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Checklist pour organiser une fête de Sinterklaas

Une fête de Sinterklaas demande plus qu’une invitation et quelques cadeaux. Il faut réserver le lieu, coordonner Sinterklaas et les Pères Fouettard, recueillir les informations alimentaires et préparer un programme qui tient dans le temps prévu. Cette checklist regroupe 67 tâches et 73 éléments de matériel, dans l’ordre où vous en aurez besoin. Vous saurez notamment quand gérer les inscriptions, étiqueter les cadeaux et installer la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et l'heure

  • Réserver le lieu

  • Inviter Sinterklaas

  • Inviter les Pères Fouettard

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Élaborer le programme

    2 personnes

  • Choisir des poèmes et des chansons

    2 personnes

  • Vérifier la liste de cadeaux

    2 personnes

  • Étiqueter les cadeaux

    3 personnes

  • Confirmer la réservation

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses pour les produits non périssables

    2 personnes

  • Faire les courses de produits frais

    2 personnes

  • Préparer la table des cadeaux

    2 personnes

  • Créer la playlist musicale

  • Écrire les badges nominatifs

    2 personnes

  • Apporter les cadeaux sur le lieu

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Nettoyer l’espace

    3 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Aménager la table des cadeaux

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Décorer l’entrée

    2 personnes

  • Raccorder le matériel audio

    2 personnes

  • Tester la musique

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Mettre le buffet en place

    3 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Préparer la vaisselle et les couverts

    2 personnes

  • Déposer les badges nominatifs

Événement

  • Tenir le bureau d'accueil

    2 personnes

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Prendre les vestes

    2 personnes

  • Servir les boissons de bienvenue

    3 personnes

  • Annoncer Sinterklaas

  • Accueillir Sinterklaas

    3 personnes

  • Accompagner le chant d'ouverture

    2 personnes

  • Animer l’histoire de Sinterklaas

    2 personnes

  • Animer le tour de jeu

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner les en-cas

    2 personnes

  • Accompagner les poèmes

    2 personnes

  • Distribuer les cadeaux

    4 personnes

  • Prendre des photos

  • Ouvrir le buffet du dîner

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet du dîner

    3 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Lancer la chanson d'adieu

    2 personnes

  • Dire au revoir à Sinterklaas

    3 personnes

  • Faire dire au revoir aux invités

    2 personnes

  • Rendre les vestes

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Démonter le buffet

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Débrancher le matériel de sonorisation

    2 personnes

  • Nettoyer l’espace

    4 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Emballer les restes

    2 personnes

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Retourner les matériels

    2 personnes

  • Ranger les affaires restantes

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 65
  • Porte-manteauxqté 3
  • Tables de buffetqté 3
  • Table des cadeaux
  • Poubellesqté 5

Vaisselle

  • Assiettes de dînerqté 70
  • Assiettes à dessertqté 70
  • Tasses à caféqté 70
  • Verres à boireqté 80
  • Verres à vinqté 40
  • Cuillères à caféqté 70
  • Fourchettesqté 70
  • Couteauxqté 70
  • Cuillèresqté 70
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Cuillères de serviceqté 8
  • Louches à soupeqté 4
  • Carafesqté 6

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 3
  • Couteau à painqté 2
  • Verres doseursqté 2
  • Saladiersqté 5
  • Louchesqté 8
  • Papier aluminiumqté 2
  • Film alimentaireqté 2

Équipement

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Enceinte Bluetooth
  • Microphone
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Chargeursqté 3

Décoration

  • Drapeaux de Sinterklaasqté 4
  • Ballons Pietenqté 40
  • Guirlandes rouge et blancqté 8
  • Sacs en juteqté 4
  • Mitres en plastiqueqté 3
  • Badges nominatifsqté 70
  • Chemins de tableqté 8
  • Bougies LEDqté 12
  • Étiquettes cadeauxqté 70

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 4
  • Lampadairesqté 2

Catering

  • Courses

Nettoyage

  • Seauxqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Balaisqté 2
  • Balayette et pelleqté 2
  • Gants en caoutchoucqté 6
  • Brosses de toilettesqté 2

Matériel de jeu

  • Cartes du quiz musicalqté 70
  • Cartes de bingoqté 70
  • Feutres bingoqté 70
  • Désqté 10
  • Bonnets de Pietqté 20
  • Fer à chevalqté 6
  • Lancer des anneauxqté 12
  • Sacs en jute pour le jeuqté 4
  • Blocs en boisqté 30

Bureau

  • Stylosqté 20
  • Ruban adhésifqté 4
  • Papier à écrireqté 100
  • Ciseauxqté 4
  • Marqueursqté 2
  • Presse-papiersqté 4
  • Papier d’impressionqté 100
  • Brochures du programmeqté 70

Sécurité

  • Goulottes de câblesqté 8
  • Tapis antidérapantsqté 6
  • Lampes de pocheqté 3

Conseils

  • Fixez la date et l’heure avant d’envoyer les invitations, puis confirmez la réservation du lieu une deuxième fois quelques jours avant la fête.
  • Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions, et prévoyez une date limite claire : les achats frais ne devraient être faits qu’après cette échéance.
  • Préparez la liste des cadeaux et leurs étiquettes au moins 2 jours avant l’événement. Apportez ensuite les cadeaux sur place avant l’arrivée des invités.
  • Chronométrez le programme : prévoyez un créneau distinct pour les poèmes, les chansons, l’arrivée de Sinterklaas et la remise des cadeaux afin d’éviter les temps morts.
  • Ouvrez le lieu suffisamment tôt pour installer tables, chaises, table des cadeaux, décoration et buffet. Gardez les carafes, plateaux de service, machines à café et bouilloires accessibles avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de Sinterklaas ?
Envoyez-les environ 4 semaines avant la fête. Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant, afin d’avoir le nombre de participants et les besoins alimentaires avant les achats.
Quand préparer les cadeaux pour Sinterklaas ?
Vérifiez la liste et étiquetez les cadeaux 2 à 3 jours avant l’événement. Transportez-les sur le lieu avant l’ouverture des portes et disposez-les sur la table prévue à cet effet.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
Comptez au minimum 90 minutes pour ouvrir le lieu, nettoyer l’espace, installer les tables et les chaises, suspendre la décoration et aménager la table des cadeaux. Ajoutez 30 minutes si le buffet et les boissons doivent aussi être préparés sur place.
Quand faire les courses pour la fête de Sinterklaas ?
Achetez les produits non périssables 3 à 5 jours avant. Faites les courses de produits frais la veille ou le jour même, après avoir confirmé le nombre de participants et leurs besoins alimentaires.

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