Zo organiseer je een klimwedstrijd
Begin een klimwedstrijd niet met promotie, maar met het wedstrijdconcept en de capaciteit van de klimlocatie. Leg daarna categorieën, niveaus, routes, jury en het wedstrijdschema vast. Zodra de inschrijving opent, moet je deelnemersgegevens, dieetwensen en startgroepen kunnen verwerken. Test vóór de wedstrijddag de scoreverwerking en loop het veiligheidsplan met de EHBO-bezetting, jury en vrijwilligers door. Zo voorkom je dat routekaarten, startlijsten of veiligheidsmateriaal pas op het laatste moment geregeld worden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
- 2
Klimlocatie reserveren
- 3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
- 4
Categorieën en niveaus bepalen
2 personen
- 5
Wedstrijdschema maken
2 personen
- 6
Routebouw met locatie afstemmen
2 personen
- 7
Jury en routebouwers vastleggen
2 personen
- 8
Vrijwilligers werven
2 personen
- 9
Inschrijfformulier maken
- 10
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 11
Promotie publiceren
2 personen
- 12
Aanmeldingen verwerken
- 13
Dieetwensen verzamelen
- 14
Deelnemerscategorieën controleren
2 personen
- 15
Startgroepen indelen
2 personen
- 16
Startlijsten publiceren
- 17
Prijzen en medailles bestellen
- 18
Juryformulieren voorbereiden
2 personen
- 19
Scoreverwerking testen
2 personen
- 20
Veiligheidsplan doornemen
3 personen
- 21
EHBO-bezetting vastleggen
- 22
Catering reserveren
- 23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 24
Boodschappen doen
2 personen
- 25
Routekaarten afdrukken
- 26
Naamlabels voorbereiden
2 personen
- 27
Medewerkersbriefing voorbereiden
- 28
Klimroutes controleren
3 personen
- 29
Klimmateriaal inspecteren
3 personen
- 30
Locatie schoonmaken
3 personen
- 31
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Event
- 32
Inschrijvingstafel opbouwen
2 personen
- 33
Publieksruimte inrichten
3 personen
- 34
Klimzone afzetten
3 personen
- 35
Jurytafels plaatsen
2 personen
- 36
Scoreposten inrichten
2 personen
- 37
Routekaarten ophangen
2 personen
- 38
Catering klaarzetten
3 personen
- 39
Dranken koud zetten
2 personen
- 40
Deelnemers aanmelden
3 personen
- 41
Startnummers uitdelen
2 personen
- 42
Wedstrijdregels toelichten
2 personen
- 43
Jury en beveiligers briefen
3 personen
- 44
Warming-up begeleiden
2 personen
- 45
Openingsbriefing geven
2 personen
- 46
Klimrondes begeleiden
6 personen
- 47
Pogingen registreren
4 personen
- 48
Veiligheid bij routes bewaken
4 personen
- 49
Scoreformulieren verzamelen
2 personen
- 50
Scores verwerken
2 personen
- 51
Publiek informeren
- 52
Hapjes serveren
3 personen
- 53
Dranken bijvullen
2 personen
- 54
Afvalbakken legen
2 personen
- 55
Finalisten bekendmaken
2 personen
- 56
Finaleroutes controleren
3 personen
- 57
Finale begeleiden
6 personen
- 58
Finalescores verwerken
2 personen
- 59
Uitslag controleren
3 personen
- 60
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
- 61
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
- 62
Groepsfoto maken
2 personen
- 63
Deelnemers uitchecken
2 personen
Nazorg
- 64
Materialen verzamelen
4 personen
- 65
Klimzone afbreken
4 personen
- 66
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 67
Servies afwassen
2 personen
- 68
Afval verzamelen
3 personen
- 69
Locatie schoonmaken
4 personen
- 70
Scoregegevens archiveren
- 71
Uitslag publiceren
- 72
Foto's met deelnemers delen
- 73
Overgebleven catering opslaan
2 personen
- 74
Materialen terugbrengen
3 personen
- 75
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 76
Prijs- en promotieborden opbergen
- 77
Verloren voorwerpen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 40
- Statafelsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
Sportmateriaal
- Klimharnassenaantal 30
- Klimhelmenaantal 30
- Klimtouwenaantal 12
- Klimkarabinersaantal 30
- zekeringsapparatenaantal 20
- Klimsetjesaantal 20
- Pofzakkenaantal 30
- Klimmattenaantal 12
- Routebordjesaantal 40
- Afzetlintaantal 6
- Verkeerskegelsaantal 12
- Reservegrepenaantal 30
- Inbussleutelsaantal 6
- Routebouwgereedschapaantal 3
- Valhelmenaantal 4
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Tabletsaantal 4
- Printer
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Megafoon
- Fotocamera
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Schenkkannenaantal 6
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Tangenaantal 6
- Koelelementenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudbakkenaantal 12
Decoratie
- Startnummerhoudersaantal 40
- Naamkaartjesaantal 60
- Wedstrijdpostersaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
- Podiumblokkenaantal 3
- Medaillesaantal 12
- Bekersaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de klimlocatie voordat je een datum publiceert en stem routebouw, beschikbare klimwanden en de maximale groepsgrootte direct af. Plan routebouw en controle van de routes uiterlijk enkele weken vóór de wedstrijd.
- Werk categorieën en niveaus uit voordat je het inschrijfformulier maakt. Vraag bij inschrijving meteen om niveau, categorie en dieetwensen, zodat je niet kort voor de wedstrijd tientallen gegevens hoeft na te bellen.
- Maak startgroepen pas nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd. Publiceer startlijsten en routekaarten bij voorkeur minimaal 3 dagen vooraf; deelnemers weten dan wanneer ze zich melden en bij welke route ze beginnen.
- Test de scoreverwerking met minstens 5 proefresultaten op de laptop of tablets. Controleer ook of de printer werkt en leg een papieren back-up van juryformulieren en startlijsten klaar.
- Loop het veiligheidsplan minimaal 1 week vooraf door met jury, routebouwers en EHBO-bezetting. Controleer op de dag zelf vóór opening de klimhelmen, harnassen, touwen, zekeringsapparaten, klimmatten, afzetting en reservegereedschap.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een klimwedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het concept, categorieën en het wedstrijdreglement. Open de inschrijving zodra schema, capaciteit en veiligheidsafspraken duidelijk zijn; houd de laatste 2 weken vrij voor startgroepen, routekaarten en materiaalcontrole.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een klimwedstrijd?
- Reken naast de wedstrijdleiding op minstens 1 vrijwilliger per actieve post, zoals ontvangst, jury, scoreverwerking en catering. Tel extra mensen voor opbouw en afbouw; maak de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf, wanneer het aantal deelnemers bekend is.
- Wanneer maak je de startlijsten voor een klimwedstrijd?
- Controleer eerst alle deelnemerscategorieën en deel daarna de startgroepen in. Publiceer de startlijsten en routekaarten minimaal 3 dagen vóór de wedstrijd, zodat wijzigingen nog verwerkt kunnen worden.
- Wat heb je nodig voor de veiligheid bij een klimwedstrijd?
- Regel per klimzone passende klimhelmen, harnassen, touwen, karabiners, zekeringsapparaten en klimmatten, plus afzetlint en routebordjes. Bespreek het veiligheidsplan uiterlijk 1 week vooraf en leg vast wie tijdens elk wedstrijdblok de EHBO-bezetting verzorgt.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!