Organiser une chasse au trésor GPS sans rien oublier

Une chasse au trésor GPS se prépare en trois temps : concevoir le parcours, organiser les équipes et sécuriser le départ comme l’arrivée. Prévoyez une vérification sur le terrain avant d’envoyer les informations finales. Le jour J, les GPS doivent être chargés, les itinéraires déjà installés et le matériel réparti par équipe. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs, des inscriptions jusqu’à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Sélectionner la zone du parcours
2 personnes
Établir l’itinéraire GPS
2 personnes
Vérifier l’itinéraire à l’avance
2 personnes
Créer des défis pour le parcours
2 personnes
Définir les points de contrôle
2 personnes
Effectuer la réservation du point de départ
Faire la réservation du lieu de fin
Finaliser les accords de restauration
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Répartir les équipes à l’avance
Recharger les appareils GPS
Charger les fichiers d’itinéraire
Rassembler le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Installer le lieu de départ
3 personnes
Marquer les points du parcours
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Préparer la liste d’inscription

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Annoncer les équipes
Donner les explications du parcours
Distribuer les appareils GPS
2 personnes
Faire démarrer le premier groupe de parcours
2 personnes
Suivre les groupes de parcours par téléphone
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Mettre les en-cas à disposition
2 personnes
Aider par téléphone les personnes restées sur place
Enregistrer les équipes d’arrivée
2 personnes
Récupérer les appareils GPS
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le buffet du dîner
3 personnes
Animer la remise des prix
Réapprovisionner les boissons pendant la clôture

Suivi

Rassembler le matériel
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer les marquages de parcours
2 personnes
Recharger les appareils GPS
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer la caution et le matériel loué

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Appareils GPS portablesqté 6
Boussoleqté 6
Gilets réfléchissantsqté 6
Flèches de directionqté 30
Ruban de balisageqté 4
Classeurs d’exercicesqté 6

Équipement

Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Talkies-walkiesqté 4
Enceinte Bluetooth
Rallonge électriqueqté 2
Multipriseqté 2

Mobilier

Tablesqté 4
Chaisesqté 24
Tente de réception

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 30
Assiettesqté 24
Couvertsqté 24
Tasses à caféqté 24

Cuisine

Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Pinces de serviceqté 4
Planches à découperqté 2
Couteau de chefqté 2
Thermosqté 3
Carafe d’eauqté 2
Tire-bouchonsqté 3
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 8
Couvertures de pique-niqueqté 4

Éclairage

Lanternes LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Crème solaireqté 3
Ponchos de pluieqté 24

Bureau

Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 24
Marqueurs indélébilesqté 6
Papier d’impressionqté 50
Étiquettes nominativesqté 30
Prixqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Testez l’itinéraire complet au moins 7 jours avant la chasse. Vérifiez les zones sans réseau, les détours possibles et la visibilité des flèches ou du ruban de balisage.
Chargez les appareils GPS et les batteries externes la veille, puis installez les fichiers d’itinéraire avant l’arrivée des participants. Prévoyez un câble de recharge par type d’appareil utilisé.
Répartissez les équipes avant le départ et communiquez leur composition avec les horaires, le point de rendez-vous et les consignes de sécurité au moins 48 heures à l’avance.
Préparez les points de contrôle avec un moyen de contact séparé. Des talkies-walkies sont utiles lorsque plusieurs équipes sont éloignées ou qu’une partie du parcours ne permet pas d’appeler facilement.
Ne laissez pas la restauration au dernier moment : confirmez les besoins alimentaires, refroidissez les boissons et installez la table d’accueil avant l’heure prévue. Gardez de l’eau, des gobelets et une solution de repli si la météo change.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une chasse au trésor GPS ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Réservez le départ et l’arrivée au moins 14 jours avant, puis finalisez les équipes et les consignes 48 heures avant l’événement.
Quand faut-il tester le parcours GPS ?: Faites un repérage complet 7 à 10 jours avant la chasse. Refaites ensuite un contrôle rapide la veille pour vérifier les balises, la météo et les éventuelles modifications du terrain.
Combien de GPS faut-il prévoir pour une chasse au trésor ?: Comptez au minimum un appareil GPS par équipe, plus 1 appareil de secours pour 4 à 5 équipes. Prévoyez aussi une boussole et une batterie externe par équipe si le parcours dure plusieurs heures.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations pratiques au moins 48 heures avant le départ. Indiquez l’heure de rendez-vous, l’adresse, la durée prévue, la composition des équipes, l’équipement conseillé et le numéro à contacter en cas de problème.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.