Organiser une compétition d’escalade, étape par étape

Une compétition d’escalade se prépare d’abord autour du site, du règlement et des catégories. Ensuite, il faut construire un planning réaliste, coordonner les parcours avec le lieu et répartir les responsabilités entre jury, secours et bénévoles. Les inscriptions servent à confirmer les niveaux, les groupes de départ et les besoins alimentaires. Enfin, testez le traitement des résultats avant le jour J et vérifiez que l’accueil, la signalétique et le matériel sont prêts au même endroit.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le concept de la compétition
2 personnes
2
Réserver le site d’escalade
3
Établir le règlement du concours
2 personnes
4
Déterminer les catégories et les niveaux
2 personnes
5
Établir le planning des matchs
2 personnes
6
Coordonner le parcours avec le lieu
2 personnes
7
Définir le jury et les concepteurs du parcours
2 personnes
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Créer le formulaire d'inscription
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier la promotion
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Vérifier les catégories de participants
2 personnes
15
Répartir les groupes de départ
2 personnes
16
Publier les listes de départ
17
Commander les prix et médailles
18
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
19
Tester le traitement des résultats
2 personnes
20
Passer en revue le plan de sécurité
3 personnes
21
Assurer la présence des secours
22
Réserver le catering
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Imprimer les cartes d'itinéraire
26
Préparer les badges nominaux
2 personnes
27
Préparer le briefing du personnel
28
Vérifier les voies d'escalade
3 personnes
29
Inspecter le matériel d’escalade
3 personnes
30
Nettoyer le lieu
3 personnes
31
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes

Événement

32
Monter la table d'inscription
2 personnes
33
Aménager l’espace public
3 personnes
34
Délimiter la zone d'escalade
3 personnes
35
Installer les tables du jury
2 personnes
36
Installer les postes de score
2 personnes
37
Installer les cartes d’itinéraire
2 personnes
38
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Inscrire les participants
3 personnes
41
Distribuer les dossards
2 personnes
42
Expliquer les règles du match
2 personnes
43
Briefer le jury et les agents de sécurité
3 personnes
44
Animer l'échauffement
2 personnes
45
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
46
Encadrer les tours d’escalade
6 personnes
47
Enregistrer les essais
4 personnes
48
Veiller à la sécurité des itinéraires
4 personnes
49
Rassembler les feuilles de score
2 personnes
50
Saisir les scores
2 personnes
51
Informer le public
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Annoncer les finalistes
2 personnes
56
Vérifier les parcours de la finale
3 personnes
57
Encadrer la finale
6 personnes
58
Traiter les scores finaux
2 personnes
59
Vérifier les résultats
3 personnes
60
Préparer la remise des prix
2 personnes
61
Assurer la remise des prix
3 personnes
62
Prendre une photo de groupe
2 personnes
63
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

64
Rassembler le matériel
4 personnes
65
Démonter la zone d’escalade
4 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
67
Faire la vaisselle
2 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Archiver les données de score
71
Publier les résultats
72
Partager les photos avec les participants
73
Stocker la restauration restante
2 personnes
74
Rapporter le matériel
3 personnes
75
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
76
Ranger les panneaux de prix et de promotion
77
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Harnais d'escaladeqté 30
Casques d’escaladeqté 30
Cordes d’escaladeqté 12
Mousquetons d’escaladeqté 30
Appareils de sécuritéqté 20
Sets d'escaladeqté 20
Sachets à pop-cornqté 30
Tapis d’escaladeqté 12
Panneaux d’orientationqté 40
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 12
Poignées de rechangeqté 30
Clés Allenqté 6
Outils de traçage de parcoursqté 3
Casques de protectionqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone
Appareil photo
Glacièresqté 4
Thermosqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Carafesqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 12
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Porte-dossardsqté 40
Badges nominatifsqté 60
Affiches du matchqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Blocs de podiumqté 3
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 6
Nappesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le site avant d’ouvrir les inscriptions : vous devez connaître la capacité, les voies disponibles, les zones d’attente et les horaires d’accès pour établir des catégories réalistes.
Fixez le règlement et les niveaux avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite une vérification des catégories inscrites afin d’éviter de refaire les groupes de départ la veille.
Faites tester le parcours par les concepteurs et le responsable du site suffisamment tôt. Une prise de rechange, des outils de traçage et du ruban de balisage manquants peuvent bloquer une voie entière.
Testez le calcul des résultats sur un exemple complet avant la compétition. Utilisez l’ordinateur et les tablettes prévus pour vérifier les formulaires du jury, la saisie et l’impression des classements.
Traitez la sécurité comme un déroulé opérationnel : définissez qui appelle les secours, où ils se tiennent et comment les participants sont orientés. Installez la signalétique et les zones d’attente avant l’arrivée du premier groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition d’escalade ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver le site, établir le règlement, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les listes de départ, les achats et le test des résultats.
Quand faut-il publier les catégories et les niveaux ?: Définissez-les avant l’ouverture des inscriptions, idéalement 6 à 8 semaines avant la compétition. Après la clôture, vérifiez chaque catégorie sous 7 jours avant de répartir les groupes de départ.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition d’escalade ?: Le nombre dépend du nombre de voies et de participants, mais prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour les résultats et une par zone nécessitant une surveillance. Confirmez les affectations au moins 2 semaines avant l’événement.
Quand faut-il tester le système de résultats ?: Faites un premier test au moins 2 semaines avant, puis une dernière vérification 2 à 3 jours avant le jour J. Testez aussi l’impression des formulaires et prévoyez une solution papier en cas de panne.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.