Eine Preisverleihung Schritt für Schritt organisieren

Eine Preisverleihung gelingt, wenn Entscheidungen, Einladungen und Produktion in der richtigen Reihenfolge geplant werden. Lege zuerst Termin, Ort, Kategorien und Bewertungskriterien fest, bevor du Nominierungen sammelst oder Einladungen verschickst. Danach folgen Jury, Moderation, Programm, Catering und Technik. Plane außerdem eine Probe ein: Präsentationen, Musik, Trophäen und die Übergabe auf der Bühne müssen am Veranstaltungstag zusammenspielen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Preiskategorien festlegen
3 Personen
3
Jurymitglieder bestätigen
2 Personen
4
Nominiertenliste erstellen
3 Personen
5
Bewertungskriterien festlegen
3 Personen
6
Nominierungen sammeln
2 Personen
7
Einladungen gestalten
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
11
Moderator festlegen
2 Personen
12
Musikauswahl zusammenstellen
2 Personen
13
Programm und Zeitplan erstellen
3 Personen
14
Catering reservieren
2 Personen
15
Möbel reservieren
2 Personen
16
Audiomaterial reservieren
2 Personen
17
Trophäen bestellen
2 Personen
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Präsentationen sammeln
2 Personen
20
Gewinner geheim halten
2 Personen
21
Preisverleihung proben
4 Personen
22
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
23
Cateringdetails bestätigen
2 Personen
24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
2 Personen
26
Trophäen prüfen
2 Personen
27
Preisumschläge sortieren
2 Personen
28
Namensschilder sortieren
2 Personen
29
Location öffnen
2 Personen
30
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
31
Raum kontrollieren
2 Personen
32
Tische aufstellen
4 Personen
33
Stühle aufstellen
4 Personen
34
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
35
Bühne und Rednerpult aufstellen
4 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Trophäen aufstellen
2 Personen
38
Garderobe einrichten
2 Personen
39
Audioausrüstung anschließen
2 Personen
40
Beleuchtung testen
2 Personen
41
Präsentationen testen
2 Personen
42
Mikrofone testen
2 Personen
43
Catering bereitstellen
4 Personen
44
Getränke kalt stellen
2 Personen
45
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
46
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
47
Briefing für den Moderator geben
2 Personen

Event

48
Gäste empfangen
4 Personen
49
Anwesenheit erfassen
2 Personen
50
Namensschilder verteilen
2 Personen
51
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
52
Snacks servieren
4 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Gäste in den Saal begleiten
2 Personen
55
Zeremonie eröffnen
56
Nominierte vorstellen
2 Personen
57
Auszeichnungen überreichen
3 Personen
58
Gewinner fotografieren
2 Personen
59
Pausengetränke servieren
3 Personen
60
Buffet eröffnen
2 Personen
61
Buffet servieren
5 Personen
62
Tische abräumen
3 Personen
63
Dessert servieren
3 Personen
64
Networking begleiten
2 Personen
65
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
66
Letzte Runde ankündigen
67
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

68
Fundsachen sammeln
2 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Abfall sammeln
3 Personen
71
Geräte ausschalten
2 Personen
72
Dekoration entfernen
3 Personen
73
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
74
Küche reinigen
3 Personen
75
Saal reinigen
3 Personen
76
Toiletten kontrollieren
2 Personen
77
Material des Lieferanten bereitstellen
2 Personen
78
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
79
Restbestand einlagern
2 Personen
80
Fotos und Dateien archivieren
2 Personen
81
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
82
Gewinner informieren
2 Personen
83
Preisliste veröffentlichen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Bühne
Pult
EmpfangstischeAnz. 4
Runde TischeAnz. 12
StühleAnz. 140
BuffetischeAnz. 6
Registrierungstisch
GarderobenständerAnz. 4
BarhockerAnz. 8

Geschirr

WeingläserAnz. 160
WassergläserAnz. 160
ChampagnergläserAnz. 140
KaffeetassenAnz. 140
KaffeelöffelAnz. 140
Dinner-TellerAnz. 160
DesserttellerAnz. 160
Abendbesteck-SetsAnz. 160
ServierschalenAnz. 24
ServierzangenAnz. 12
WasserkannenAnz. 16
KaffeekannenAnz. 6

Dekoration

Award-Hintergrundwand
TischläuferAnz. 16
TischdekorationenAnz. 16
BlumenarrangementsAnz. 16
BallonbögenAnz. 2
BänderAnz. 12
MenükartenhalterAnz. 16
TischnummernAnz. 12
GarderobennummernAnz. 160

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
Laptop
Präsentationsbildschirm
Beamer
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KühlelementeAnz. 16

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4

Registrierung

NamensschilderAnz. 160
BadgehalterAnz. 160
StifteAnz. 12
StifteAnz. 30
RegistrierungsformulareAnz. 160
KlemmbretterAnz. 6
ArmbänderAnz. 160

Auszeichnungen

TrophäenAnz. 12
PreisumschlägeAnz. 12
ZertifikateAnz. 24
ZertifikatsmappenAnz. 24
Präsentationsklicker
Gewinnerboard

Sicherheit

KabelmattenAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Kategorien, Kriterien und Jury, bevor du Nominierungen öffnest. So wissen alle Beteiligten, wonach bewertet wird, und du vermeidest nachträgliche Änderungen an der Nominiertenliste.
Verschicke Einladungen erst, wenn Programm, Ort und Anmeldemöglichkeit feststehen. Plane mindestens 2 bis 3 Wochen für Rückmeldungen ein und erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung.
Sammle Präsentationen, Laudationes und Musik frühzeitig in einer gemeinsamen Ablage. Setze eine verbindliche Abgabefrist etwa 7 Tage vor der Preisverleihung, damit die Moderation den Ablauf prüfen kann.
Bestätige Catering, Möbel und Audiomaterial spätestens 7 Tage vorher noch einmal mit Mengen und Aufbauzeiten. Vergessene Details wie Champagnergläser, Wasserkannen, ein Registrierungstisch oder ein Pult fallen sonst oft erst beim Aufbau auf.
Halte die Gewinnerliste bis zur Probe und bis zur Veranstaltung vertraulich. Probiere die Preisverleihung mindestens einmal vollständig mit Moderator, Präsentationen, Musik, Trophäen und Bühnenwegen durch.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Preisverleihung organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten 2 Wochen legst du Termin, Ort, Kategorien, Kriterien und Jury fest; danach folgen Nominierungen, Einladungen und die Detailplanung.
Wann sollte man die Einladungen zur Preisverleihung verschicken?: Verschicke sie etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Gib den Gästen mindestens 2 Wochen für die Anmeldung und frage dabei sofort Ernährungswünsche sowie besondere Anforderungen ab.
Wann bestellt man Trophäen und Namensschilder?: Bestelle die Trophäen mindestens 4 Wochen vorher und prüfe die Lieferung spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Namensschilder solltest du nach Ablauf der Anmeldefrist erstellen, normalerweise 5 bis 7 Tage vorher.
Wie oft sollte man eine Preisverleihung proben?: Eine vollständige Probe mindestens 1 bis 2 Tage vorher ist sinnvoll. Bei mehreren Kategorien, Präsentationen oder komplexer Audiotechnik solltest du zusätzlich 2 bis 3 Stunden für einen Technik- und Ablaufcheck am Veranstaltungstag einplanen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.