Organiser une bourse de vêtements pour enfants, étape par étape

Une bourse de vêtements pour enfants demande surtout une bonne organisation des vendeurs, des tailles et du paiement. Commence par réserver la salle, rédiger les conditions de vente et fixer les dates d’inscription. Ensuite, attribue les numéros de vente, prépare les étiquettes et transmets des consignes précises. Le jour J, prévois assez de temps pour installer les tables, les portants, les cabines d’essayage et la caisse avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Rédiger les conditions de vente
2 personnes
3
Recruter des participants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir les inscriptions
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Confirmer les vendeurs
8
Recueillir les informations de taille
9
Envoyer les instructions aux vendeurs
10
Planifier les bénévoles
2 personnes
11
Créer le plan
2 personnes
12
Attribuer les numéros de vente
2 personnes
13
Préparer les étiquettes de prix
3 personnes
14
Imprimer la liste des vendeurs
15
Faire les courses
2 personnes
16
Retirer de la monnaie
17
Rassembler le matériel
2 personnes
18
Vérifier l'équipement
19
Étiqueter les portants à vêtements
2 personnes
20
Rappeler les vendeurs

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
23
Installer les tables
4 personnes
24
Installer les portants à vêtements
4 personnes
25
Installer les chaises et les cabines d’essayage
3 personnes
26
Installer la caisse
2 personnes
27
Tester le matériel de paiement
2 personnes
28
Accrocher les panneaux d’information
2 personnes
29
Aménager les points de vente
6 personnes
30
Trier les vêtements par taille
6 personnes
31
Préparer la table d'inscription
2 personnes
32
Préparer le café et le thé
2 personnes
33
Accueil des vendeurs
3 personnes
34
Recevoir les marchandises
4 personnes
35
Contrôler la marchandise
4 personnes
36
Apposer les dernières étiquettes de prix
3 personnes
37
Ouvrir les portes
2 personnes
38
Accueillir les visiteurs
2 personnes
39
Encaisser les ventes
3 personnes
40
Accompagner les cabines d’essayage
2 personnes
41
Réapprovisionner les portants à vêtements
3 personnes
42
Maintenir les tables en ordre
2 personnes
43
Servir les boissons et les snacks
2 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
45
Vider les poubelles
46
Annoncer la fermeture du salon
47
Traiter les derniers paiements
3 personnes
48
Enregistrer les résultats de vente
2 personnes
49
Régler les vendeurs
3 personnes
50
Trier les vêtements invendus
5 personnes
51
Remettre les vêtements aux vendeurs
3 personnes

Suivi

52
Clôturer la caisse
2 personnes
53
Emballer le matériel
4 personnes
54
Démonter le mobilier
5 personnes
55
Rassembler les déchets
2 personnes
56
Nettoyer le lieu
4 personnes
57
Sécuriser les objets trouvés
58
Fermer le lieu
2 personnes
59
Retourner les matériels de location
2 personnes
60
Ranger les affaires restantes
2 personnes
61
Informer les vendeurs du montant récolté
62
Vérifier les paiements
63
Répondre aux questions en attente

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 16
Portants à vêtementsqté 10
Cintresqté 250
Paravents de cabine d'essayageqté 3
Miroirsqté 3
Caisses de rangementqté 20

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Terminal de paiement
Caisse
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone à main

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Décoration

Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de mesureqté 12
Listes de prixqté 8
Nappesqté 12
Ballonsqté 50

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettesqté 40
Cuillères à caféqté 40

Cuisine

Machine à café
Bouilloire
Thermosqté 3
Glacièresqté 2
Plateaux de serviceqté 4
Pince de serviceqté 4
Tire-bouchonsqté 2

Catering

Plateaux de serviceqté 4
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 10

Conseils

Fixe les inscriptions au moins 3 semaines avant la bourse et demande dès le départ les tailles proposées par chaque vendeur. Tu pourras ainsi prévoir les portants et regrouper les articles plus facilement.
Envoie les consignes aux vendeurs au plus tard 7 jours avant l’événement. Précise le format des étiquettes, les numéros attribués, l’heure de dépôt et les articles refusés.
Prépare la caisse la veille : monnaie, terminal de paiement, listes des vendeurs et conditions de vente doivent être réunis au même endroit. Garde une solution de secours si le terminal ou l’imprimante ne fonctionne pas.
Réserve au moins 2 heures avant l’ouverture pour installer les tables, portants, cintres, miroirs et cabines d’essayage. Vérifie aussi les rallonges, multiprises et l’éclairage avant l’arrivée des premiers vendeurs.
Rappelle les informations pratiques aux vendeurs 48 heures avant la bourse. Demande-leur de trier et d’étiqueter leurs articles à l’avance : le contrôle sur place sera beaucoup plus rapide.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une bourse de vêtements pour enfants ?: Prévois 3 à 4 semaines pour réserver la salle, recruter les vendeurs, gérer les inscriptions et préparer le matériel. Garde les 2 derniers jours pour les impressions, les achats et les vérifications.
Quand ouvrir les inscriptions des vendeurs ?: Ouvre-les environ 3 semaines avant la date prévue et fixe une clôture 7 à 10 jours avant l’événement. Il te restera ainsi assez de temps pour confirmer les vendeurs et attribuer les numéros de vente.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une bourse de vêtements ?: Prévois au minimum 1 personne pour l’accueil, 1 pour la caisse et 2 pour l’installation et le rangement. Pour une grande salle ou plus de 20 vendeurs, ajoute 2 bénévoles afin de contrôler les articles et orienter le public.
Quand installer les portants et les cabines d’essayage ?: Installe-les le jour même, au moins 2 heures avant l’ouverture, après le contrôle de sécurité de la salle. Place les portants par taille ou catégorie et garde les passages suffisamment larges pour les poussettes.

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