Checklist pour organiser une cérémonie de remise des prix

Une cérémonie de remise des prix réussie repose sur un calendrier précis, surtout lorsque les gagnants doivent rester secrets jusqu’à l’annonce. Commencez par fixer la date, le lieu et les catégories, puis avancez vers les jurés, les nominés, les invitations et le programme. Les réservations du traiteur, du mobilier et du matériel audio doivent être confirmées avant la dernière semaine. Cette checklist vous aide à suivre les 83 tâches et les 83 fournitures du plan, dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir les catégories de prix
3 personnes
Confirmer les jurés
2 personnes
Établir la liste des nominés
3 personnes
Définir les critères d’évaluation
3 personnes
Collecter les nominations
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Réserver un animateur
2 personnes
Composer la sélection musicale
2 personnes
Établir le programme et le planning
3 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le mobilier
2 personnes
Réserver le matériel audio
2 personnes
Commander les trophées
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Rassembler les présentations
2 personnes
Garder les gagnants secrets
2 personnes
Répéter la remise des prix
4 personnes
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Confirmer les détails du catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les trophées
2 personnes
Trier les enveloppes de prix
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la scène et le pupitre
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Exposer les trophées
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Brancher le matériel audio
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
Donner le briefing au présentateur
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les invités vers la salle
2 personnes
Ouvrir la cérémonie
Présenter les nominés
2 personnes
Remettre les trophées
3 personnes
Photographier les gagnants
2 personnes
Servir les boissons de la pause
3 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le buffet
5 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Animer le moment de networking
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Préparer le matériel des fournisseurs
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Archiver les photos et les fichiers
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Informer les gagnants
2 personnes
Publier la liste des prix
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Scène
Lutrin
Tables de réceptionqté 4
Tables rondesqté 12
Chaisesqté 140
Tables de buffetqté 6
Table d'inscription
Portantsqté 4
Tabourets de barqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 160
Verres à eauqté 160
Verres à champagneqté 140
Tasses à caféqté 140
Cuillères à caféqté 140
Assiettes de dînerqté 160
Assiettes à dessertqté 160
Sets de couverts pour le dînerqté 160
Plateaux de serviceqté 24
Pinces de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 16
Pichets à caféqté 6

Décoration

Fond de scène des prix
Chemins de tableqté 16
Décorations de tableqté 16
Compositions floralesqté 16
Arches de ballonsqté 2
Rubansqté 12
Présentoirs à menusqté 16
Numéros de tableqté 12
Numéros de vestiaireqté 160

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Écran de présentation
Vidéoprojecteur
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pains de glaceqté 16

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Inscription

Badges nominatifsqté 160
Porte-badgesqté 160
Marqueursqté 12
Stylosqté 30
Formulaires d’inscriptionqté 160
Presse-papiersqté 6
Braceletsqté 160

Récompenses

Trophéesqté 12
Enveloppes pour les prixqté 12
Certificatsqté 24
Classeurs de certificatsqté 24
Cliqueur de présentation
Tableau des gagnants

Sécurité

Passe-câblesqté 12
Tapis antidérapantsqté 8
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le traiteur, le mobilier et le matériel audio dès que la date et le lieu sont confirmés. Une scène, un lutrin, les tables, les chaises et la table d’inscription doivent apparaître dans le même plan d’installation.
Fixez une date limite pour les nominations et laissez au jury au moins 7 jours pour appliquer les critères d’évaluation. Préparez ensuite la liste définitive des nominés avant l’envoi des invitations.
Commandez les trophées plusieurs semaines à l’avance et vérifiez l’orthographe de chaque nom avant validation. Prévoyez aussi les badges nominatifs, les rubans et les numéros de vestiaire avant le jour J.
Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription, puis transmettez le récapitulatif au traiteur au plus tard 7 jours avant la cérémonie. Confirmez le nombre final de repas et les boissons lors du dernier échange.
Répétez toute la remise des prix avant l’ouverture des portes, avec l’animateur, les présentations et le matériel audio. Gardez les enveloppes ou supports contenant les résultats hors de la vue des invités jusqu’à chaque annonce.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une cérémonie de remise des prix ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le lieu, les jurés et le traiteur, puis de commander les trophées et préparer les invitations sans urgence.
Combien de temps prévoir pour une cérémonie de remise des prix ?: Prévoyez généralement 2 à 3 heures, selon le nombre de catégories, les présentations et le repas. Ajoutez au moins 60 minutes avant l’arrivée du public pour installer la scène, le lutrin, les tables et tester le son.
Quand envoyer les invitations pour une remise des prix ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la cérémonie, avec la date limite d’inscription fixée environ 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et de transmettre les besoins alimentaires au traiteur.
Quand commander les trophées d’une cérémonie de remise des prix ?: Commandez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la cérémonie. Gardez une semaine de marge pour contrôler les noms, les catégories et les éventuelles corrections avant le jour J.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.