Eine Benefizaktion Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Benefizaktion entscheidet nicht nur das Programm über den Erfolg, sondern vor allem eine klare Reihenfolge. Lege zuerst Ziel, Empfängerorganisation und erwartete Spendensumme fest. Danach folgen Termin, Räume, Genehmigungen und Budget, bevor du Sponsoren, Preise, Helfer und Lieferanten anfragst. Plane außerdem früh, wie Spenden bezahlt werden, wie die Verlosung oder Auktion abläuft und wer am Veranstaltungstag für Technik, Buffet und Einlass zuständig ist.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ziel und Ergebnis festlegen
2 Personen
2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
3
Location und Räume reservieren
2 Personen
4
Genehmigungsanforderungen prüfen
5
Wohltätigkeitsorganisation bestätigen
6
Budget erstellen
2 Personen
7
Sponsoren ansprechen
3 Personen
8
Preise für die Verlosung sammeln
3 Personen
9
Auktionsartikel sammeln
3 Personen
10
Programm und Zeiten veröffentlichen
2 Personen
11
Einladungen gestalten
2 Personen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Werbung an der Schule starten
3 Personen
14
Social-Media-Beiträge posten
2 Personen
15
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
16
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
17
Freiwillige rekrutieren
3 Personen
18
Freiwillige einteilen
2 Personen
19
Lieferanten bestellen
2 Personen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Zahlungsart für Spenden wählen
2 Personen
22
QR-Code für Spenden erstellen
23
Losnummern und Gutscheine erstellen
2 Personen
24
Auktionsliste und Preise erstellen
2 Personen
25
Drehbuch ausdrucken
26
Geländeplan erstellen
2 Personen
27
Technik vorab testen
2 Personen
28
Verlosungspreise beschriften
2 Personen
29
Auktionsartikel beschriften
2 Personen
30
Materialien zusammenstellen
3 Personen
31
Einkaufen gehen
3 Personen
32
Getränke kühlen
2 Personen
33
Snacks vorbereiten
4 Personen
34
Teilnehmerliste ausdrucken
35
Kassen und Wechselgeld bereitstellen
2 Personen
36
Saal und Eingang kontrollieren
2 Personen
37
Tische aufstellen
4 Personen
38
Stühle aufstellen
4 Personen
39
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Infotisch einrichten
2 Personen
42
Spielstationen aufbauen
4 Personen
43
Auktionstisch einrichten
2 Personen
44
Verlosungstisch einrichten
2 Personen
45
Musikanlage anschließen
2 Personen
46
Mikrofon testen
47
Schilder und Wegweiser aufstellen
2 Personen
48
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

49
Empfangstheke besetzen
2 Personen
50
Besucher registrieren
2 Personen
51
Spenden erfassen
2 Personen
52
Begrüßungswort übernehmen
53
Spielaktivitäten betreuen
6 Personen
54
Lose verkaufen
2 Personen
55
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
56
Snacks servieren
3 Personen
57
Getränke ausgeben
2 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Buffet auffüllen
2 Personen
60
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
61
Müll zwischendurch leeren
2 Personen
62
Versteigerung präsentieren
2 Personen
63
Auktionszahlungen erfassen
2 Personen
64
Verlosung ziehen
2 Personen
65
Preise an die Gewinner geben
2 Personen
66
Endbetrag bekanntgeben
67
Letzte Spenden bearbeiten
2 Personen
68
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

69
Kassen abschließen
2 Personen
70
Geld sicher aufbewahren
2 Personen
71
Anlage ausschalten
2 Personen
72
Dekoration entfernen
3 Personen
73
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
74
Geschirr abwaschen
3 Personen
75
Kühlboxen leeren
2 Personen
76
Lebensmittel sicher verpacken
2 Personen
77
Räume reinigen
5 Personen
78
Toiletten reinigen
2 Personen
79
Abfall entsorgen
3 Personen
80
Materialien prüfen
2 Personen
81
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
82
Spendenbetrag überweisen
2 Personen
83
Erlös abrechnen
2 Personen
84
Dankesnachricht senden
2 Personen
85
Ergebnis veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
BuffetischeAnz. 3
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 130
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 130
GabelnAnz. 130
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8
TablettsAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 10

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
KüchenzangenAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WarmhalteschalenAnz. 4
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 15
BlumenarrangementsAnz. 8
Fotowand
PapiergirlandenAnz. 8
KreidetafelnAnz. 8
TischnummernAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 4

Catering

SpendendosenAnz. 4
KassenAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
QR-Code-SchilderAnz. 6
LosboxenAnz. 2
Lose rollenAnz. 6
Auktionshammer
PreisschilderAnz. 60
ArmbänderAnz. 150
NamensaufkleberAnz. 150
StiftesetsAnz. 12
KlemmbretterAnz. 8
InformationsbroschürenAnz. 150
NotizblöckeAnz. 10
Tombola
Spielmaterial-SetsAnz. 6
PreistischeAnz. 2
PräsentationsmappenAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 24
HandseifenspenderAnz. 6
Papier-SpenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
MülltrennbehälterAnz. 4
Einkäufe

Tipps

Kläre Empfängerorganisation, Spendenweg und Zielsumme mindestens 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. So kannst du den QR-Code, Zahlungsinformationen und die Kommunikation einheitlich vorbereiten.
Reserviere Räume und prüfe Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst. Für Aufbau, Veranstaltung und Abbau brauchst du mehr Zeit als nur die offiziell angesetzte Programmzeit.
Sprich Sponsoren und Anbieter früh an: Für Tombolapreise und Auktionsartikel solltest du spätestens 4 bis 6 Wochen vorher konkrete Zusagen sammeln. Führe eine Liste mit Artikel, Spender, Wert und Abholung.
Teile Freiwillige in Schichten ein, statt nur eine allgemeine Helferliste zu führen. Besetze Einlass, Spenden, Buffet, Technik, Verlosung und Aufräumen jeweils mit mindestens zwei Personen.
Teste Zahlungsweg, QR-Code, Mikrofon und Lautsprecher vor dem Einlass. Drucke Losnummern, Gutscheine, Auktionsliste und Drehbuch zusätzlich auf Papier aus, falls WLAN oder Technik ausfällt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Benefizaktion planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten 2 Wochen sollten Ziel, Empfängerorganisation, Termin, Räume, Budget und Genehmigungsbedarf feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für eine Benefizaktion?: Plane mindestens 1 Helfer für jeweils 20 bis 25 Gäste und zusätzlich feste Verantwortliche für Technik, Spenden, Buffet und Aufräumen ein. Bei wechselnden Aufgaben brauchst du Helferschichten von 2 bis 3 Stunden.
Wann sollte man Sponsoren und Preise für eine Verlosung anfragen?: Frage Sponsoren und mögliche Sachspender 6 bis 8 Wochen vor der Aktion an. Setze eine verbindliche Rückmeldefrist spätestens 3 Wochen vor dem Termin, damit Losnummern, Gutscheine und Auktionslisten rechtzeitig gedruckt werden können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Benefizaktion?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Tische, Buffet, Technik, Spendenstation und Beschilderung ein. Eine kurze Tonprobe mit Mikrofon und Lautsprechern sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass stattfinden.

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