Cómo organizar una acción benéfica sin perder el control

Organizar una acción benéfica requiere cerrar primero el objetivo, la entidad beneficiaria y la forma de recaudar fondos. Después se encadenan la fecha, el recinto, los permisos, el presupuesto y el programa. La promoción y las inscripciones deben empezar cuando ya sepas cuántas personas puede recibir el espacio. En la última fase, coordina proveedores, voluntarios, pagos, rifa, subasta y servicio para que el dinero recaudado quede registrado y el evento avance según el horario.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el objetivo y los ingresos
2 personas
2
Fijar la fecha y el programa
2 personas
3
Reservar el recinto y las salas
2 personas
4
Comprobar los requisitos de permiso
5
Confirmar la organización benéfica
6
Elaborar presupuesto
2 personas
7
Contactar con los patrocinadores
3 personas
8
Recopilar premios para la rifa
3 personas
9
Reunir los artículos de la subasta
3 personas
10
Publicar el programa y los horarios
2 personas
11
Diseñar invitaciones
2 personas
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Iniciar la promoción en la escuela
3 personas
14
Publicar mensajes en redes sociales
2 personas
15
Gestionar inscripciones
2 personas
16
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
17
Reclutar voluntarios
3 personas
18
Asignar voluntarios
2 personas
19
Contratar proveedores
2 personas
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Elegir el método de pago para las donaciones
2 personas
22
Crear código QR para donaciones
23
Crear números de sorteo y vales
2 personas
24
Hacer la lista de subasta y los premios
2 personas
25
Imprimir el plan de trabajo
26
Crear el plano del recinto
2 personas
27
Probar la técnica con antelación
2 personas
28
Etiquetar los premios de la rifa
2 personas
29
Etiquetar los artículos de la subasta
2 personas
30
Reunir los materiales
3 personas
31
Hacer la compra
3 personas
32
Enfriar bebidas
2 personas
33
Preparar aperitivos
4 personas
34
Imprimir la lista de participantes
35
Preparar las cajas registradoras y el cambio
2 personas
36
Comprobar la sala y la entrada
2 personas
37
Montar mesas
4 personas
38
Colocar las sillas
4 personas
39
Montar el bufé y la barra
3 personas
40
Colgar la decoración
3 personas
41
Montar la mesa de información
2 personas
42
Preparar los puestos de juego
4 personas
43
Montar la mesa de subasta
2 personas
44
Montar la mesa de la rifa
2 personas
45
Conectar el equipo de sonido
2 personas
46
Probar el micrófono
47
Colocar carteles y señalización
2 personas
48
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

49
Atender la recepción
2 personas
50
Registrar a los visitantes
2 personas
51
Registrar donaciones
2 personas
52
Dar la bienvenida
53
Coordinar las actividades del juego
6 personas
54
Vender boletos
2 personas
55
Servir café y té
2 personas
56
Servir aperitivos
3 personas
57
Repartir bebidas
2 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Reponer el bufé
2 personas
60
Retirar las mesas entre tiempos
3 personas
61
Vaciar la basura durante el evento
2 personas
62
Presentar la subasta
2 personas
63
Registrar los pagos de la subasta
2 personas
64
Sortear la rifa
2 personas
65
Entregar los premios a los ganadores
2 personas
66
Anunciar el importe final
67
Procesar las donaciones finales
2 personas
68
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

69
Cerrar las cajas
2 personas
70
Guardar el dinero de forma segura
2 personas
71
Apagar el sistema de sonido
2 personas
72
Retirar la decoración
3 personas
73
Recoger mesas y sillas
5 personas
74
Lavar la vajilla
3 personas
75
Vaciar neveras portátiles
2 personas
76
Empaquetar alimentos de forma segura
2 personas
77
Limpiar las salas
5 personas
78
Limpiar los baños
2 personas
79
Retirar los residuos
3 personas
80
Comprobar los materiales
2 personas
81
Devolver los objetos prestados
2 personas
82
Transferir el importe de la donación
2 personas
83
Registrar los ingresos
2 personas
84
Enviar un mensaje de agradecimiento
2 personas
85
Publicar los ingresos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 120
Mesas de buffetcant. 3
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Vajilla

Platos reutilizablescant. 130
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 130
Tenedorescant. 130
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Jarras para servircant. 8
bandejascant. 8
Porta-servilletascant. 10

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Altavocescant. 2
Micrófono
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzas de cocinacant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Abrebotellascant. 4
Termoscant. 6
Bandejas térmicascant. 4
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Bomba de globoscant. 2
Mantelescant. 15
Arreglos floralescant. 8
Photowall
Guirnaldas de papelcant. 8
Pizarrascant. 8
Números de mesacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12
Cables alargadorescant. 4

Catering

Cajas de donacionescant. 4
Cajas registradorascant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Datáfonoscant. 2
Carteles con código QRcant. 6
Botes para papeletascant. 2
Tirar de las papeletascant. 6
Martillo de subasta
Etiquetas de preciocant. 60
Pulserascant. 150
Pegatinas con nombrecant. 150
Juego de bolígrafoscant. 12
Portapapelescant. 8
Folletos informativoscant. 150
Bloc de notascant. 10
Caja de tómbola
Sets de material de juegocant. 6
Mesas de premioscant. 2
Carpetas de presentacióncant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 24
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de papelcant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Compras

Consejos

Define una cifra objetivo y separa desde el principio los ingresos previstos de los gastos. Así podrás decidir cuánto destinar a entradas, donaciones, rifa o subasta sin mezclar fondos.
Cierra el recinto y revisa los permisos al menos 6 semanas antes. Comprueba también dónde irán las mesas, el buffet, las sillas, los percheros y las papeleras para evitar cambios el día anterior.
Publica el programa cuando estén confirmados los horarios y la organización benéfica. Envía las invitaciones con 3 o 4 semanas de margen y recoge las preferencias dietéticas junto con cada inscripción.
Asigna los voluntarios por turnos de 2 a 3 horas, con una persona responsable de pagos, otra de donaciones y otra de la rifa o subasta. Prepara antes los números, vales, listas y el plan de trabajo impreso.
Prueba 24 horas antes el micrófono, los altavoces, la mesa de mezclas, los cables y las regletas. Deja preparado un código QR visible para donaciones y calcula vajilla, café, té y bebidas según el número final de asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una acción benéfica?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el recinto y confirma permisos durante las primeras 2 semanas; deja las últimas 2 para confirmar proveedores, voluntarios, materiales e inscripciones.
¿Cómo se organiza una rifa benéfica?: Reúne los premios con al menos 4 semanas de antelación y verifica los requisitos legales antes de vender números. Prepara los números y vales, asigna a una persona para cobrar y registra cada ingreso y premio entregado.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una acción benéfica?: Calcula una persona por cada 15 o 20 asistentes, además de una coordinación general. Organiza turnos de 2 a 3 horas y confirma la disponibilidad al menos 10 días antes para cubrir bajas.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones?: Envíalas 3 o 4 semanas antes y fija una fecha de cierre de inscripciones entre 7 y 10 días antes. Ese margen permite ajustar comida, mesas, sillas, vajilla y preferencias dietéticas.

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