Organiser une célébration de Nowruz, étape par étape

Pour organiser une célébration de Nowruz, commencez par fixer la date, le programme et la capacité du lieu avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à confirmer le nombre d’invités et leurs besoins alimentaires, deux données nécessaires pour calculer le traiteur. La préparation avance en parallèle : table Haft-seen, musique, interventions, bénévoles et matériel. Les dernières heures sont réservées aux produits frais, aux boissons, à l’installation et aux vérifications techniques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Rédiger les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
7
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
8
Calculer les quantités de catering
2 personnes
9
Confirmer les livraisons et les points de retrait
10
Établir le programme musical
2 personnes
11
Préparer les textes d’intervention
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Vérifier les prévisions météo
14
Faire les courses
3 personnes
15
Contrôler les produits frais
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Laver et couper les légumes
3 personnes
18
Préparer les herbes et les sauces
2 personnes
19
Installer le stand de thé et de café
2 personnes
20
Préparer la table Haft-seen
3 personnes
21
Trier la décoration
2 personnes
22
Charger le matériel technique
23
Imprimer le déroulé

Événement

24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
4 personnes
27
Installer les tables de buffet
3 personnes
28
Installer la table Haft-seen
3 personnes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Installer la décoration lumineuse
2 personnes
31
Tester le matériel sonore
2 personnes
32
Tester la playlist musicale
33
Remettre les plats à température
4 personnes
34
Préparer les plats froids
3 personnes
35
Installer le bar à boissons
2 personnes
36
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
37
Déposer les badges nominatifs et le programme
2 personnes
38
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
39
Aménager le vestiaire
2 personnes
40
Vérifier l’entrée et les toilettes
2 personnes
41
Accueillir les invités
3 personnes
42
Annoncer le programme
43
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
44
Expliquer la tradition du Nowruz
45
Encadrer le programme musical
2 personnes
46
Servir le thé et le café
3 personnes
47
Ravitaillement des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Ouvrir le buffet
2 personnes
50
Servir le buffet
5 personnes
51
Attribuer les plats diététiques
2 personnes
52
Récupérer la vaisselle utilisée
3 personnes
53
Encadrer les activités pour enfants
2 personnes
54
Servir le dessert
3 personnes
55
Animer le moment photo
2 personnes
56
Animer la musique et la danse
2 personnes
57
Réapprovisionner les derniers amuse-bouches
2 personnes
58
Raccompagner les invités
3 personnes
59
Refroidir les aliments en toute sécurité
3 personnes
60
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes

Suivi

61
Rassembler la vaisselle
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer la cuisine
2 personnes
64
Nettoyer les tables et les chaises
2 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Éteindre l’équipement
2 personnes
68
Remettre le mobilier en place
4 personnes
69
Nettoyer le sol et les toilettes
3 personnes
70
Évacuer les déchets
2 personnes
71
Emballer les restes
2 personnes
72
Rassembler les objets trouvés
73
Vérifier le matériel
2 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 2
Chaises pliantes pour enfantsqté 12

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 90
Verresqté 120
Verres à théqté 90
Tasses à caféqté 60
Fourchettesqté 110
Couteauxqté 110
Cuillèresqté 110
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 18
Cuillères de serviceqté 18

Décoration

Sets de nappesqté 12
Miroirs Haft-seenqté 2
Plateaux décoratifsqté 8
Vases en verreqté 8
Fleurs artificiellesqté 12
Rubans décoratifsqté 6
Guirlandes en papierqté 8
Chemins de tableqté 10
Badges nominatifsqté 100
Bannière pour photowall
Bougeoirsqté 12

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques de cuissonqté 2
Bouilloiresqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20
Plateaux de serviceqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Brosses de toilettesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord le déroulé et l’agencement de la salle : prévoyez séparément l’espace repas, la table Haft-seen, le thé et le café, ainsi que la zone des prises de parole. Cela évite de déplacer les tables une fois les invités présents.
Clôturez les inscriptions avant de calculer le traiteur. Gardez une liste définitive avec les besoins alimentaires et confirmez les livraisons ou retraits au moins 48 heures avant la célébration.
Préparez les éléments qui supportent l’attente la veille, mais gardez les légumes, les herbes et les sauces pour le jour même. Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture du lieu.
Attribuez chaque poste à un bénévole avec une heure précise : accueil, buffet, thé et café, Haft-seen, technique et rangement. Imprimez le déroulé et les textes d’intervention pour que personne ne dépende d’un téléphone chargé.
Testez l’enceinte Bluetooth et le micro sans fil avant l’arrivée du public, puis vérifiez la météo la veille si une partie de l’installation ou des déplacements se fait dehors. Chargez le matériel technique avant de partir vers le lieu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une célébration de Nowruz ?: Prévoyez au minimum trois semaines pour fixer le lieu, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez les deux derniers jours pour confirmer les quantités, les livraisons, les bénévoles et le matériel.
Quand envoyer les invitations pour Nowruz ?: Envoyez-les environ trois semaines avant la date prévue et indiquez une échéance d’inscription. Fermez les réponses au moins 5 à 7 jours avant l’événement afin d’établir la liste définitive et les besoins alimentaires.
Quand préparer la table Haft-seen ?: Triez la décoration et vérifiez les éléments de la table Haft-seen la veille. Installez-la le jour même après l’ouverture du lieu, avant l’arrivée des invités, pour pouvoir ajuster son emplacement avec les tables et le buffet.
Quelle quantité de boissons prévoir pour Nowruz ?: Pour la première heure, comptez deux à trois boissons par personne, puis ajustez selon la durée et le profil des invités. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et prévoyez un espace distinct pour le thé et le café.

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