Eine GPS-Tour Schritt für Schritt organisieren
Bei einer GPS-Tour entscheidet die Vorbereitung darüber, ob die Gruppen sicher unterwegs sind und am Ende wieder zusammenfinden. Lege zuerst Gebiet, Route und Kontrollpunkte fest, prüfe die Strecke anschließend selbst und plane erst danach Aufgaben und Teams. Parallel dazu brauchst du einen Start- und Zielort, klare Teilnehmerinformationen und geladene Geräte. Am Veranstaltungstag zählen eine kurze Einweisung, sichtbare Markierungen und ein Empfangstisch mit Registrierungsliste.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Teilnehmerliste erstellen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Routenbereich auswählen
2 Personen
- 6
GPS-Route festlegen
2 Personen
- 7
Route im Voraus prüfen
2 Personen
- 8
Aufgaben für die Route erstellen
2 Personen
- 9
Kontrollpunkte festlegen
2 Personen
- 10
Reservierung für den Startort vornehmen
- 11
Buchung der Endlocation vornehmen
- 12
Cateringabsprachen festhalten
- 13
Wettervorhersage prüfen
- 14
Teilnehmerinformationen versenden
- 15
Teams im Voraus einteilen
- 16
GPS-Geräte aufladen
- 17
Routendateien laden
- 18
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Getränke kühlen
- 21
Startort aufbauen
3 Personen
- 22
Routenpunkte markieren
2 Personen
- 23
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
- 24
Registrierungsliste bereitlegen
Event
- 25
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 26
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 27
Teams bekannt geben
- 28
Routenbeschreibung geben
- 29
GPS-Geräte ausgeben
2 Personen
- 30
Erste Routegruppe starten lassen
2 Personen
- 31
Routegruppen telefonisch verfolgen
2 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
- 33
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 34
Zurückgebliebene telefonisch unterstützen
- 35
Zielteams registrieren
2 Personen
- 36
GPS-Geräte einsammeln
2 Personen
- 37
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
- 38
Abendbuffet servieren
3 Personen
- 39
Preisverleihung betreuen
- 40
Getränke während des Abbaus nachfüllen
Nachbereitung
- 41
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 42
Abfall sammeln
2 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 44
Location reinigen
3 Personen
- 45
Routenmarkierungen entfernen
2 Personen
- 46
GPS-Geräte aufladen
- 47
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 48
Kaution und Mietgegenstände abwickeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Sportmaterial
- Hand-GPS-GeräteAnz. 6
- KompassAnz. 6
- WarnwestenAnz. 6
- WegweiserAnz. 30
- MarkierungsbandAnz. 4
- AufgabenmappenAnz. 6
Ausstattung
- PowerbanksAnz. 6
- LadekabelAnz. 8
- Walkie-TalkiesAnz. 4
- Bluetooth-Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 2
- SteckdosenleisteAnz. 2
Mobiliar
- TischeAnz. 4
- StühleAnz. 24
- Festzelt
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 30
- TellerAnz. 24
- BestecksetsAnz. 24
- KaffeetassenAnz. 24
Küche
- KühlboxenAnz. 3
- ServierschalenAnz. 6
- ServierzangenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- KochmesserAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 3
- WasserkanneAnz. 2
- FlaschenöffnerAnz. 3
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltedosenAnz. 8
- PicknickdeckenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LaternenAnz. 4
- LichterkettenAnz. 2
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Set
- SonnencremeAnz. 3
- RegenponchosAnz. 24
Büro
- KlemmbretterAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 24
- Wasserfeste StifteAnz. 6
- DruckpapierAnz. 50
- NamensaufkleberAnz. 30
- PreiseAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Prüfe die geplante Route mindestens einmal vollständig vor Ort. Kontrolliere dabei Empfang, Abzweigungen, mögliche Sperrungen und die Zeit bis zum Ziel; eine digitale Route allein zeigt nicht, ob ein Weg praktisch begehbar ist.
- Plane die GPS-Tour mit festen Kontrollpunkten und einer Aufgabe pro Punkt. Lege zusätzlich eine verständliche Rückfallebene fest, falls ein Gerät ausfällt oder ein Weg kurzfristig nicht passierbar ist.
- Teile die Teilnehmenden vorab in Teams ein und verschicke die Informationen spätestens 48 Stunden vor dem Start. Nenne Treffpunkt, Startzeit, Dauer, Kleidung, Kontaktperson und was bei Verspätung zu tun ist.
- Lade GPS-Geräte, Powerbanks und Funkgeräte am Vorabend vollständig auf und prüfe die Routendateien auf jedem Gerät. Nimm Ladekabel und mindestens eine zusätzliche Strommöglichkeit mit, statt erst am Start nach Steckdosen zu suchen.
- Baue den Startort mindestens 60 Minuten vorher auf. Stelle Empfangstisch, Registrierungsliste, Warnwesten, Wegweiser und Materialien bereit und kühle die Getränke früh genug, damit die Ausgabe nicht erst nach der Rückkehr organisiert werden muss.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert die Vorbereitung einer GPS-Tour?
- Plane mindestens zwei bis vier Wochen für eine kleine GPS-Tour ein. Die Streckenprüfung, Reservierungen, Anmeldung und Teamaufteilung brauchen meist mehr Zeit als das Zusammenstellen der Ausrüstung.
- Wie viele Kontrollpunkte braucht eine GPS-Tour?
- Rechne bei einer Tour von zwei bis drei Stunden mit etwa vier bis sechs Kontrollpunkten. Setze sie so, dass ungefähr alle 25 bis 40 Minuten eine Aufgabe oder Orientierungshilfe folgt.
- Wie viele GPS-Geräte braucht man für eine GPS-Tour?
- Ein GPS-Gerät pro Team reicht, wenn die Route vorher geladen und getestet wurde. Plane zusätzlich mindestens ein Ersatzgerät oder eine Powerbank pro zwei bis drei Teams ein, damit ein technischer Ausfall nicht die ganze Tour stoppt.
- Wann sollte man die Teilnehmer einer GPS-Tour informieren?
- Schicke die wichtigsten Informationen spätestens 48 Stunden vor dem Termin. Eine kurze Erinnerung mit Wetterhinweis, Treffpunkt und Startzeit sollte zusätzlich am Vorabend verschickt werden.
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