Organiser un tournoi de jorkyball sans rien oublier

Un tournoi de jorkyball demande plus qu’un lieu et des équipes : il faut cadrer les règles, les inscriptions, le planning des matchs et l’accueil sur place. Cette checklist suit l’ordre utile, des premières réservations à la remise en état de la salle. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les feuilles de match, les badges, les boissons au frais et la récupération des clés. Prévoyez un responsable identifiable pour les inscriptions et un autre pour le suivi des matchs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir les règles du tournoi
Réserver le lieu et la salle
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Établir le programme des matchs
2 personnes
Acheter les prix
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Imprimer le plan de table
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Emballer les prix
Vérifier les réfrigérateurs
Récupérer les clés du lieu
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Numéroter les tables
2 personnes
Installer les tables de jeu
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les feuilles de match
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas et les sandwichs
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Accompagner la première session de jeu
3 personnes
Rassembler et vérifier les scores
2 personnes
Servir les boissons et les en-cas
3 personnes
Encadrer le deuxième tour
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Encadrer le troisième tour de jeu
3 personnes
Encadrer les finales
3 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les stocks et les objets trouvés
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de jeuqté 8
Chaisesqté 40
Tables de buffetqté 2
Table d'inscription
Porte-manteau

Matériel de jeu

Jeux de cartesqté 16
Mélangeurs de cartesqté 4
Minuteries de jeuqté 8
Panneaux de scoreqté 8
Cartes de numéros de tableqté 8
Cartes des règles du jeuqté 8

Bureau

Stylos à billeqté 45
Presse-papiersqté 10
Panneau d’affichage
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 3

Catering

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Courses

Vaisselle

Tasses à caféqté 45
Verresqté 45
Assiettesqté 45
Couvertsqté 45
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Carafes d’eauqté 4

Décoration

Nappesqté 10
Bannière joker
Porte-nomsqté 40

Équipement

Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Kit de lavage

Prix

Trophées des vainqueursqté 3
Rubans de médailleqté 3
Table des prix

Conseils

Fixez les règles et le format avant d’ouvrir les inscriptions. Indiquez notamment la durée des matchs, le nombre d’équipes acceptées et l’heure de convocation afin de construire un programme réaliste.
Fermez les inscriptions plusieurs jours avant le tournoi. Ce délai vous laisse le temps de confirmer les équipes, de recueillir les besoins alimentaires et d’établir le programme des matchs sans modifier les feuilles au dernier moment.
Contrôlez le matériel de jeu avant l’installation : tables de jeu, mélangeurs de cartes, minuteries et panneaux de score. Faites ce contrôle au moins la veille pour pouvoir remplacer un élément manquant avant l’arrivée des participants.
Préparez l’accueil comme un poste de travail, avec table d’inscription, stylos, presse-papiers, badges nominatifs et affichage du programme. Gardez les feuilles de match regroupées par rencontre pour éviter les recherches entre deux parties.
Commencez l’installation suffisamment tôt pour mettre les boissons au frais, préparer le café et le thé, puis disposer les en-cas et les sandwichs. Une marge d’au moins 60 minutes avant la première rencontre absorbe les retards de livraison ou d’ouverture de la salle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de jorkyball ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, lancer les inscriptions, confirmer les équipes et établir le programme des matchs au moins 3 jours avant le tournoi.
Quand faut-il fermer les inscriptions au tournoi ?: Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les informations des équipes, les besoins alimentaires et le nombre de feuilles de match à imprimer.
Que faut-il préparer la veille d’un tournoi de jorkyball ?: La veille, vérifiez le matériel de jeu, imprimez les documents, préparez les badges et emballez les prix. Contrôlez aussi les réfrigérateurs et regroupez les fournitures d’accueil pour gagner du temps le jour même.
À quelle heure faut-il arriver pour installer un tournoi de jorkyball ?: Arrivez au moins 60 à 90 minutes avant la première rencontre. Ce temps couvre la récupération des clés, l’installation des tables et des chaises, la mise en place des tables de jeu et la préparation de l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.