Organiser une bourse du film, étape par étape

Une bourse du film se prépare d’abord autour du lieu, des horaires et du nombre d’exposants que vous pouvez accueillir. Ouvrez ensuite les inscriptions, confirmez les participants et attribuez chaque emplacement avant de créer le plan de la salle. Les visiteurs doivent pouvoir s’inscrire, entrer rapidement et trouver les stands grâce à une signalétique claire. Prévoyez aussi l’accueil, les paiements, le catering et les besoins électriques : ce sont les détails souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et les horaires
3
Recruter des exposants
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
7
Publier la promotion en ligne
8
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
9
Confirmer les exposants
10
Traiter les données des exposants
11
Répartir les emplacements
2 personnes
12
Créer le plan
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Réserver le catering
15
Définir les tarifs d'entrée
16
Préparer les formulaires d’entrée
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Informer les exposants
19
Planifier les bénévoles
20
Imprimer la liste des visiteurs
21
Imprimer l’itinéraire
22
Trier les bracelets
2 personnes
23
Rassembler le matériel promotionnel
2 personnes
24
Vérifier les stocks de courses
25
Faire les courses
2 personnes
26
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Réception des livraisons
2 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Marquer les emplacements
2 personnes
32
Accueillir les exposants
2 personnes
33
Guider les exposants vers leurs emplacements
2 personnes
34
Installer les tables hautes
4 personnes
35
Installer les présentoirs et les étagères
4 personnes
36
Distribuer les étiquettes de prix
2 personnes
37
Installer la signalétique
2 personnes
38
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
39
Monter le buffet traiteur
3 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
43
Briefer le personnel d’entrée
2 personnes
44
Ouvrir les portes
2 personnes
45
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
46
Distribuer les programmes
2 personnes
47
Soutenir les exposants
2 personnes
48
Servir le service traiteur
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Maintenir le buffet propre
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Nettoyer les toilettes entre-temps
53
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
54
Traiter les paiements en espèces
55
Surveiller un flux de visiteurs fluide
2 personnes
56
Informer les exposants de la fermeture
57
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
58
Établir le bilan des ventes
2 personnes
59
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

60
Ranger la caisse en lieu sûr
2 personnes
61
Démonter le matériel du stand
4 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Faire la vaisselle
2 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
3 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Trier les objets empruntés
2 personnes
68
Retourner les matériels
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes
70
Enregistrer les objets trouvés
71
Répondre aux messages des visiteurs
72
Envoyer un message de remerciement aux exposants
73
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 30
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Bureau d’accueil
Portants à vêtementsqté 8
Présentoirsqté 12
Glacièresqté 4

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Imprimantes d’étiquettes
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 12
Chargeurs USBqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes de bureauqté 10
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Bannières de la foire du filmqté 4
Affichesqté 30
Nappesqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Colle repositionnableqté 8
Serre-câblesqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 12
Planches de serviceqté 8
Bacs de stockageqté 12
Thermosqté 6

Catering

Bracelets visiteursqté 150
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Brochures du programmeqté 150
Billets d’entréeqté 150
Étiquettes de prixqté 500
Sacs en papierqté 150
Bacs de caisseqté 2
Caisse
Bacs à monnaieqté 2
Stylosqté 30
Marqueurs permanentsqté 12
Blocs-notesqté 10
Post-itqté 20
Presse-papiersqté 8
Papier d’impressionqté 500
Enveloppesqté 100
Sacs de salonqté 150
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Gantsqté 20
Gel hydroalcooliqueqté 6

Conseils

Réservez le lieu avant de lancer les invitations : vérifiez la capacité, les tables disponibles, les prises électriques et l’accès pour installer le matériel au moins 2 heures avant l’ouverture.
Fixez une date, des horaires et une date limite d’inscription exposants. Confirmez les participants 7 à 10 jours avant la bourse afin de finaliser le plan des emplacements.
Ne créez pas le plan des stands avant d’avoir traité les besoins des exposants. Notez les demandes de tables, portants, présentoirs et prises, puis gardez une allée libre d’au moins 1,20 m.
Préparez l’accueil la veille : liste des visiteurs imprimée, badges, bracelets triés, formulaires d’entrée et terminaux de paiement chargés. Prévoyez au moins deux personnes à l’accueil pendant la première heure.
Testez les rallonges, multiprises, ordinateurs, tablettes et imprimantes d’étiquettes avant l’ouverture. Installez les panneaux indicateurs et les lampes LED avant l’arrivée des exposants, car les ajustements deviennent difficiles une fois les stands occupés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une bourse du film ?: Prévoyez environ 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, recruter les exposants, ouvrir les inscriptions et assurer la promotion. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les stands, imprimer les documents et répartir les bénévoles.
Quand faut-il confirmer les exposants d’une bourse du film ?: Confirmez-les 7 à 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter leurs données, répartir les emplacements, créer le plan et les informer de leur horaire d’installation.
Combien de bénévoles prévoir pour une bourse du film ?: Prévoyez au minimum 2 bénévoles à l’accueil pendant la première heure, puis 1 personne pour 25 à 30 exposants afin d’aider à l’orientation et aux imprévus. Ajoutez une personne référente pour les paiements et les problèmes de matériel.
Quand préparer le catering et les boissons ?: Recueillez les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant la bourse et réservez le catering dans la foulée. Vérifiez les stocks et faites les courses 1 à 2 jours avant, puis installez les machines à café, bouilloires, tasses et gobelets avant l’arrivée du public.

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