Zo organiseer je een awardceremonie zonder last-minute stress

Begin met de inhoud van de avond, niet met de decoratie. Leg eerst de awardcategorieën, jury, beoordelingscriteria en planning vast; daarna kun je nominaties, gasten en leveranciers gericht regelen. Een awardceremonie loopt meestal mis wanneer presentaties, winnaars of techniek pas op de laatste dag worden gecontroleerd. Werk daarom terug vanaf de uitreiking, plan een repetitie en maak één definitieve gastenlijst met dieetwensen, tafelindeling en benodigdheden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Awardcategorieën bepalen
3 personen
3
Juryleden bevestigen
2 personen
4
Genomineerdenlijst opstellen
3 personen
5
Beoordelingscriteria vastleggen
3 personen
6
Nominaties verzamelen
2 personen
7
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
2 personen
11
Presentator vastleggen
2 personen
12
Muziekselectie samenstellen
2 personen
13
Programma en tijdschema maken
3 personen
14
Catering reserveren
2 personen
15
Meubilair reserveren
2 personen
16
Audiomateriaal reserveren
2 personen
17
Trofeeën bestellen
2 personen
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Presentaties verzamelen
2 personen
20
Winnaars geheimhouden
2 personen
21
Prijsuitreiking repeteren
4 personen
22
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
23
Cateringdetails bevestigen
2 personen
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Trofeeën controleren
2 personen
27
Prijsenveloppen sorteren
2 personen
28
Naambadges sorteren
2 personen
29
Locatie openen
2 personen
30
Leveringen ontvangen
2 personen
31
Ruimte controleren
2 personen
32
Tafels opstellen
4 personen
33
Stoelen plaatsen
4 personen
34
Registratiebalie inrichten
2 personen
35
Podium en lessenaar plaatsen
4 personen
36
Decoratie ophangen
3 personen
37
Trofeeën uitstallen
2 personen
38
Garderobe inrichten
2 personen
39
Audiomateriaal aansluiten
2 personen
40
Verlichting testen
2 personen
41
Presentaties testen
2 personen
42
Microfoons testen
2 personen
43
Catering klaarzetten
4 personen
44
Dranken koud zetten
2 personen
45
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
46
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
47
Briefing presentator geven
2 personen

Event

48
Gasten ontvangen
4 personen
49
Aanwezigheid registreren
2 personen
50
Naambadges uitdelen
2 personen
51
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
52
Hapjes serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Gasten naar zaal begeleiden
2 personen
55
Ceremonie openen
56
Genomineerden presenteren
2 personen
57
Awards uitreiken
3 personen
58
Winnaars fotograferen
2 personen
59
Pauzedrankjes serveren
3 personen
60
Buffet openen
2 personen
61
Buffet serveren
5 personen
62
Tafels afruimen
3 personen
63
Dessert serveren
3 personen
64
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
65
Koffie en thee bijvullen
2 personen
66
Laatste ronde aankondigen
67
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

68
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Apparatuur uitschakelen
2 personen
72
Decoratie verwijderen
3 personen
73
Meubilair terugplaatsen
4 personen
74
Keuken schoonmaken
3 personen
75
Zaal schoonmaken
3 personen
76
Toiletten controleren
2 personen
77
Leveranciersmateriaal klaarzetten
2 personen
78
Huurmaterialen retourneren
2 personen
79
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
80
Foto's en bestanden archiveren
2 personen
81
Bedankberichten versturen
2 personen
82
Winnaars informeren
2 personen
83
Prijslijst publiceren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podium
Lessenaar
Receptietafelsaantal 4
Ronde tafelsaantal 12
Stoelenaantal 140
Buffettafelsaantal 6
Registratietafel
Garderoberekkenaantal 4
Barkrukkenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 160
Waterglazenaantal 160
Champagneglazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 140
Koffielepelsaantal 140
Dinerbordenaantal 160
Dessertbordenaantal 160
Dinerbesteksetsaantal 160
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 12
Waterkannenaantal 16
Koffiekannenaantal 6

Decoratie

Awardachterwand
Tafellopersaantal 16
Tafeldecoratiesaantal 16
Bloemstukkenaantal 16
Ballonnenbogenaantal 2
Lintenaantal 12
Menukaartenhoudersaantal 16
Tafelnummersaantal 12
Garderobenummersaantal 160

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Presentatiescherm
Beamer
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Sfeerlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelelementenaantal 16

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Registratie

Naambadgesaantal 160
Badgehoudersaantal 160
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 30
Registratieformulierenaantal 160
Klembordenaantal 6
Polsbandjesaantal 160

Awards

Trofeeënaantal 12
Prijsenveloppenaantal 12
Certificatenaantal 24
Certificaatmappenaantal 24
Presentatieklikker
Winnaarsbord

Veiligheid

Kabelmattenaantal 12
Antislipmattenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de categorieën, criteria en jury uiterlijk zes weken voor de ceremonie vast. Geef genomineerden daarna een duidelijke sluitingsdatum voor nominaties en verzamel alle gegevens in één overzicht.
Maak het programma per kwartier. Reserveer naast ontvangst, speeches en prijsuitreiking ook tijd voor wissels op het podium, applaus, foto’s en een korte technische controle.
Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en bevestig het definitieve aantal gasten uiterlijk zeven dagen voor het event aan de cateraar. Controleer daarbij ook servies, glazen, buffettafels en serveermateriaal.
Bestel trofeeën pas nadat de winnaarsnamen en spelling gecontroleerd zijn, maar zorg dat de awards minimaal twee weken vooraf binnen zijn. Bewaar de winnaarslijst beperkt toegankelijk en maak een aparte volgorde voor de presentator.
Repeteer de prijsuitreiking minstens één keer op locatie. Test microfoons, presentaties, muziek en de doorgang naar podium en lessenaar; zet registratie, garderobe en naamkaartjes klaar voordat de eerste gast arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een awardceremonie te organiseren?: Reken op minimaal zes tot acht weken voor een ceremonie met nominaties, jury en catering. Plan de locatie, categorieën en jury in de eerste week; houd de laatste zeven dagen vrij voor bevestigingen en controles.
Hoeveel tijd moet je per awardcategorie rekenen?: Plan gemiddeld vijf tot zeven minuten per categorie voor de aankondiging, winnaar, uitreiking en foto. Bij tien categorieën betekent dat ongeveer 50 tot 70 minuten, exclusief speeches en pauzes.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een awardceremonie versturen?: Verstuur uitnodigingen bij voorkeur vier tot zes weken vooraf en sluit aanmeldingen zeven tot tien dagen voor de ceremonie. Zo houd je tijd over voor dieetwensen, naamkaartjes, tafelindeling en de definitieve cateringbestelling.
Wanneer bestel je trofeeën voor een awardceremonie?: Bestel de trofeeën uiterlijk twee weken voor het event en controleer de namen zodra ze binnen zijn. Plan vóór de repetitie een laatste controle van categorie, winnaar en uitreikingsvolgorde.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.