Zo organiseer je een verenigingsbraderie
Begin met de datum, locatie en vergunningen voordat je standhouders benadert. Daarna leg je het kramenplan vast, inventariseer je verenigingsstands en regel je externe deelnemers, vrijwilligers en communicatie. Houd vanaf het begin bij wie welke standplaats, stroomaansluiting en taak heeft. De laatste week draait vooral om bevestigen, routeborden, boodschappen, koeling en een duidelijke contactlijst voor de opbouwdag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen aanvragen
- 3
Verzekering controleren
- 4
Kramenplan maken
2 personen
- 5
Verenigingsstands inventariseren
2 personen
- 6
Externe standhouders benaderen
2 personen
- 7
Aanmeldformulier versturen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Standplaatsen bevestigen
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Vrijwilligers werven
2 personen
- 12
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
- 13
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 14
Buurtinformatie verspreiden
2 personen
- 15
Sociale berichten plaatsen
- 16
Drukwerk ophalen
- 17
Routeborden voorbereiden
2 personen
- 18
Standhoudersinformatie maken
- 19
Contactlijst afdrukken
- 20
Reserveringen bevestigen
- 21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 22
Boodschappen doen
3 personen
- 23
Koelproducten inkopen
2 personen
- 24
Dranken koelen
2 personen
- 25
Servies sorteren
2 personen
- 26
Kassageld voorbereiden
2 personen
- 27
Prijslijsten afdrukken
- 28
Naamkaartjes maken
2 personen
- 29
Materialen per stand klaarzetten
3 personen
- 30
Versiering voorbereiden
3 personen
- 31
Weersverwachting controleren
- 32
Weerplan klaarleggen
2 personen
Event
- 33
Locatie openen
2 personen
- 34
Terrein inspecteren
2 personen
- 35
Stroompunten controleren
2 personen
- 36
Kramen uitladen
6 personen
- 37
Partytenten opbouwen
6 personen
- 38
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
- 39
Standplaatsen uitzetten
3 personen
- 40
Standhouders ontvangen
3 personen
- 41
Standmaterialen uitdelen
3 personen
- 42
Versiering ophangen
4 personen
- 43
Infobalie inrichten
2 personen
- 44
Kassa inrichten
2 personen
- 45
Cateringstand inrichten
4 personen
- 46
Koffie en thee bereiden
2 personen
- 47
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 48
Dranken klaarzetten
2 personen
- 49
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 50
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 51
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
- 52
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 53
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 54
Infobalie bemannen
2 personen
- 55
Kassa bemannen
2 personen
- 56
Catering serveren
4 personen
- 57
Dranken bijvullen
2 personen
- 58
Hapjes bijvullen
2 personen
- 59
Tafels schoonhouden
2 personen
- 60
Afval legen
2 personen
- 61
Standhouders ondersteunen
2 personen
- 62
Verlichting inschakelen
2 personen
- 63
Laatste verkoopronde aankondigen
- 64
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
- 65
Kassa afsluiten
2 personen
- 66
Standhouders uitchecken
3 personen
Nazorg
- 67
Kramen afbouwen
6 personen
- 68
Partytenten afbreken
6 personen
- 69
Materialen inladen
5 personen
- 70
Afval verzamelen
4 personen
- 71
Terrein schoonmaken
4 personen
- 72
Locatie afsluiten
2 personen
- 73
Servies afwassen
3 personen
- 74
Koelboxen leegmaken
2 personen
- 75
Materialen schoonmaken
3 personen
- 76
Materialen opslaan
3 personen
- 77
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 78
Overgebleven boodschappen verwerken
2 personen
- 79
Facturen en bonnetjes ordenen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 12
- Tafelsaantal 18
- Klapstoelenaantal 60
- Barkrukkenaantal 8
- Klaptafelsaantal 4
- Afzethekkenaantal 8
- Statafelsaantal 6
- Opbergkastenaantal 2
- Kledingrekkenaantal 4
- Spiegelsaantal 2
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kassaboxenaantal 2
- Pinautomaat
- Handmegafon
- Labelprinter
- Gereedschapskistenaantal 3
- Steekwagensaantal 2
- Kabelmattenaantal 8
- Brandblussersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
