Zo organiseer je een GPS-tocht zonder verrassingen
Een GPS-tocht organiseren begint niet bij de opdrachten, maar bij een route die je vooraf zelf volledig loopt. Kies eerst het routegebied, bepaal de afstand en leg vast waar teams starten, pauzeren en eindigen. Daarna regel je deelnemers, teams, GPS-apparaten, routebestanden en controlepunten in een vaste volgorde. Plan bovendien tijd voor een proefronde: slecht bereik, lege batterijen of onduidelijke markeringen vallen meestal pas op als je de route echt controleert.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Deelnemerslijst opstellen
- 2
Uitnodigingen versturen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Routegebied selecteren
2 personen
- 6
GPS-route uitzetten
2 personen
- 7
Route vooraf controleren
2 personen
- 8
Opdrachten voor route maken
2 personen
- 9
Controlepunten vastleggen
2 personen
- 10
Reservering startlocatie maken
- 11
Reservering eindlocatie maken
- 12
Cateringafspraken vastleggen
- 13
Weersverwachting controleren
- 14
Deelnemersinformatie versturen
- 15
Teams vooraf indelen
- 16
GPS-apparaten opladen
- 17
Routebestanden laden
- 18
Materialen verzamelen
2 personen
- 19
Boodschappen doen
2 personen
- 20
Dranken koelen
- 21
Startlocatie opbouwen
3 personen
- 22
Routepunten markeren
2 personen
- 23
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
- 24
Registratielijst klaarleggen
Event
- 25
Deelnemers ontvangen
2 personen
- 26
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
- 27
Teams bekendmaken
- 28
Route-uitleg geven
- 29
GPS-apparaten uitdelen
2 personen
- 30
Eerste routegroep laten starten
2 personen
- 31
Routegroepen telefonisch volgen
2 personen
- 32
Dranken bijvullen
- 33
Tussendoortjes klaarzetten
2 personen
- 34
Achterblijvers telefonisch helpen
- 35
Finishteams registreren
2 personen
- 36
GPS-apparaten innemen
2 personen
- 37
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
- 38
Dinerbuffet serveren
3 personen
- 39
Prijsuitreiking begeleiden
- 40
Dranken bijvullen tijdens afsluiting
Nazorg
- 41
Materialen verzamelen
3 personen
- 42
Afval verzamelen
2 personen
- 43
Servies afwassen
2 personen
- 44
Locatie schoonmaken
3 personen
- 45
Routemarkeringen verwijderen
2 personen
- 46
GPS-apparaten opladen
- 47
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 48
Borg en gehuurde spullen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Sportmateriaal
- Handheld GPS-apparatenaantal 6
- Kompasaantal 6
- Reflecterende hesjesaantal 6
- Routepijlenaantal 30
- Markeringslintaantal 4
- Opdrachtenmappenaantal 6
Apparatuur
- Powerbanksaantal 6
- Oplaadkabelsaantal 8
- Walkietalkiesaantal 4
- Bluetoothspeaker
- Verlengkabelaantal 2
- Stekkerdoosaantal 2
Meubilair
- Tafelsaantal 4
- Stoelenaantal 24
- Partytent
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 30
- Bordenaantal 24
- Besteksetsaantal 24
- Koffiekopjesaantal 24
Keuken
- Koelboxenaantal 3
- Serveerschalenaantal 6
- Serveertangenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Koksmesaantal 2
- Thermoskannenaantal 3
- Waterkanaantal 2
- Flessenopenersaantal 3
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudbakkenaantal 8
- Picknickdekensaantal 4
Verlichting
- Led-lantaarnsaantal 4
- Lichtsnoerenaantal 2
Veiligheid
- EHBO-kit
- Zonnebrandcrèmeaantal 3
- Regenponcho'saantal 24
Kantoor
- Klembordenaantal 6
- Balpennenaantal 24
- Watervaste stiftenaantal 6
- Printpapieraantal 50
- Naamstickersaantal 30
- Prijzenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Loop de volledige route uiterlijk één week vooraf en controleer elk controlepunt. Test daarbij niet alleen de GPS-coördinaten, maar ook of routepijlen en markeringslint opvallen zonder de omgeving te ontsieren.
- Laad alle GPS-apparaten de avond ervoor volledig op en laad de routebestanden opnieuw in. Leg per team een powerbank en passende oplaadkabel klaar; reken niet op één apparaat zonder reserve.
- Stuur deelnemersinformatie minimaal 3 dagen vooraf. Vermeld het startuur, de verwachte looptijd, kledingadvies, teamindeling en wat deelnemers zelf moeten meenemen, zodat je bij de ontvangst geen lange uitleg hoeft te geven.
- Plan de start in blokken van ongeveer 5 minuten wanneer je meerdere teams hebt. Zo vertrekken teams niet allemaal tegelijk en ontstaan er minder opstoppingen bij opdrachten en controlepunten.
- Controleer de weersverwachting 24 uur voor de tocht en maak de startlocatie daarop klaar. Een partytent, tafels, stoelen en koelboxen zijn vooral nodig wanneer deelnemers moeten wachten of na afloop buiten blijven.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt het om een GPS-tocht te organiseren?
- Reken op 3 tot 4 weken voor een tocht met meerdere teams. Gebruik de eerste week voor deelnemers en routegebied, de tweede voor route en opdrachten, en reserveer de laatste 3 dagen voor controle en materiaal.
- Hoeveel kilometer moet een GPS-tocht zijn?
- Voor een tocht van ongeveer 3 uur is 8 tot 12 kilometer meestal werkbaar, afhankelijk van terrein en opdrachten. Reken per controlepunt extra tijd; 6 tot 10 punten geeft vaak genoeg afwisseling zonder dat de route onoverzichtelijk wordt.
- Hoeveel GPS-apparaten heb je nodig voor een GPS-tocht?
- Neem minimaal één handheld GPS-apparaat per team mee en regel één reserveapparaat per 4 à 5 teams. Laad alles de avond ervoor op en controleer vóór de start of elk routebestand correct is geladen.
- Wanneer stuur je de informatie voor een GPS-tocht?
- Stuur de praktische deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vóór de tocht. Bevestig de definitieve weersafweging en eventuele laatste wijzigingen nogmaals 24 uur vooraf.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!