Organiser une cérémonie de remise des prix, étape par étape

Une cérémonie de remise des prix se prépare dans un ordre précis : commencez par la date, le lieu et les catégories, puis verrouillez les jurés, les critères et les nominés. Les invitations, le traiteur et le matériel technique doivent être coordonnés avec le programme. Prévoyez aussi un déroulé minute par minute et une répétition de la remise. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les trophées et la confidentialité des gagnants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir les catégories de prix
3 personnes
3
Confirmer les jurés
2 personnes
4
Établir la liste des nominés
3 personnes
5
Définir les critères d’évaluation
3 personnes
6
Collecter les nominations
2 personnes
7
Concevoir les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
11
Réserver un animateur
2 personnes
12
Composer la sélection musicale
2 personnes
13
Établir le programme et le planning
3 personnes
14
Réserver le catering
2 personnes
15
Réserver le mobilier
2 personnes
16
Réserver le matériel audio
2 personnes
17
Commander les trophées
2 personnes
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Rassembler les présentations
2 personnes
20
Garder les gagnants secrets
2 personnes
21
Répéter la remise des prix
4 personnes
22
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
23
Confirmer les détails du catering
2 personnes
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Vérifier les trophées
2 personnes
27
Trier les enveloppes de prix
2 personnes
28
Trier les badges nominatifs
2 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Réception des livraisons
2 personnes
31
Vérifier l’espace
2 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
35
Installer la scène et le pupitre
4 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Exposer les trophées
2 personnes
38
Aménager le vestiaire
2 personnes
39
Brancher le matériel audio
2 personnes
40
Tester l’éclairage
2 personnes
41
Tester les présentations
2 personnes
42
Tester les microphones
2 personnes
43
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
44
Mettre les boissons au frais
2 personnes
45
Préparer le café et le thé
2 personnes
46
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
47
Donner le briefing au présentateur
2 personnes

Événement

48
Accueillir les invités
4 personnes
49
Enregistrer la présence
2 personnes
50
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
51
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Accompagner les invités vers la salle
2 personnes
55
Ouvrir la cérémonie
56
Présenter les nominés
2 personnes
57
Remettre les trophées
3 personnes
58
Photographier les gagnants
2 personnes
59
Servir les boissons de la pause
3 personnes
60
Ouvrir le buffet
2 personnes
61
Servir le buffet
5 personnes
62
Dégager les tables
3 personnes
63
Servir le dessert
3 personnes
64
Animer le moment de networking
2 personnes
65
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
66
Annoncer le dernier tour
67
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

68
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Éteindre l’équipement
2 personnes
72
Retirer la décoration
3 personnes
73
Remettre le mobilier en place
4 personnes
74
Nettoyer la cuisine
3 personnes
75
Nettoyer la salle
3 personnes
76
Vérifier les toilettes
2 personnes
77
Préparer le matériel des fournisseurs
2 personnes
78
Retourner les matériels de location
2 personnes
79
Ranger le stock restant
2 personnes
80
Archiver les photos et les fichiers
2 personnes
81
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
82
Informer les gagnants
2 personnes
83
Publier la liste des prix
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Scène
Lutrin
Tables de réceptionqté 4
Tables rondesqté 12
Chaisesqté 140
Tables de buffetqté 6
Table d'inscription
Portantsqté 4
Tabourets de barqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 160
Verres à eauqté 160
Verres à champagneqté 140
Tasses à caféqté 140
Cuillères à caféqté 140
Assiettes de dînerqté 160
Assiettes à dessertqté 160
Sets de couverts pour le dînerqté 160
Plateaux de serviceqté 24
Pinces de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 16
Pichets à caféqté 6

Décoration

Fond de scène des prix
Chemins de tableqté 16
Décorations de tableqté 16
Compositions floralesqté 16
Arches de ballonsqté 2
Rubansqté 12
Présentoirs à menusqté 16
Numéros de tableqté 12
Numéros de vestiaireqté 160

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Écran de présentation
Vidéoprojecteur
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pains de glaceqté 16

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Inscription

Badges nominatifsqté 160
Porte-badgesqté 160
Marqueursqté 12
Stylosqté 30
Formulaires d’inscriptionqté 160
Presse-papiersqté 6
Braceletsqté 160

Récompenses

Trophéesqté 12
Enveloppes pour les prixqté 12
Certificatsqté 24
Classeurs de certificatsqté 24
Cliqueur de présentation
Tableau des gagnants

Sécurité

Passe-câblesqté 12
Tapis antidérapantsqté 8
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis bloquez rapidement les jurés et l’animateur. Sans ces disponibilités, le programme et les invitations restent provisoires.
Définissez les catégories et les critères avant de collecter les nominations. Prévoyez une date limite claire pour recevoir les candidatures et laissez quelques jours aux jurés pour les évaluer.
Construisez le programme autour des temps incompressibles : accueil, présentations, remise des prix, pauses et repas. Une répétition complète avant l’événement permet de vérifier les interventions, le lutrin, la scène et le son.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et confirmez-les avec le traiteur avant de finaliser le nombre de convives. Vérifiez aussi que la vaisselle, les tables et les chaises correspondent à la configuration prévue.
Gardez les gagnants secrets jusqu’à la cérémonie en limitant l’accès à la liste définitive. Préparez les trophées, les badges et les présentations au plus tard la veille, puis contrôlez chaque nom avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une cérémonie de remise des prix ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour une cérémonie avec jurés, nominations, traiteur et trophées. Ce délai laisse environ 2 semaines pour définir les catégories et les critères, puis plusieurs semaines pour les candidatures et les évaluations.
Quand envoyer les invitations pour une remise des prix ?: Envoyez les invitations 6 à 8 semaines avant la cérémonie, avec une date limite de réponse fixée environ 3 semaines avant l’événement. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires et les informations nécessaires aux badges nominatifs.
Quand commander les trophées ?: Commandez les trophées dès que les catégories et le nombre de récompenses sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant la cérémonie. Gardez quelques jours pour vérifier les gravures, les quantités et les éventuelles corrections.
Comment éviter de révéler les gagnants avant la cérémonie ?: Conservez la liste définitive dans un fichier à accès limité et transmettez uniquement les informations nécessaires aux personnes chargées des présentations. Faites une vérification finale 24 heures avant l’événement, sans diffuser la liste complète aux invités.

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