Comment organiser une braderie associative sans rien oublier

Une braderie associative se prépare d’abord sur le papier : date, lieu, autorisations et assurance doivent être verrouillés avant de contacter les exposants. Ensuite, construisez le plan des stands, centralisez les inscriptions et prévoyez les besoins alimentaires et électriques. La dernière semaine sert surtout à confirmer les emplacements, répartir les bénévoles, préparer la signalétique et acheter le frais au bon moment. Le jour J, chacun doit savoir où se présenter, quoi installer et qui contacter en cas de problème.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Établir le plan des stands
2 personnes
5
Inventorier les stands des associations
2 personnes
6
Contacter les exposants externes
2 personnes
7
Envoyer le formulaire d'inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Confirmer les emplacements de stand
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
13
Envoyer les invitations
2 personnes
14
Diffuser les informations du quartier
2 personnes
15
Publier des messages sur les réseaux sociaux
16
Récupérer les imprimés
17
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
18
Créer les informations pour les exposants
19
Imprimer la liste de contacts
20
Confirmer les réservations
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Trier la vaisselle
2 personnes
26
Préparer la caisse
2 personnes
27
Imprimer les listes de prix
28
Créer des badges nominatifs
2 personnes
29
Préparer le matériel par stand
3 personnes
30
Préparer la décoration
3 personnes
31
Vérifier les prévisions météo
32
Préparer le plan météo
2 personnes

Événement

33
Ouvrir le lieu
2 personnes
34
Inspecter le site
2 personnes
35
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
36
Décharger les stands
6 personnes
37
Monter les tentes de réception
6 personnes
38
Installer les tables et les chaises
6 personnes
39
Délimiter les emplacements
3 personnes
40
Accueillir les exposants
3 personnes
41
Distribuer les supports de stand
3 personnes
42
Suspendre la décoration
4 personnes
43
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
44
Installer la caisse
2 personnes
45
Installer le stand de restauration
4 personnes
46
Préparer le café et le thé
2 personnes
47
Préparer les en-cas
4 personnes
48
Préparer les boissons
2 personnes
49
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
50
Installer la signalisation
2 personnes
51
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
52
Briefer les bénévoles
2 personnes
53
Accueillir les visiteurs
4 personnes
54
Tenir le stand d’information
2 personnes
55
Tenir la caisse
2 personnes
56
Servir le service traiteur
4 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
59
Garder les tables propres
2 personnes
60
Vider les déchets
2 personnes
61
Soutenir les exposants
2 personnes
62
Allumer l’éclairage
2 personnes
63
Annoncer le dernier tour de vente
64
Reconduire les visiteurs
3 personnes
65
Clôturer la caisse
2 personnes
66
Faire le check-out des exposants
3 personnes

Suivi

67
Démonter les stands
6 personnes
68
Démonter les tentes de fête
6 personnes
69
Charger le matériel
5 personnes
70
Rassembler les déchets
4 personnes
71
Nettoyer le site
4 personnes
72
Fermer le lieu
2 personnes
73
Faire la vaisselle
3 personnes
74
Vider les glacières
2 personnes
75
Nettoyer le matériel
3 personnes
76
Stocker le matériel
3 personnes
77
Rendre les articles empruntés
2 personnes
78
Traiter les courses restantes
2 personnes
79
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 8
Tables pliantesqté 4
Barrières de sécuritéqté 8
Tables hautesqté 6
Armoires de rangementqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Miroirsqté 2

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Caissesqté 2
Terminal de paiement
Mégaphone à main
Imprimante d'étiquettes
Boîtes à outilsqté 3
Diablesqté 2
Passe-câblesqté 8
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Parapluies pliantsqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6
Pilesqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 18
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8
Porte-nomsqté 20
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12
Papier d’impressionqté 2
Ruban adhésifqté 8
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 200
Cordeqté 4
Ciseauxqté 8
Agrafeuseqté 4
Agrafesqté 4
Étiquettes nominativesqté 150
Planchettes A4qté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Pinces de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6
Petites cuillères à caféqté 80
Saladiersqté 16
Paniers à couvertsqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Saladiersqté 6
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Corbeilles à painqté 6
Thermosqté 6

Catering

Courses
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Vitrines réfrigéréesqté 2
Mugs isothermesqté 100
Carafes d’eauqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchons à voletqté 4
Pains de glaceqté 24
Listes de prixqté 20
Panneaux de menuqté 6
Cartes allergènesqté 12
Tiroirs-caissesqté 2
Caisse
Carnets de ticketsqté 6
Sets de stylosqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de travailqté 12
Gel hydroalcooliqueqté 8
Brosses de toilettesqté 2
Tapis de toilettesqté 4

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations. Demandez aussi les justificatifs d’assurance avant de communiquer largement l’événement : une inscription ne vaut pas confirmation tant que ces points ne sont pas réglés.
Établissez le plan des stands avant d’envoyer les confirmations. Réservez des passages dégagés, indiquez les besoins en tables ou prises électriques et transmettez à chaque exposant son emplacement au moins quelques jours avant la braderie.
Centralisez les inscriptions dans un seul tableau avec le nom, le téléphone, l’association, les besoins alimentaires et le matériel demandé. Prévoyez une date limite, puis relancez les dossiers incomplets 7 à 10 jours avant l’événement.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par missions, plutôt que de compter sur les personnes présentes spontanément. Gardez au moins une personne joignable à l’accueil pour les exposants, les paiements et les changements de dernière minute.
Préparez la signalétique et le matériel avant la veille : panneaux d’accueil, indications, multiprises, rallonges, éclairage et moyens de paiement. Achetez les produits frais au plus près de l’événement et refroidissez les boissons suffisamment tôt pour éviter une mise en place précipitée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une braderie associative ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, confirmer l’assurance, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions avant la dernière semaine.
Quand faut-il confirmer les stands d’une braderie associative ?: Envoyez les emplacements confirmés au moins 7 jours avant la braderie. Les exposants peuvent ainsi prévoir leur arrivée, leur mobilier, leurs besoins électriques et leur installation.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une braderie associative ?: Répartissez les bénévoles en créneaux de 2 à 3 heures et prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une personne pour la coordination et une personne disponible pour les imprévus pendant chaque créneau.
Quand acheter les produits frais et refroidir les boissons ?: Achetez les produits frais la veille ou le matin même selon leur conservation. Mettez les boissons au froid plusieurs heures avant l’ouverture, au lieu d’attendre l’installation des stands.

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