Vereinsbraderie organisieren: Schritt für Schritt

Bei einer Vereinsbraderie entscheidet nicht die Dekoration über den Ablauf, sondern eine saubere Reihenfolge. Lege zuerst Datum und Ort fest, kläre Genehmigungen und Versicherung und plane danach Stände, Strom, Helfer und Besucherführung. Externe Anbieter brauchen verbindliche Informationen und Standplätze, bevor Einladungen und Werbung rausgehen. Plane außerdem Kühlung, Kassen und den Aufbau früh ein – genau diese Punkte werden häufig erst wenige Tage vor der Braderie geprüft.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen beantragen
3
Versicherung prüfen
4
Standplan erstellen
2 Personen
5
Vereinsstände inventarisieren
2 Personen
6
Externe Standbetreiber ansprechen
2 Personen
7
Anmeldeformular versenden
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Standplätze bestätigen
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
12
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
13
Einladungen verschicken
2 Personen
14
Nachbarschaftsinformationen verteilen
2 Personen
15
Social-Media-Posts veröffentlichen
16
Drucksachen abholen
17
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
18
Ausstellerinformationen erstellen
19
Kontaktliste ausdrucken
20
Reservierungen bestätigen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Geschirr sortieren
2 Personen
26
Kassengeld vorbereiten
2 Personen
27
Preisliste drucken
28
Namensschilder erstellen
2 Personen
29
Materialien pro Stand bereitstellen
3 Personen
30
Dekoration vorbereiten
3 Personen
31
Wettervorhersage prüfen
32
Schlechtwetterplan bereitlegen
2 Personen

Event

33
Location öffnen
2 Personen
34
Gelände inspizieren
2 Personen
35
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
36
Stände ausladen
6 Personen
37
Partyzelte aufbauen
6 Personen
38
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
39
Standplätze markieren
3 Personen
40
Aussteller empfangen
3 Personen
41
Standmaterialien verteilen
3 Personen
42
Dekoration aufhängen
4 Personen
43
Infostand einrichten
2 Personen
44
Kasse einrichten
2 Personen
45
Cateringstand einrichten
4 Personen
46
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
47
Snacks vorbereiten
4 Personen
48
Getränke bereitstellen
2 Personen
49
Müllstationen aufstellen
2 Personen
50
Beschilderung anbringen
2 Personen
51
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
52
Freiwillige einweisen
2 Personen
53
Besucher empfangen
4 Personen
54
Infostand besetzen
2 Personen
55
Kasse bedienen
2 Personen
56
Catering ausgeben
4 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Snacks nachfüllen
2 Personen
59
Tische sauber halten
2 Personen
60
Abfall leeren
2 Personen
61
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
62
Beleuchtung einschalten
2 Personen
63
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
64
Besucher verabschieden
3 Personen
65
Kasse abschließen
2 Personen
66
Standbetreiber auschecken
3 Personen

Nachbereitung

67
Stände abbauen
6 Personen
68
Partyzelte abbauen
6 Personen
69
Materialien einladen
5 Personen
70
Abfall sammeln
4 Personen
71
Gelände reinigen
4 Personen
72
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
73
Geschirr abwaschen
3 Personen
74
Kühlboxen leeren
2 Personen
75
Materialien reinigen
3 Personen
76
Materialien einlagern
3 Personen
77
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
78
Übrig gebliebene Einkäufe verarbeiten
2 Personen
79
Rechnungen und Quittungen sortieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 60
BarhockerAnz. 8
KlappischeAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 8
StehtischeAnz. 6
AufbewahrungsschränkeAnz. 2
KleiderständerAnz. 4
SpiegelAnz. 2

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KassenboxenAnz. 2
Geldautomat
Handmegafon
Etikettendrucker
WerkzeugkistenAnz. 3
SackkarrenAnz. 2
KabelmattenAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
FunkgeräteAnz. 6
LadestationenAnz. 2
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenschirmeAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 18
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 20
KreidetafelnAnz. 12
KreidestifteAnz. 12
DruckpapierAnz. 2
KlebebandAnz. 8
GewebeklebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 200
SeilAnz. 4
SchereAnz. 8
HeftgerätAnz. 4
KlammernAnz. 4
NamensaufkleberAnz. 150
A4-KlemmbretterAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 120
TellerAnz. 100
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierzangenAnz. 8
AusgießkannenAnz. 6
KaffeelöffelAnz. 80
SchüsselnAnz. 16
BesteckkörbeAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
BrotkörbeAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Catering

Einkäufe
ServiertablettsAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlvitrinenAnz. 2
ThermobecherAnz. 100
WasserkannenAnz. 8
GetränkespenderAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 6
KorkenzieherAnz. 4
KühlelementeAnz. 24
PreislisteAnz. 20
MenükartenAnz. 6
AllergenkartenAnz. 12
KassenladeAnz. 2
Geldkassette
BonnenhefteAnz. 6
StiftesetsAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12
HanddesinfektionsgelAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 2
ToilettenmattenAnz. 4

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 10 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherungsprüfung. Ohne bestätigte Rahmenbedingungen solltest du noch keine externen Standbetreiber verbindlich einplanen.
Erstelle den Standplan, bevor du Anmeldungen endgültig bestätigst. Markiere Marktstände, Zelte, Tische, Absperrgitter, Stromanschlüsse und Laufwege; so erkennst du Engpässe bei Zufahrt und Besucherfluss rechtzeitig.
Schicke Ausstellern eine vollständige Info mit Aufbauzeit, Standgröße, Ansprechpartner, Zahlungs- oder Kassenregelung und Ernährungsabfragen. Bestätige die Standplätze spätestens 10 Tage vor der Veranstaltung und drucke die Kontaktliste aus.
Teile die Helfer nicht nur nach Aufgaben, sondern nach Zeitfenstern ein. Plane für Aufbau, Einweisung, Kassenwechsel, Getränkenachschub und Abbau jeweils feste Personen ein, damit die Stände während Pausen besetzt bleiben.
Prüfe die Einkaufsliste 3 bis 5 Tage vorher und erledige Kühlprodukte möglichst am Vortag. Getränke müssen vor dem Start gekühlt sein; sortiere Geschirr, Kassenboxen, Verlängerungskabel, Wegweiser und Beleuchtung getrennt nach Einsatzort.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Vereinsbraderie organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Versicherung, Standanfragen und die Helfereinteilung brauchen meist länger als der eigentliche Aufbau.
Wann sollte der Standplan für eine Vereinsbraderie fertig sein?: Erstelle einen ersten Standplan etwa 6 Wochen vorher und bestätige die endgültige Version spätestens 10 Tage vor der Braderie. Berücksichtige dabei Zelte, Marktstände, Strom, Fluchtwege und Zufahrten.
Wie viele Helfer braucht man für eine Vereinsbraderie?: Plane mindestens 1 verantwortliche Person pro Stand oder Aufgabenbereich plus 2 bis 4 Helfer für Aufbau, Nachschub und Abbau ein. Bei wechselnden Schichten brauchst du entsprechend mehr Personen, damit Kassen und Verkaufsstände durchgehend besetzt bleiben.
Wann sollte man Getränke und Kühlprodukte für die Vereinsbraderie einkaufen?: Prüfe die Einkaufsliste 3 bis 5 Tage vorher. Kühlprodukte kaufst du möglichst am Vortag, Getränke ebenfalls spätestens am Vorabend, damit sie vor Beginn ausreichend gekühlt werden können.

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