Eine Filmmesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Filmmesse laufen Ausstellerplanung, Besucherregistrierung und Logistik gleichzeitig. Beginne deshalb mit Location, Datum und Uhrzeiten, bevor du Werbung oder Anmeldeformulare veröffentlichst. Danach folgen Ausstellergewinnung, Besucheranmeldung, Standverteilung und Catering. In den letzten Tagen zählen vor allem bestätigte Daten, ein verständlicher Lageplan, vorbereitete Namensschilder und ein kontrollierter Bestand an Technik, Mobiliar und Verbrauchsmaterial.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Datum und Uhrzeiten festlegen
- 3
Aussteller werben
2 Personen
- 4
Anmeldeformular öffnen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Besucherregistrierung öffnen
- 7
Werbung online stellen
- 8
Promotionsplakate verteilen
2 Personen
- 9
Standbetreiber bestätigen
- 10
Ausstellerdaten verarbeiten
- 11
Standplätze einteilen
2 Personen
- 12
Lageplan erstellen
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Catering reservieren
- 15
Eintrittspreise festlegen
- 16
Einlassformulare vorbereiten
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Standbetreiber informieren
- 19
Freiwillige einplanen
- 20
Besucherliste ausdrucken
- 21
Wegbeschreibung ausdrucken
- 22
Armbänder sortieren
2 Personen
- 23
Werbematerial bündeln
2 Personen
- 24
Vorräte und Einkäufe kontrollieren
- 25
Einkaufen gehen
2 Personen
- 26
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
- 27
Getränke kalt stellen
2 Personen
Event
- 28
Location öffnen
2 Personen
- 29
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Standplätze markieren
2 Personen
- 32
Aussteller empfangen
2 Personen
- 33
Standbetreiber zu ihren Plätzen begleiten
2 Personen
- 34
Stehtische aufstellen
4 Personen
- 35
Displays und Regale aufstellen
4 Personen
- 36
Preisschilder verteilen
2 Personen
- 37
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 38
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
- 39
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 40
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 41
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
- 42
Toiletten kontrollieren
- 43
Einlasspersonal instruieren
2 Personen
- 44
Türen öffnen
2 Personen
- 45
Besucher einchecken
3 Personen
- 46
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 47
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 48
Catering ausgeben
3 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Buffet sauber halten
2 Personen
- 51
Mülleimer leeren
2 Personen
- 52
Toiletten zwischendurch reinigen
- 53
Eingangstheke besetzen
2 Personen
- 54
Barzahlungen abwickeln
- 55
Ruhigen Besucherfluss überwachen
2 Personen
- 56
Standbetreiber über den Abschluss informieren
- 57
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 58
Verkaufsbilanz erstellen
2 Personen
- 59
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Kasse sicher verstauen
2 Personen
- 61
Messestandmaterial abbauen
4 Personen
- 62
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 64
Abfall sammeln
3 Personen
- 65
Location reinigen
3 Personen
- 66
Dekoration entfernen
2 Personen
- 67
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
- 68
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 69
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 70
Fundgegenstände registrieren
- 71
Besucheranfragen beantworten
- 72
Dankesnachricht an Aussteller senden
- 73
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 30
- StühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 6
- Eingangsbereich
- KleiderständerAnz. 8
- AusstellungsregaleAnz. 12
- KühlboxenAnz. 4
Ausstattung
- KartenlesegeräteAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- TabletsAnz. 2
- Etikettendrucker
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 12
- USB-LadegeräteAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- SchreibtischlampenAnz. 10
- LichtstativeAnz. 4
Dekoration
- Filmbeurs-BannerAnz. 4
- PosterAnz. 30
- TischdeckenAnz. 30
- WegweiserAnz. 12
- KleberAnz. 8
- KabelbinderAnz. 100
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierbretterAnz. 8
- VorratsboxenAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 6
Catering
- BesucherarmbänderAnz. 150
- NamensschilderAnz. 80
- BadgehalterAnz. 80
- ProgrammhefteAnz. 150
- EintrittskartenAnz. 150
- PreisschilderAnz. 500
- PapiertütenAnz. 150
- KassenschalenAnz. 2
- Geldkassette
- KleingeldschalenAnz. 2
- StifteAnz. 30
- PermanentmarkerAnz. 12
- NotizblöckeAnz. 10
- KlebezettelAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 8
- DruckpapierAnz. 500
- UmschlägeAnz. 100
- MessetaschenAnz. 150
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- Staubsauger
- WischmoppsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 20
- HandseifenspenderAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 4
- HandschuheAnz. 20
- HanddesinfektionsmittelAnz. 6
Tipps
- Reserviere die Location zuerst und kläre dabei Stromanschlüsse, Aufbauzeiten und die verfügbare Fläche für Tische, Ausstellungsregale und den Eingangsbereich. Ohne diese Angaben lässt sich der Standplan nicht zuverlässig erstellen.
- Öffne die Ausstelleranmeldung erst, wenn Datum, Uhrzeiten und Teilnahmebedingungen feststehen. Fordere Kontaktdaten, Standbedarf und Ernährungswünsche ab, damit du die 73 Aufgaben nicht kurz vor der Messe nacharbeiten musst.
- Plane die Besucherregistrierung getrennt von der Ausstellerverwaltung. Bereite Eintrittsformulare, Namensschilder, Armbänder und eine Besucherliste spätestens am Vortag vor; am Einlass sollten keine Daten mehr sortiert werden müssen.
- Erstelle den Lageplan, sobald die Standbetreiber bestätigt sind, und schicke ihn zusammen mit Wegbeschreibung und Aufbauhinweisen weiter. Markiere außerdem Stromwege und sichere Verlängerungskabel mit Kabelbindern, damit sie keine Stolperstellen bilden.
- Kontrolliere Einkäufe und Vorräte 48 Stunden vor Beginn. Prüfe dabei nicht nur Geschirr und Getränke, sondern auch Kartenlesegeräte, Laptops, Tablets, Etikettendrucker, USB-Ladegeräte sowie LED- und Schreibtischlampen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Filmmesse organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Datum und Ausstellerwerbung. Die Besucherwerbung kann danach starten, sobald Anmeldung, Eintrittspreise und grundlegende Informationen feststehen.
- Wann sollte die Ausstelleranmeldung für eine Filmmesse öffnen?
- Öffne sie idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Schließe die Anmeldung spätestens 10 bis 14 Tage vorher, damit Standplätze, Namensschilder und Ausstellerdaten rechtzeitig verarbeitet werden können.
- Wann muss man den Standplan für eine Filmmesse erstellen?
- Erstelle einen ersten Plan etwa 3 Wochen vor dem Termin und finalisiere ihn 7 bis 10 Tage vorher. Zu diesem Zeitpunkt sollten die Standbetreiber bestätigt und besondere Platz- oder Stromanforderungen erfasst sein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Filmmesse?
- Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Mobiliar, Ausstellungsregale, Banner, Wegweiser, Beleuchtung und Technik ein. Rechne zusätzlich 30 bis 60 Minuten für Einlassbereich, Namensschilder, Armbänder und einen Funktionstest der Geräte ein.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!