Cómo organizar una feria del cine sin perder el control

Una feria del cine combina expositores, visitantes, puestos y actividades de atención al público, así que el orden de preparación importa. Empieza por reservar el lugar y fijar fecha y horario; después confirma expositores, abre las inscripciones y publica la promoción. En las últimas semanas tendrás que cerrar el plano, asignar puestos, coordinar catering y voluntarios, y preparar acreditaciones, pulseras e indicaciones. Este plan reúne 73 tareas y 66 materiales para llegar al día del evento con cada detalle previsto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar la fecha y las horas
3
Buscar expositores
2 personas
4
Abrir el formulario de inscripción
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir registro de visitantes
7
Publicar la promoción en línea
8
Distribuir carteles promocionales
2 personas
9
Fijar los soportes de los puestos
10
Gestionar los datos de los expositores
11
Asignar puestos
2 personas
12
Hacer el plano
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Reservar el catering
15
Determinar las tarifas de entrada
16
Preparar formularios de inscripción
17
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
18
Informar a los responsables de los stands
19
Programar voluntarios
20
Imprimir la lista de visitantes
21
Imprimir las indicaciones de la ruta
22
Clasificar las pulseras
2 personas
23
Agrupar el material promocional
2 personas
24
Comprobar el stock de comestibles
25
Hacer la compra
2 personas
26
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
27
Enfriar las bebidas
2 personas

Evento

28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Recibir entregas
2 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
32
Recibir a los expositores
2 personas
33
Guiar a los expositores a sus puestos
2 personas
34
Preparar las mesas de pie
4 personas
35
Montar expositores y estanterías
4 personas
36
Repartir etiquetas de precio
2 personas
37
Colgar señalización
2 personas
38
Montar el mostrador de entrada
2 personas
39
Montar el bufé de catering
3 personas
40
Preparar café y té
2 personas
41
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
42
Comprobar los baños
43
Instruir al personal de entrada
2 personas
44
Abrir las puertas
2 personas
45
Registrar a los visitantes
3 personas
46
Repartir folletos del programa
2 personas
47
Apoyar a los expositores
2 personas
48
Servir el catering
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Mantener limpio el buffet
2 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Limpiar los baños periódicamente
53
Atender la entrada
2 personas
54
Procesar pagos en efectivo
55
Vigilar un flujo tranquilo de visitantes
2 personas
56
Informar a los expositores sobre el cierre
57
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
58
Hacer el balance de ventas
2 personas
59
Registrar la salida de los expositores
2 personas

Seguimiento

60
Guardar la caja registradora bajo llave
2 personas
61
Desmontar los materiales del stand
4 personas
62
Recoger mesas y sillas
4 personas
63
Lavar la vajilla
2 personas
64
Recoger la basura
3 personas
65
Limpiar el lugar
3 personas
66
Retirar la decoración
2 personas
67
Clasificar los artículos prestados
2 personas
68
Devolver los materiales
2 personas
69
Guardar el stock sobrante
2 personas
70
Registrar objetos perdidos
71
Responder a los mensajes de los visitantes
72
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores
73
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 30
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 6
Mostrador de entrada
Percheroscant. 8
Estanterías expositorascant. 12
Neveras portátilescant. 4

Equipo

Datáfonoscant. 2
Portátilescant. 2
Tabletscant. 2
Impresoras de etiquetas
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 12
Cargadores USBcant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de escritoriocant. 10
Trípodes de iluminacióncant. 4

Decoración

Banners de la feria del cinecant. 4
Cartelescant. 30
Mantelescant. 30
Carteles direccionalescant. 12
Masilla adhesivacant. 8
Bridascant. 100

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cucharonescant. 12
Tablas para servircant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12
Termoscant. 6

Catering

Pulseras para visitantescant. 150
Tarjetas de nombrecant. 80
Portabadgescant. 80
Folletos del programacant. 150
Entradascant. 150
Etiquetas de preciocant. 500
Bolsas de papelcant. 150
Bandejas de cajacant. 2
Caja registradora
Bandejas para cambiocant. 2
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores permanentescant. 12
Bloc de notascant. 10
Notas adhesivascant. 20
Portapapelescant. 8
Papel de impresióncant. 500
Sobrescant. 100
Bolsas para feriacant. 150
Compras

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Guantescant. 20
Desinfectante de manoscant. 6

Consejos

Reserva el lugar y fija fecha y horario antes de abrir cualquier formulario. Necesitas esos datos para que expositores y visitantes sepan cuándo inscribirse y qué disponibilidad tendrán.
Cierra primero la participación de expositores y después asigna los puestos. Cuando conozcas sus necesidades, prepara el plano y comunica a cada responsable su ubicación, soportes y condiciones.
Abre por separado la inscripción de expositores y el registro de visitantes. Recoge también las preferencias dietéticas con antelación suficiente para que el catering pueda ajustar cantidades y opciones.
Programa a los voluntarios por turnos y dales instrucciones concretas sobre entrada, puestos y orientación. Imprime la lista de visitantes y las indicaciones de ruta antes del montaje, no durante la apertura.
Prepara el material de recepción en grupos: tarjetas de nombre, pulseras, formularios y material promocional. Comprueba el stock de comida y bebida y haz la compra final cuando ya conozcas las inscripciones y el número previsto de asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del cine?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar, fijar horarios y buscar expositores. Deja las 2 últimas semanas para cerrar puestos, voluntarios, catering, materiales e indicaciones para visitantes.
¿Cuándo debo abrir la inscripción de expositores y visitantes?: Abre la inscripción de expositores cuando la fecha, el horario y el lugar estén confirmados, idealmente 6 semanas antes. El registro de visitantes puede abrirse después, cuando la promoción y las tarifas de entrada ya estén definidas.
¿Cómo asigno los puestos en una feria del cine?: Primero recopila los datos y preferencias de cada expositor y luego dibuja un plano con mesas, sillas, estanterías y zonas de paso. Comunica la asignación al menos 7 días antes para que los responsables puedan preparar su material y resolver cambios.
¿Cuándo hay que preparar el catering y las bebidas?: Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y reserva el catering cuando tengas una previsión fiable de asistentes. Haz la comprobación de existencias y la compra final entre 1 y 3 días antes, según la duración y el tamaño de la feria.

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