- Portofoonsaantal 6
- Oplaadstationsaantal 2
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Zakparaplu'saantal 6
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 6
- Batterijenaantal 24
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Ballonnenaantal 150
- Ballonpompaantal 2
- Tafelkledenaantal 18
- Welkomstbord
- Pijlbordenaantal 8
- Naambordhoudersaantal 20
- Krijtbordenaantal 12
- Krijtstiftenaantal 12
- Printpapieraantal 2
- Plakbandaantal 8
- Ducttapeaantal 6
- Tie-wrapsaantal 200
- Touwaantal 4
- Schaaraantal 8
- Nietmachineaantal 4
- Nietjesaantal 4
- Naamstickersaantal 150
- A4-klemplankenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 100
- Messenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Serveertangenaantal 8
- Schenk kannenaantal 6
- Koffielepeltjesaantal 80
- Schalenaantal 16
- Bestekbakkenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Opslagbakkenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
- Broodmandenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
Catering
- Boodschappen
- Serveerbladenaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Koelvitrinesaantal 2
- Thermosbekersaantal 100
- Waterkannenaantal 8
- Drankdispensersaantal 4
- Flessenopenersaantal 6
- Kur kentrekkersaantal 4
- Koelelementenaantal 24
- Prijslijstenaantal 20
- Menubordenaantal 6
- Allergenenkaartenaantal 12
- Kassaladesaantal 2
- Geldkist
- Bonnenboekjesaantal 6
- Pennensetsaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Werkhandschoenenaantal 12
- Handgelaantal 8
- Toiletborstelsaantal 2
- Toiletmattenaantal 4
Tips
- Vraag vergunningen en controleer de verzekering voordat je uitnodigingen of aanmeldformulieren verstuurt. Zo voorkom je dat je deelnemers moet terugbellen omdat de locatie of voorwaarden veranderen.
- Maak eerst een kramenplan op schaal en noteer per stand de benodigde ruimte, tafel en stroom. Plan afzethekken, routeborden en pijlborden meteen mee; die worden vaak pas op de opbouwdag gemist.
- Sluit de inschrijving uiterlijk 2 weken voor de braderie en bevestig daarna elke standplaats schriftelijk. Vermeld daarin aankomsttijd, route, contactpersoon, beschikbare voorzieningen en wat standhouders zelf meenemen.
- Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs één coördinator aan voor de stands, één voor de horeca en één voor de opbouw. Bewaar hun telefoonnummers ook op papier, voor het geval een telefoon leeg is of de pinautomaat niet werkt.
- Controleer 1 week vooraf de boodschappenlijst en koop koelproducten pas kort voor de braderie. Koel dranken op tijd, sorteer servies per verkooppunt en leg een kassabox, pinautomaat, verlengkabels en stekkerdozen apart klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een verenigingsbraderie organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 4 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Benader standhouders en werf vrijwilligers uiterlijk 8 weken van tevoren, zodat je 2 weken voor de braderie definitief kunt indelen.
- Wanneer moet je standhouders voor een verenigingsbraderie bevestigen?
- Verwerk de aanmeldingen tot uiterlijk 3 weken vooraf en bevestig de standplaatsen uiterlijk 2 weken voor het evenement. Stuur daarna nog één praktische herinnering 3 tot 5 dagen vooraf met aankomsttijd en opbouwinstructies.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een verenigingsbraderie?
- Reken naast de standhouders op minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor opbouw en afbouw, 2 mensen voor horeca of kassa en 1 aanspreekpunt voor deelnemers. Bij veel stands of een groot terrein plan je per extra 10 stands minstens 1 extra vrijwilliger.
- Wat moet je de laatste week voor een verenigingsbraderie regelen?
- Bevestig reserveringen en vrijwilligers, controleer het kramenplan, druk de contactlijst af en bereid route- en pijlborden voor. Doe de niet-bederfelijke boodschappen 3 tot 5 dagen vooraf en regel koelproducten, dranken koelen en servies sorteren in de laatste 24 uur.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!