Organiser une collecte de charité, étape par étape

Une collecte de charité réussie commence par un objectif chiffré, une association confirmée et un budget réaliste. Fixez ensuite la date, le programme et le lieu avant de lancer les invitations et la promotion. Les inscriptions, les dons, la tombola et la vente aux enchères demandent chacun un suivi séparé. Prévoyez aussi assez tôt les bénévoles, le matériel de salle et les solutions de paiement : ce sont les points qui causent le plus souvent des retards le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Déterminer l’objectif et le rendement
2 personnes
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
4
Vérifier les exigences de permis
5
Confirmer l’association caritative
6
Établir le budget
2 personnes
7
Contacter les sponsors
3 personnes
8
Rassembler les prix de la tombola
3 personnes
9
Rassembler les articles de la vente aux enchères
3 personnes
10
Publier le programme et les horaires
2 personnes
11
Concevoir les invitations
2 personnes
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Lancer la promotion à l'école
3 personnes
14
Publier des messages sur les réseaux sociaux
2 personnes
15
Traiter les inscriptions
2 personnes
16
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
17
Recruter des bénévoles
3 personnes
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Commander auprès des fournisseurs
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Choisir le mode de paiement pour les dons
2 personnes
22
Créer un QR code pour les dons
23
Créer les numéros de lot et les tickets
2 personnes
24
Établir la liste de la vente aux enchères et les prix
2 personnes
25
Imprimer le déroulé
26
Créer le plan du lieu
2 personnes
27
Tester la technique à l’avance
2 personnes
28
Étiqueter les lots de tombola
2 personnes
29
Étiqueter les articles de la vente aux enchères
2 personnes
30
Rassembler le matériel
3 personnes
31
Faire les courses
3 personnes
32
Refroidir les boissons
2 personnes
33
Préparer les en-cas
4 personnes
34
Imprimer la liste des participants
35
Préparer les caisses et la monnaie
2 personnes
36
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
37
Installer les tables
4 personnes
38
Installer les chaises
4 personnes
39
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
40
Suspendre la décoration
3 personnes
41
Aménager le stand d’information
2 personnes
42
Installer les postes de jeu
4 personnes
43
Aménager la table des enchères
2 personnes
44
Installer la table de tombola
2 personnes
45
Raccorder la sonorisation
2 personnes
46
Tester le microphone
47
Installer les panneaux et la signalisation
2 personnes
48
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

49
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
50
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
51
Enregistrer les dons
2 personnes
52
Assurer le mot de bienvenue
53
Encadrer les activités de jeux
6 personnes
54
Vendre des billets de tombola
2 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Distribuer les boissons
2 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
60
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
61
Vider les déchets au fur et à mesure
2 personnes
62
Présenter la vente aux enchères
2 personnes
63
Enregistrer les paiements de la vente aux enchères
2 personnes
64
Tirer la tombola
2 personnes
65
Remettre les prix aux gagnants
2 personnes
66
Annoncer le montant final
67
Traiter les derniers dons
2 personnes
68
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

69
Fermer les caisses
2 personnes
70
Mettre l'argent en sécurité
2 personnes
71
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
72
Retirer la décoration
3 personnes
73
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Vider les glacières
2 personnes
76
Emballer les aliments en toute sécurité
2 personnes
77
Nettoyer les salles
5 personnes
78
Nettoyer les toilettes
2 personnes
79
Évacuer les déchets
3 personnes
80
Vérifier le matériel
2 personnes
81
Rendre les articles empruntés
2 personnes
82
Transférer le montant du don
2 personnes
83
Gérer les recettes
2 personnes
84
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
85
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 130
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8
plateauxqté 8
Porte-serviettesqté 10

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphone
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Tire-bouchonsqté 4
Thermosqté 6
Plats de maintien au chaudqté 4
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 15
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Guirlandes en papierqté 8
Panneaux en ardoiseqté 8
Numéros de tableqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Rallongesqté 4

Catering

Boîtes à donsqté 4
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Panneaux QR codeqté 6
Paniers de billetsqté 2
Tirer au sort les ticketsqté 6
Marteau d’enchères
Étiquettes de prixqté 60
Braceletsqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Sets de stylosqté 12
Presse-papiersqté 8
Brochures d’informationqté 150
Blocs-notesqté 10
Urne de tombola
Sets de matériel de jeuqté 6
Tables des prixqté 2
Chemises de présentationqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de papierqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Bacs de tri des déchetsqté 4
Courses

Conseils

Définissez le rendement attendu avant de réserver quoi que ce soit : notez le montant à reverser, les frais prévus et le nombre de participants nécessaires pour atteindre l’objectif.
Confirmez l’association caritative et les modalités de versement au moins plusieurs semaines avant l’événement. Préparez ensuite un QR code de don et une autre solution de paiement, car tous les participants ne paieront pas de la même façon.
Ne lancez pas la promotion avant d’avoir verrouillé le lieu, les horaires et le programme. Envoyez les invitations dès que ces trois éléments sont fixes, puis relancez les personnes non inscrites environ 7 jours avant.
Attribuez les bénévoles par créneau et par poste, plutôt que de constituer une seule liste. Prévoyez notamment des personnes pour les inscriptions, les tickets, la tombola, les enchères, les dons et le rangement.
Préparez la tombola et les enchères dans des listes séparées avec numéros de lots, prix et articles correspondants. Imprimez le déroulé et les numéros avant le jour J, puis vérifiez les tables, chaises, poubelles, rallonges, multiprises et matériel audio.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une collecte de charité ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer l’association, réserver le lieu, trouver des sponsors, recruter les bénévoles et faire connaître le programme avant l’ouverture des inscriptions.
Comment fixer l’objectif financier d’une collecte de charité ?: Calculez d’abord les recettes attendues, puis déduisez tous les frais : location, fournisseurs, impression et matériel. Ajoutez une marge de sécurité d’environ 10 % et indiquez clairement le montant ou le rendement visé.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une collecte ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement, puis transmettez aux bénévoles la liste des participants et les besoins alimentaires au plus tard 48 heures avant.
Combien de bénévoles prévoir pour une collecte de charité ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 15 à 20 participants, puis ajoutez des responsables pour la tombola, les enchères, les dons et le rangement. Pour 100 participants, comptez donc environ 5 à 7 bénévoles répartis sur plusieurs créneaux.

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