer les cartes d’itinéraire
2 personnes
26
Enregistrer les participants
3 personnes
27
Faire le briefing des participants
3 personnes
28
Encadrer les tours d’escalade
6 personnes
29
Vérifier les scores
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Servir les amuse-bouches et les fruits
2 personnes
32
Changer le matériel d’escalade
3 personnes
33
Animer la finale
6 personnes
34
Calculer les scores finaux
3 personnes
35
Remettre les prix
3 personnes
36
Informer les participants
2 personnes

Suivi

37
Ranger le matériel d’escalade
4 personnes
38
Démonter le mobilier
4 personnes
39
Rassembler les déchets
3 personnes
40
Faire la vaisselle
2 personnes
41
Nettoyer la salle de compétition
3 personnes
42
Publier les résultats
43
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
44
Partager les photos des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Table d'inscription
Tables du juryqté 4
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Cordes d’escaladeqté 12
Harnais d'escaladeqté 20
Casquesqté 12
Escalade et dispositifs d’assurageqté 12
Tapis d’escaladeqté 8
Poignées de compétitionqté 40
Panneaux de directionqté 20
Ruban de balisageqté 4
Sacs à magnésieqté 15
Brosses d’escaladeqté 10
Numéros de départqté 80
Chronomètresqté 8
Mètres rubansqté 3

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleur portable
Microphone
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Pichets à caféqté 3
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Cuillères de serviceqté 6
Glacièresqté 4

Décoration

Drapeaux de matchqté 8
Ruban de scène
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Balais à mainqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Trousse de premiers secours
Compresses froidesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format avant d’ouvrir les inscriptions : nombre de voies, catégories, durée des passages et méthode de classement. Sans ces éléments, le planning des matchs devra être refait dès que les premières inscriptions arrivent.
Fermez les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires et établir un planning réaliste. Imprimez ensuite les listes de participants, les numéros de départ et les formulaires du jury ; le jour J, une modification manuscrite peut ralentir tout l’accueil.
Contrôlez chaque parcours avant l’ouverture : marquage des voies, poignées de compétition, cordes, dispositifs d’assurage, tapis et casques. Faites le contrôle de sécurité avant l’arrivée des participants, puis gardez une personne disponible pour les ajustements.
Installez la table d’inscription près de l’entrée et les tables du jury avec une vue dégagée sur les voies. Préparez les cartes d’itinéraire et les panneaux de direction avant l’ouverture du lieu, car le balisage est souvent reporté jusqu’au dernier moment.
Testez le haut-parleur, le microphone, les rallonges et les multiprises avant le premier briefing. Chargez les batteries externes et prévoyez une solution simple pour annoncer les départs si le système de sonorisation tombe en panne.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition d’escalade ?: Prévoyez au moins 4 semaines pour définir le format, ouvrir les inscriptions et répartir les membres du jury. Gardez les derniers jours pour traiter les inscriptions, imprimer les documents et vérifier les parcours.
Quand faut-il fermer les inscriptions pour une compétition d’escalade ?: Fermez-les idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Ce délai permet d’établir le planning des matchs, de préparer les dossards, de recueillir les besoins alimentaires et d’imprimer les listes définitives.
Que faut-il vérifier avant l’arrivée des grimpeurs ?: Vérifiez chaque voie, le matériel d’escalade, les tapis, les casques et les dispositifs d’assurage. Faites aussi un test complet de la sonorisation et contrôlez que les tables du jury, l’accueil et le balisage sont installés au moins 30 minutes avant l’ouverture.
Comment organiser l’accueil le jour d’une compétition d’escalade ?: Installez une table d’inscription à l’entrée avec les listes, les numéros de départ et les consignes. Prévoyez une personne dédiée pendant les 30 premières minutes pour orienter les participants et signaler rapidement les absences ou les erreurs d’inscription.

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