Organiser une chasse au trésor GPS, étape par étape

Une chasse au trésor GPS réussie commence par un parcours réaliste, pas par les énigmes. Définissez d’abord la zone, la durée et le nombre de participants, puis testez chaque étape à l’avance. Préparez ensuite les équipes, les appareils et les points de contrôle avant d’envoyer les consignes. Le jour J, l’accueil doit permettre de vérifier les inscriptions, distribuer le matériel et lancer les groupes sans attente.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des participants
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Sélectionner la zone du parcours
2 personnes
6
Établir l’itinéraire GPS
2 personnes
7
Vérifier l’itinéraire à l’avance
2 personnes
8
Créer des défis pour le parcours
2 personnes
9
Définir les points de contrôle
2 personnes
10
Effectuer la réservation du point de départ
11
Faire la réservation du lieu de fin
12
Finaliser les accords de restauration
13
Vérifier les prévisions météo
14
Envoyer les informations aux participants
15
Répartir les équipes à l’avance
16
Recharger les appareils GPS
17
Charger les fichiers d’itinéraire
18
Rassembler le matériel
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
21
Installer le lieu de départ
3 personnes
22
Marquer les points du parcours
2 personnes
23
Installer la table d’accueil
2 personnes
24
Préparer la liste d’inscription

Événement

25
Accueillir les participants
2 personnes
26
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
27
Annoncer les équipes
28
Donner les explications du parcours
29
Distribuer les appareils GPS
2 personnes
30
Faire démarrer le premier groupe de parcours
2 personnes
31
Suivre les groupes de parcours par téléphone
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
33
Mettre les en-cas à disposition
2 personnes
34
Aider par téléphone les personnes restées sur place
35
Enregistrer les équipes d’arrivée
2 personnes
36
Récupérer les appareils GPS
2 personnes
37
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
38
Servir le buffet du dîner
3 personnes
39
Animer la remise des prix
40
Réapprovisionner les boissons pendant la clôture

Suivi

41
Rassembler le matériel
3 personnes
42
Rassembler les déchets
2 personnes
43
Faire la vaisselle
2 personnes
44
Nettoyer le lieu
3 personnes
45
Retirer les marquages de parcours
2 personnes
46
Recharger les appareils GPS
47
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
48
Gérer la caution et le matériel loué

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Appareils GPS portablesqté 6
Boussoleqté 6
Gilets réfléchissantsqté 6
Flèches de directionqté 30
Ruban de balisageqté 4
Classeurs d’exercicesqté 6

Équipement

Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Talkies-walkiesqté 4
Enceinte Bluetooth
Rallonge électriqueqté 2
Multipriseqté 2

Mobilier

Tablesqté 4
Chaisesqté 24
Tente de réception

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 30
Assiettesqté 24
Couvertsqté 24
Tasses à caféqté 24

Cuisine

Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Pinces de serviceqté 4
Planches à découperqté 2
Couteau de chefqté 2
Thermosqté 3
Carafe d’eauqté 2
Tire-bouchonsqté 3
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 8
Couvertures de pique-niqueqté 4

Éclairage

Lanternes LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Crème solaireqté 3
Ponchos de pluieqté 24

Bureau

Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 24
Marqueurs indélébilesqté 6
Papier d’impressionqté 50
Étiquettes nominativesqté 30
Prixqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Testez l’itinéraire GPS au moins une fois avant l’événement, idéalement dans les mêmes conditions horaires. Vérifiez les zones sans réseau, les détours possibles et le temps réel entre deux points de contrôle.
Répartissez les participants en équipes avant le départ et envoyez les informations au moins 48 heures à l’avance. Indiquez l’heure d’arrivée, le point de départ, la durée prévue et ce qu’il faut porter.
Rechargez tous les appareils GPS la veille et chargez les fichiers d’itinéraire avant l’accueil. Prévoyez une batterie externe et un câble de recharge par appareil utilisé en cas de panne ou de batterie faible.
Marquez les points du parcours avec des flèches ou du ruban de balisage uniquement après avoir vérifié l’itinéraire. Comptez environ 10 minutes par point pour installer, contrôler et retirer le balisage.
Préparez la table d’accueil au moins 30 minutes avant l’arrivée du premier groupe. Gardez la liste d’inscription, les gilets réfléchissants, les boussoles et les talkies-walkies au même endroit pour accélérer le départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une chasse au trésor GPS ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 semaines pour une organisation confortable. Ce délai permet de choisir la zone, réserver les lieux de départ et de fin, tester le parcours et recueillir les inscriptions.
Combien de temps dure une chasse au trésor GPS ?: Prévoyez généralement 2 à 3 heures pour le parcours, auxquelles s’ajoutent 30 minutes d’accueil et de briefing. Testez la durée réelle en marchant l’itinéraire avant de fixer l’horaire aux participants.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les consignes au moins 48 heures avant le départ. Rappelez le lieu, l’heure de rendez-vous, la composition des équipes, la météo prévue et les vêtements adaptés au parcours.
Que faire si la météo se dégrade le jour de la chasse au trésor ?: Vérifiez les prévisions 24 heures avant, puis de nouveau le matin même. Préparez une décision claire au moins 2 heures avant le départ : maintenir, raccourcir ou reporter le parcours selon la sécurité et l’état du terrain.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.