Kinderkleiderbörse organisieren: So klappt der Ablauf
Bei einer Kinderkleiderbörse entscheidet die Vorbereitung darüber, ob Annahme, Verkauf und Rückgabe ohne lange Schlangen funktionieren. Beginne mit dem Veranstaltungsort und den Verkaufsbedingungen, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach ordnest du Verkäufernummern, Größen, Etiketten und Helferschichten so, dass am Verkaufstag jede Ware eindeutig zugeordnet bleibt. Plane außerdem Zeit für Aufbau, Sicherheitskontrolle, Kasse und Umkleiden ein – diese Punkte werden häufig zu spät bedacht.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Verkaufsbedingungen festlegen
2 Personen
- 3
Teilnehmende werben
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen öffnen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Aussteller bestätigen
- 8
Maßangaben sammeln
- 9
Anweisungen an Verkäufer senden
- 10
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 11
Lageplan erstellen
2 Personen
- 12
Verkaufsnummern zuweisen
2 Personen
- 13
Preisetiketten vorbereiten
3 Personen
- 14
Verkäuferliste ausdrucken
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Bargeld-Wechselgeld holen
- 17
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 18
Ausrüstung prüfen
- 19
Kleiderständer beschriften
2 Personen
- 20
Verkäufer erinnern
Event
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 23
Tische aufstellen
4 Personen
- 24
Kleiderständer aufstellen
4 Personen
- 25
Stühle und Umkleiden aufstellen
3 Personen
- 26
Kasse einrichten
2 Personen
- 27
Bezahlgeräte testen
2 Personen
- 28
Informationstafeln aufhängen
2 Personen
- 29
Verkaufsstände einrichten
6 Personen
- 30
Kleidung nach Größe sortieren
6 Personen
- 31
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 32
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 33
Verkäufer empfangen
3 Personen
- 34
Waren entgegennehmen
4 Personen
- 35
Warenbestand prüfen
4 Personen
- 36
Letzte Preisschilder anbringen
3 Personen
- 37
Türen öffnen
2 Personen
- 38
Besucher begrüßen
2 Personen
- 39
Verkauf abrechnen
3 Personen
- 40
Umkleidekabinen begleiten
2 Personen
- 41
Kleiderständer auffüllen
3 Personen
- 42
Tische ordentlich halten
2 Personen
- 43
Getränke und Snacks servieren
2 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
- 45
Mülleimer leeren
- 46
Durchsagen, dass die Messe schließt
- 47
Letzte Zahlungen bearbeiten
3 Personen
- 48
Verkaufsergebnisse erfassen
2 Personen
- 49
Verkäufer abrechnen
3 Personen
- 50
Unverkaufte Kleidung sortieren
5 Personen
- 51
Kleidung an die Verkäufer ausgeben
3 Personen
Nachbereitung
- 52
Kasse abschließen
2 Personen
- 53
Materialien einpacken
4 Personen
- 54
Mobiliar abbauen
5 Personen
- 55
Abfall sammeln
2 Personen
- 56
Location reinigen
4 Personen
- 57
Fundsachen sichern
- 58
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 59
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 60
Übrig gebliebene Sachen aufbewahren
2 Personen
- 61
Verkäufer über den Erlös informieren
- 62
Zahlungen prüfen
- 63
Offene Fragen beantworten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 16
- KleiderständerAnz. 10
- KleiderbügelAnz. 250
- UmkleidewändeAnz. 3
- SpiegelAnz. 3
- AufbewahrungsboxenAnz. 20
Ausstattung
- Laptop
- Drucker
- Kartenterminal
- Geldkassette
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Handmikrofon
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
Dekoration
- WegweiserAnz. 12
- MaßtafelnAnz. 12
- PreislisteAnz. 8
- TischdeckenAnz. 12
- BallonsAnz. 50
Geschirr
- Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 40
- Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 50
- TellerAnz. 40
- TeelöffelAnz. 40
Küche
- Kaffeemaschine
- Wasserkocher
- ThermoskannenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 2
- ServierschalenAnz. 4
- ServierzangenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 2
Catering
- ServierplattenAnz. 4
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 10
Tipps
- Lege die Verkaufsbedingungen fest, bevor du Einladungen verschickst: Definiere unter anderem Annahmeschluss, erlaubte Größen und die Regelung für nicht verkaufte Kleidung. So musst du Rückfragen nicht einzeln klären.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn du die benötigten Angaben festgelegt hast. Frage neben Kontaktdaten auch Größenbereiche ab und bestätige Verkäufer spätestens einige Tage vor der Börse.
- Vergib für jede teilnehmende Person eine eindeutige Verkaufsnummer und drucke Verkäuferliste sowie Preisliste vor dem Aufbau aus. Ohne diese Zuordnung wird die Abrechnung bei ähnlichen Kleidungsstücken schnell unübersichtlich.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Tische, Kleiderständer, Umkleidewände, Spiegel und Wegweiser sollten vor der Sicherheitskontrolle stehen. Rechne zusätzlich mindestens 30 Minuten Puffer für fehlende oder falsch aufgebaute Ausstattung ein.
- Bereite die Kasse mit Wechselgeld und einem Kartenterminal vor und bestimme mindestens eine Person für die Abrechnung. Prüfe Laptop, Drucker, Verlängerungskabel und Geldkassette am Vortag statt erst beim Öffnen des Veranstaltungsorts.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Kinderkleiderbörse organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung des Veranstaltungsorts und den Verkaufsbedingungen. Die Anmeldung der Verkäufer kann anschließend etwa 4 Wochen vor dem Termin starten.
- Wie viele Helfer brauche ich für eine Kinderkleiderbörse?
- Plane mindestens 1 Person für die Anmeldung, 1 bis 2 für die Kasse und 2 bis 4 für Aufbau, Verkauf und Rückgabe ein. Bei vielen Verkäufern oder mehreren Verkaufsräumen brauchst du entsprechend mehr Unterstützung.
- Wann soll ich die Verkäufer an ihre Teilnahme erinnern?
- Schicke die Erinnerung etwa 7 Tage vorher und nenne darin Verkaufsnummer, Abgabezeit, Etikettenregeln und Rückgabezeit. Eine kurze zweite Erinnerung 24 Stunden vorher hilft, vergessene Unterlagen und verspätete Anlieferungen zu vermeiden.
- Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau einer Kinderkleiderbörse?
- Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Kleiderständer, Umkleiden, Beschilderung und Kasse ein. Führe danach eine Sicherheitskontrolle durch und halte 30 Minuten Reserve vor dem Einlass frei.
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