Cómo organizar una Ruta GPS sin perder el control
Una Ruta GPS necesita más que elegir un recorrido y enviar una invitación. Empieza por definir la zona, comprobar la ruta sobre el terreno y repartir a los participantes en equipos antes del día del evento. Después prepara los puntos de control, los dispositivos y la recepción, dejando margen para cambios de tiempo o problemas de señal. Este plan reúne la secuencia completa para que la salida sea ordenada y la llegada esté preparada.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de participantes
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Seleccionar zona de recorrido
2 personas
- 6
Trazar la ruta GPS
2 personas
- 7
Comprobar la ruta con antelación
2 personas
- 8
Crear tareas para la ruta
2 personas
- 9
Registrar los puntos de control
2 personas
- 10
Hacer la reserva del punto de salida
- 11
Hacer la reserva del punto final
- 12
Cerrar acuerdos de catering
- 13
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 14
Enviar información a los participantes
- 15
Asignar los equipos por adelantado
- 16
Cargar dispositivos GPS
- 17
Cargar los archivos de la ruta
- 18
Reunir los materiales
2 personas
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Enfriar bebidas
- 21
Montar el lugar de salida
3 personas
- 22
Marcar los puntos de la ruta
2 personas
- 23
Preparar la mesa de recepción
2 personas
- 24
Preparar la lista de registro
Evento
- 25
Recepción de participantes
2 personas
- 26
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
- 27
Anunciar los equipos
- 28
Dar explicaciones de la ruta
- 29
Repartir los dispositivos GPS
2 personas
- 30
Hacer que salga el primer grupo de la ruta
2 personas
- 31
Dar seguimiento telefónico a los grupos de ruta
2 personas
- 32
Rellenar las bebidas
- 33
Preparar los tentempiés
2 personas
- 34
Ayudar por teléfono a los que se quedan atrás
- 35
Registrar a los equipos de llegada
2 personas
- 36
Recoger los dispositivos GPS
2 personas
- 37
Preparar el bufé de cena
3 personas
- 38
Servir el bufé de cena
3 personas
- 39
Coordinar la entrega de premios
- 40
Reponer bebidas durante el cierre
Seguimiento
- 41
Reunir los materiales
3 personas
- 42
Recoger la basura
2 personas
- 43
Lavar la vajilla
2 personas
- 44
Limpiar el lugar
3 personas
- 45
Retirar la señalización del recorrido
2 personas
- 46
Cargar dispositivos GPS
- 47
Devolver el material prestado
2 personas
- 48
Gestionar la fianza y los artículos alquilados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Material deportivo
- Dispositivos GPS portátilescant. 6
- Brújulacant. 6
- Chalecos reflectantescant. 6
- Flechas de rutacant. 30
- Cinta de señalizacióncant. 4
- Carpetas de tareascant. 6
Equipo
- Baterías externascant. 6
- Cables de cargacant. 8
- Walkie-talkiescant. 4
- Altavoz Bluetooth
- Cable alargadorcant. 2
- Regletacant. 2
Mobiliario
- Mesascant. 4
- Sillascant. 24
- Carpa plegable
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 30
- Platoscant. 24
- Cubiertoscant. 24
- Tazas de cafécant. 24
Cocina
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de servircant. 6
- Pinzas de servircant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillo de chefcant. 2
- Termoscant. 3
- Jarra de aguacant. 2
- Abrebotellascant. 3
- Papel de aluminiocant. 2
- Recipientes herméticoscant. 8
- Mantas de picniccant. 4
Iluminación
- Faroles LEDcant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 2
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Protector solarcant. 3
- Ponchos para la lluviacant. 24
Oficina
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 24
- Rotuladores permanentescant. 6
- Papel de impresióncant. 50
- Pegatinas con nombrecant. 30
- Premioscant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Comprueba la ruta con antelación y recórrela completa: verifica la cobertura, los desvíos y el lugar exacto de cada punto de control antes de cargar el archivo en los dispositivos GPS.
- Asigna los equipos antes del evento y entrega a cada grupo su carpeta de tareas, dispositivo GPS, brújula y chalecos reflectantes. Así evitas formar grupos y explicar instrucciones cuando ya deberían estar saliendo.
- Carga todos los dispositivos GPS y lleva baterías externas y cables de carga de repuesto. Carga también los archivos de la ruta el día anterior y abre uno para confirmar que se visualiza correctamente.
- Prepara la recepción bajo una carpa plegable si existe riesgo de lluvia y organiza la lista de registro por equipos. Ten listas las indicaciones de salida, los walkie-talkies y la señalización antes de que llegue el primer participante.
- Cierra con tiempo el catering y recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción. Enfría las bebidas en neveras portátiles y calcula la vajilla, las mesas y las sillas según el número confirmado, no según una estimación inicial.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que preparar una ruta GPS?
- Comprueba el recorrido al menos 7 días antes de la salida para poder corregir desvíos, puntos de control o reservas. Carga los archivos en los dispositivos el día anterior y haz una prueba rápida.
- ¿Cuándo hay que asignar los equipos de una Ruta GPS?
- Asigna los equipos como mínimo 48 horas antes del evento y envía la información junto con la hora y el punto de salida. Así los participantes pueden llegar preparados y el registro no se atasca.
- ¿Qué hay que revisar el día antes de una ruta GPS?
- Revisa la previsión meteorológica, carga los dispositivos, comprueba los archivos de la ruta y reúne la señalización. También confirma las reservas de salida y llegada y el número final de participantes.
- ¿Cuántos puntos de control necesita una Ruta GPS?
- El número depende de la duración y de las tareas, pero define todos los puntos antes de probar el recorrido. Registra su ubicación exacta y prepara las flechas o la cinta de señalización para cada lugar que pueda generar dudas.
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